График документооборота определяет маршрут движения документов внутри организации и фиксирует сценарии работы с ними. Рассказываем, для чего он нужен и как составить, даем ответы на распространенные вопросы.
Зачем нужен график документооборота для кадрового и бухгалтерского учета
График документооборота — это схема движения документов в компании. Бухгалтерия и кадровая служба контролируют огромные потоки документации. График помогает оптимизировать процесс, вовремя и без ошибок готовить необходимые документы. Он выполняет роль «дорожной карты», в которой прописаны этапы движения документов в организации, ответственные сотрудники, взаимосвязи между отделами.
График документооборота помогает:
- Наладить взаимодействие между структурными подразделениями компании. Например, табель учета рабочего времени ведет и подписывает кадровик, передает на подпись руководителю, потом – в бухгалтерию. Нет путаницы, документы двигаются по утвержденному маршруту.
- Не допустить срыва сроков подписания. В графике фиксируют, сколько дней есть у сотрудника, чтобы подписать заявление и передать в кадровый отдел.
- Определить зоны ответственности сотрудников. Чтобы оформить больничный, работник передает лист нетрудоспособности в отдел кадров, кадровый специалист вносит данные в систему, бухгалтер – рассчитывает выплаты. Каждый сотрудник знает, что и в какие сроки нужно сделать, как двигается документ внутри компании.
В небольших компаниях составляется единый график, в крупных — для каждого отдела, например, для кадров, бухгалтерии, производственных цехов. Когда все структурные подразделения сформировали графики, готовят один сводный — его утверждает руководитель организации.
Ответственные за составление
Составлением могут заниматься главный бухгалтер или руководитель кадровой службы. В маленьких компаниях — любой сотрудник бухгалтерии или отдела кадров, секретарь. Иногда подготовку передают на аутсорс. К процессу составления привлекаются все структурные подразделения и отделы. Ответственные сотрудники собирают информацию о применении документации, движении внутри компании.
Как составить график
Рассмотрим основные этапы составления графика документооборота.
Сбор информации о документообороте
Для составления графика документооборота необходимо выяснить:
- организационную структуры компании: отделы, подразделения, иерархию подчинения и взаимодействия между сотрудниками;
- особенности деятельности и виды документации;
- способы получения, ведения, хранения документов;
- участников документооборота;
- сроки хранения документов в разных структурных подразделениях.
Например, в кадровом отделе первичными документами являются приказы о приеме на работу, личные карточки, график отпусков.
Также важно учитывать вид документооборота в компании — электронный или бумажный. Бумажные документы сдаются в физический архив, электронные – в цифровой (хранение в облаке или на серверах).
Маршрут движения
Следующий шаг — определить документы, фиксирующие события в компании. А затем для каждого из них описать маршрут движения:
- кто создает документ;
- кто согласовывает;
- кто ставит подпись;
- кто проверяет и отправляет в архив;
- в какие сроки.
Обычно маршрут движения оформляют в виде таблицы. Разберем на примере приказа о приеме на работу:
Назначение ответственных
Важно определить тех, кто будет отвечать за создание и движение документов. Это могут быть конкретные сотрудники или все, кто работает с первичной документацией. Например, кадровый специалист будет передавать в бухгалтерию табель рабочего времени и положение об оплате труда, секретари отделов — приказы и должностные инструкции.
Составление регламентов
Подготовьте локальный нормативный акт, который определяет:
- правила передачи и обработки документов;
- время на исправление и корректировки;
- срок согласования, утверждения и архивации;
- иные положения.
При составлении учитывайте действующие законодательные нормы. Например, график отпусков должен быть утвержден не позднее, чем за две недели до начала нового календарного года. В графике документооборота вы не можете уменьшить этот срок до 10 дней.
Создание графика
На основе собранной информации разработайте график документооборота. Что важно отразить:
- виды документов, с которыми работает компания;
- лиц, ответственных за их создание и обработку;
- маршруты движения;
- сроки реализации.
Унифицированная форма графика отсутствует — компания самостоятельно выбирает вариант оформления.
Утверждение
Готовый график подписывает руководитель компании, после чего издают приказ. Документы оформляют в виде отдельного приложения к учетной политике компании. Если в структурных подразделениях есть свои версии графиков — утверждение и контроль проводят локально.
После утверждения необходимо:
- ознакомить сотрудников с графиком документооборота под подпись;
- закрепить необходимость соблюдения графика в трудовых договорах и должностных инструкциях работников;
- разработать и утвердить меры дисциплинарной ответственности за нарушение положений;
- добавить график в список документов, обязательных к ознакомлению при трудоустройстве на работу.
Алгоритм разработки графика электронного документооборота аналогичен тому, что применяется для бумажного. Необходимо проанализировать текущие бизнес-процессы, разработать шаблоны документов и установить порядок их подписания. В HRlink доступны гибкие маршруты с функцией многоэтапного согласования. Они позволяют создавать сценарии любой сложности с неограниченным количеством этапов и участников.
Вопрос-ответ о графике документооборота
График обязателен или нет
В 2022 году вступил в силу ФСБУ 27/2021, график был исключен из перечня обязательных для компаний документов. Организации вправе самостоятельно принимать решение о разработке. Штрафы и другие меры за отсутствие графика не применяются.
Существует ли полный список документов, которые нужно включать в график
Готового перечня не существует. Компании самостоятельно решают, какие документы включать, как определять их движение, кто является ответственным. При составлении нужно учитывать актуальные законы и нормативные акты, регулирующие сроки и правила работы с бухгалтерскими, кадровыми и другими документами.
Какие меры можно применять к сотруднику, не соблюдающему график
Статья 192 ТК РФ говорит о том, что работодатель вправе применять дисциплинарные взыскания за нарушение положения о документообороте, например, выговор или замечание. Письмо Роструда № 3251-6-1 закрепляет вопрос о снижении или полном лишении премии: возможно только в том случае, если эта мера установлена внутренним положением организации о премировании.
Снижение заработной платы или штрафы за нарушение графика не предусмотрены, что регламентируют статья 236 ТК РФ и статья 5.27 КоАП РФ. Если работодатель применяет такие меры, то контролирующие органы наложат на него штраф за нарушение трудового законодательства.
Отличается ли порядок работы с графиком в бумажной и цифровой форме
Компании могут вести документооборот в бумажном или электронном виде. Для ведения кадрового документооборота в электронном виде используют систему HRlink.
В заключение
График документооборота — это схема прохождения документов внутри организации. Обычно график оформляют как часть учетной политики компании. Он выполняет роль инструмента внутреннего контроля и помогает вовремя и без ошибок готовить документацию.
Хотя график документооборота не является обязательным документом, его составление — полезная практика. Она помогает по-новому посмотреть на организационную структуру, найти «узкие» места и оптимизировать процессы компании.