КЭДО и сервисы для сотрудников

СЭД (система электронного документооборота) — более широкое понятие: с ее помощью компании создают, согласовывают и хранят любые внутренние документы: договоры, служебные записки, приказы, переписку с контрагентами. КЭДО — самостоятельный класс систем: он касается только взаимодействия работодателя и сотрудников, включая кандидатов, и подчиняется требованиям ст. 22.1-22.3 ТК РФ — конкретным видам электронной подписи, обязательному уведомлению и получению согласия сотрудников. Заменить КЭДО универсальной СЭД нельзя.

Основа нормативной базы КЭДО — статьи 22.1-22.3 ТК РФ и Федеральный закон 377-ФЗ от 22 ноября 2021 года. Они определяют понятие кадрового электронного документооборота, порядок его внедрения через локальный нормативный акт и правила уведомления и согласия сотрудников. Для дистанционных работников дополнительно применяются статьи 312.2-312.3 ТК РФ и Федеральный закон 407-ФЗ от 8 декабря 2020 года — они регулируют особенности дистанционной работы, включая электронный документооборот с такими сотрудниками. Виды электронных подписей и их юридическую значимость устанавливает 63-ФЗ, а обработку персональных данных регулирует 152‑ФЗ. Требования к составу и форматам кадровых электронных документов определяет приказ Минтруда № 578н. Сроки архивного хранения документов устанавливает приказ Росархива № 236, а правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов — приказ Росархива № 77.

УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись) — работники применяют ее для подписания большинства кадровых документов, например заявления на отпуск.

УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) — самый защищенный вид цифровой подписи, имеет максимальную юридическую силу.

ПЭП — простая электронная подпись. Сотрудник может подписывать большинство кадровых документов и заявлений при помощи ПЭП в соответствии со ст. 22.3 ТК РФ. Простая электронная подпись юридически значима в соответствии с Федеральным законом № 63-ФЗ.

Кадровый специалист создает документ в системе КЭДО или загружает готовый файл, и система направляет его по заданному маршруту согласования. Каждый участник знакомится с документом и подписывает его УНЭП, УКЭП или ПЭП — видом, который предусмотрен законом и внутренними правилами КЭДО для конкретного документа и стороны, которая его подписывает. После подписания документ передается в электронный архив, где хранится весь установленный законом срок, а система фиксирует статусы, даты и действия всех участников процесса.

Компания вводит КЭДО на основании локального нормативного акта и приказа. Дальше сотрудников нужно письменно уведомить и получить их согласие на электронное подписание документов. Отдел кадрового делопроизводства настраивает маршрутизацию документов в системе, чтобы согласование и подписание проходили без задержек. Сроки внедрения зависят от численности персонала, сложности кадровых процессов и других факторов.

Особенности интеграции зависят от технологического решения. Например, HRlink интегрируется с разными конфигурациями «1С», «БОСС-Кадровик», «Парус-Бюджет 8», SAP. Поддерживается также интеграция с платформой «Работа в России», а для нестандартных сценариев есть открытый интерфейс взаимодействия (API), через который КЭДО подключают к CRM, ERP и другим корпоративным платформам.

Кадровый электронный документооборот помогает сокращать расходы на бумагу, печать и доставку документов, а электронный архив снижает трудозатраты на хранение бумажных документов до 60–80% (по данным клиентов HRlink).

Автоматизация кадровых процессов, маршрутизация документов и цифровизация HR-процессов через единую цифровую платформу ускоряют работу и повышают производительность отдела кадров. Так, например, в ПАО «МТС Банк» до перехода на HRlink кадровые специалисты вели до 300–400 работников, после — 700–800, без потери качества процессов. А «ЭР-Телеком» сэкономил 52 млн рублей на КДП в год.

Система КЭДО также фиксирует действия участников процесса, статусы документов, даты — это упрощает контроль.

