Машиночитаемая доверенность (МЧД) — аналог бумажной, но в электронном виде и с равной юридической силой. Используя МЧД, сотрудники могут подписывать электронные документы от лица индивидуального предпринимателя (ИП) или организации. Например, при заключении договоров с контрагентами, для кадрового электронного документооборота или маркировки товаров в системе «Честный знак». Рассказываем, что такое МЧД, какие нормативные акты регулируют ее применение, а также освещаем основные моменты работы с машиночитаемыми доверенностями в 2024 году.
Что такое машиночитаемая доверенность
Доверенность — документ, дающий право законно действовать от лица другого человека, индивидуального предпринимателя или компании. В бизнес-сфере доверенность позволяет заключать договоры с контрагентами, сдавать отчетность и решать другие задачи без прямого участия директора.
В 2023 году в силу вступили поправки в Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Правила работы с электронными документами изменились:
- ранее достаточно было оформить ЭЦП для сотрудников организации. Выдача сертификатов сотрудников с реквизитами юрлиц приостановилась с 1 сентября 2023 года. Полученные ранее действовали до конца августа 2024;
- с 1 сентября 2024 года персонал обязан подписывать документы с помощью сертификата усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) физического лица.
Но сертификата физлица недостаточно для работы с документами компаний. Для подтверждения полномочий нужна доверенность от индивидуального предпринимателя или директора. Она содержит сведения о конкретном человеке без его принадлежности к организации.
Чтобы автоматизировать и ускорить проверку полномочий подписанта, появились машиночитаемые доверенности. Это электронный аналог бумажной доверенности в формате XML. В нем указана информация о доверителе, уполномоченном лице и полномочиях, которые оно получает. Задача МЧД — подтвердить, что сотрудник или уполномоченное лицо может подписывать электронные документы от имени организации.
МЧД имеет ряд плюсов:
- ее невозможно подделать;
- бизнесу не придется оформлять бумажный вариант для разных служб у нотариуса, а потом заниматься рассылкой;
- может одновременно храниться в разных системах и использоваться для разных служб, платформ.
Какие нормативные акты регулируют МЧД
- Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ.
- Приказ Минцифры РФ от 18.08.2021 № 856.
- Приказ Минцифры РФ от 18.08.2021 № 858.
- Постановление Правительства РФ от 21.02.2022 № 222.
- Постановление Правительства РФ от 21.02.2022 № 223.
Сроки внедрения МЧД
Переход на машиночитаемые доверенности в 2024 году был осуществлен в 1 сентября, что касается не только организаций, но и индивидуальных предпринимателей. Они применяются вместе с электронной подписью физического лица. В МЧД руководитель может зафиксировать полномочия, которыми наделяет сотрудника, здесь все как с бумажными версиями.
Формат машиночитаемой доверенности
Существуют форматы 002 (базовый), 003 (единый) и собственный. Доверенность оформляется в электронном виде, образцы доступны на портале Госуслуг. МЧД с широким спектром полномочий выдаются в формате 003:
- фиксирование полномочий в свободной форме или с применением специальных кодов из классификатора;
- объем — до 10000 символов, в более раннем формате 002 всего 1000 знаков;
- все сценарии передоверия по Гражданскому кодексу РФ;
- электронный документ с полномочиями в свободной форме разрешено передоверять через нотариуса.
Формат 002 применяется на сайте Росаккредитации, платформе ТЭК-Торг, в В2В ЭДО (хозяйственные сделки между организациями).
С форматом 003 работают не все государственные ведомства, его принимают Минтруд, «Честный знак», Росреестр, Центробанк, ФТС и некоторые другие. Многие используют собственные форматы, иногда совмещая их с 003. Например, существуют 5.01 и 5.02 — это собственные форматы для налоговой отчетности в ФНС. Коммерческие организации работают с теми вариантами, которые принимают государственные системы и органы.
Содержание МЧД
Электронная доверенность содержит следующие данные:
- название документа;
- данные доверителя;
- данные доверенного лица: ФИО, дата рождения, документ (серия, номер), удостоверяющий личность, ИНН, СНИЛС;
- дата вступления в силу и срок действия. Если срок не указан, то документ действителен в течение одного года (статья 186 Гражданского кодекса РФ);
- список полномочий доверенного лица;
- код из классификатора полномочий МЧД. Если нужного кода нет, можно написать вручную (свободная форма).
Подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью ИП, директора организации.
Кому и в каких случаях нужна МЧД
Машиночитаемая доверенность может не применяться в одном случае — компания не работает в системах кадрового и электронного документооборота (КЭДО и ЭДО). Если вся документация в бумажном виде, то без МЧД можно обойтись.
С 1 сентября 2024 года организации и ИП должны применять МЧД, иначе сотрудник не сможет подписывать документы электронной подписью. Когда нужна МЧД:
- Работа с контрагентами. У руководителя нет времени на подписание всех договоров, поэтому оформляет разрешение на уполномоченных лиц — менеджеров или других сотрудников.