Сотрудники экономят время: кадровый электронный документооборот избавляет от поездок в офис и очередей за подписью, а все документы доступны в личном кабинете. Подписать заявление или ознакомиться с приказом можно дистанционно, без бумажной волокиты. Менеджер по кадровому администрированию DIDENOK TEAM отмечает, что время на коммуникацию с сотрудниками сократилось — они могут в пару кликов посмотреть статусы заявлений и найти расчетные листки.

Возвратность инвестиций от перехода на КЭДО обычно считают, сопоставляя экономию на бумаге, печати, курьерской доставке и рабочем времени кадровых специалистов со стоимостью лицензий и внедрения. Размер экономии для вашей компании поможет рассчитать менеджер HRlink.

При выборе платформы КЭДО стоит проверить поддерживаемые виды электронной подписи (УНЭП, УКЭП, ПЭП), наличие готовых интеграций и мобильного приложения для сотрудников, инженерную безопасность решения, стоимость, отраслевую экспертизу.

Итоговая цена зависит от набора функций, численности персонала и сложности проекта. Сроки и стоимость внедрения тоже индивидуальны для каждого проекта. Стоимость решения HRlink можно посмотреть в разделе «Тарифы».

HRlink автоматически создает личный кабинет для каждого человека вашей компании, как только получает ФИО и телефон сотрудника. Авторизация происходит через СМС, электронный адрес не нужен.

Это не проблема. В HRlink предусмотрена возможность быстрой генерации цифровой подписи («облачной» УНЭП) — вы сможете создавать ее сами, внутри системы. Быстро и бесплатно.

С помощью кадрового электронного документооборота можно перевести в электронный вид трудовые документы: приказы, заявления, договоры, уведомления. При этом ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ исключает из-под действия КЭДО несколько категорий документов: сведения о трудовой деятельности и трудовую книжку (если сотрудник не переходил на электронную), акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы об инструктаже по охране труда — их работодатель продолжает оформлять на бумаге. Вид подписи для остальных документов — УНЭП, УКЭП или ПЭП — зависит от документа и от того, кто его подписывает: юридическая значимость обеспечивается видом подписи, а не форматом файла. Дистанционным сотрудникам копию приказа об увольнении на бумаге нужно направить в течение 3 рабочих дней.

Мы будем хранить ваши документы в облаке HRlink весь регламентированный срок — и мы гарантируем безопасность данных. При необходимости вы можете скачать и разместить весь архив на внутренних серверах — это все равно будет дешевле, чем хранить бумагу.

Кнопочного телефона достаточно, чтобы получать СМС с одноразовым паролем для авторизации, а также коды подписания документов. Заходить в HRlink можно с компьютера сотрудника КДП, ноутбука руководителя или мастера, инфокиоска.

Можно запустить пилотный проект на ограниченном количестве сотрудников или отделов. Мы поможем проанализировать, с каких документов, сотрудников или филиалов стоит начать, чтобы получить быстрый и прозрачный результат.

Сейчас ЭП полностью равнозначна рукописной подписи. Мы поможем убеждать и просвещать сотрудников: предоставим готовый пакет информационных материалов, а также набор аргументов для отработки частых опасений и возражений.

Облачные сервисы HRlink и процессы в работе системы соответствуют 152-ФЗ, требованиям ФСТЭК и ФСБ России. Данные хранятся и обрабатываются на территории РФ, используется сертифицированное программное обеспечение для шифрования данных «КриптоПро».

Обработка документов выполняется оператором персональных данных ООО «Инновации в управлении кадрами». Программа разработана отечественными программистами, права принадлежат российской компании ООО «Инновации в управлении кадрами». Ответственность за ошибки, нарушения конфиденциальности, претензии третьих лиц застрахована.

Персональный менеджер изучит ваш опыт, разработает новый план с учетом пройденных этапов и поможет дойти до нужного результата. Вам не придется проходить все шаги заново.