- Работа на портале государственных закупок. Компания сможет подавать товары, услуги государственным или муниципальным учреждениям, но участием и подписанием договоров будет заниматься сотрудник, уполномоченный МЧД.
- Работа с подрядчиками. Если бизнес работает с аутсорсинговыми компаниями, которые, например, ведут бухгалтерию, то достаточно оформить машиночитаемую доверенность на них.
- Кадровый электронный документооборот. Сотрудники кадровой службы смогут подписывать трудовые договора, приказы, уведомления и другие документы в электронном виде без потребности в прямом участии руководителя или ИП.
- ЭДО. Сотрудники подписывают отчеты, договора с контрагентами и другие документы, используя МЧД и УКЭП.
Индивидуальные предприниматели и гендиректоры могут подписывать документы своей УКЭП без МЧД.
Оформление машиночитаемой доверенности
Существует несколько способов выпуска МЧД.
Портал ФНС
Выпуск машиночитаемой доверенности в ФНС выполняется бесплатно. Доступны разные форматы:
- единый 003 и передоверие;
- базовый 002 и передоверие;
- 5.01 и 5.02 для налоговых органов.
Процесс автоматизирован, все можно сделать на сайте без посещения отделения ФНС: выбираем формат, вводим и проверяем данные. Формируется XML-файл, который нужно подписать УКЭП юрлица или ИП.
Системы ЭДО и КЭДО
Оформить МЧД можно в системах электронного и кадрового электронного документооборота. Например, у HRlink доступен специальный модуль для машиночитаемых доверенностей. Платформа позволяет вести работу с документами через кадровый ЭДО с соблюдением буквы закона.
У HRlink есть:
- создание машиночитаемых доверенностей и добавление уже готовых, подписанных на других ресурсах. Возможно использование готовых МЧД в XML-файле, поддерживаются формы 003 и 002;
- отправка на подпись;
- копирование МЧД, что удобно в случае, когда нужно выпускать много документов с одинаковыми данными, но для разных сотрудников.
Дополнительно — редактирование текста доверенности до того, как она будет отправлена на подписание. Все задачи решаются в рамках одного модуля, автоматизация существенно упрощает процесс создания и работы с МЧД.
Сторонние сервисы и платформы
Некоторые сервисы внедряют собственные форматы МЧД, которые используются только в рамках определенной платформы. По аналогичному принципу работает HRlink. Еще один пример — система «Честный знак»: доверенность можно выпустить в личном кабинете, но исключительно для проведения внутренних операций в системе. Полномочия в документе определяются автоматически, а ограничения накладываются с учетом роли сотрудника (пользователя). «Честный знак» поддерживает форму 003, а HRlink — 003 и 002.
Вопрос-ответ о машиночитаемых доверенностях
Где хранятся МЧД
Машиночитаемые доверенности хранятся в информационных системах удостоверяющих центров, КЭДО и ЭДО, распределительном реестре ФНС. Место хранения зависит от того, где документ был подписан, куда будет передаваться и как организована работа в компании. Например, для взаимодействия с ФНС МЧД отправляется от имени руководителя или индивидуального предпринимателя либо заранее, либо с пакетом электронных документов. После первой проверки можно указывать лишь номер МЧД, а система выполнит автоматическую сверку данных с внутренней базой.
Как проверить МЧД
Проверка на сайте Федеральной налоговой службы:
- ускоренная. Достаточно использовать номер доверенности, чтобы получить минимум информации о дате выпуска и сроке действия;
- расширенная. Предоставляется больше данных о доверителе и лицах, на которых доверенность была выдана. Для расширенной проверки нужен не только номер МЧД, но и ИНН доверителя, а также пароль для защищенных XML-файлов.
Можно ли передоверить МЧД
Индивидуальный предприниматель или руководитель организации вправе создать МЧД, которую можно передоверить. Для этого нужно задать соответствующий параметр в момент оформления. Как это работает:
- индивидуальный предприниматель делегирует ведение бухгалтерии компании «Лидер»;
- ИП формирует МЧД и указывает, что она может быть передоверена;
- руководитель компании «Лидер» не ведет все процессы самостоятельно и имеет большой штат персонала. Он осуществляет передоверие МЧД на своего сотрудника.
Выполнение передоверия возможно в случае, если МЧД выдана на имя другой компании или индивидуального предпринимателя. Когда доверенность оформляется на определенного сотрудника (физическое лицо), передоверие проводится только с привлечением нотариуса.
Как отправить МЧД
Машиночитаемую доверенность можно отправить файлом, приложенным к основному пакету электронных документов. Второй способ — указание номера МЧД, которая находится на хранении в сторонней системе. Получатель, используя номер, получит необходимые данные.
Машиночитаемую доверенность можно отозвать
Индивидуальный предприниматель или директор организации вправе отозвать документ в любой момент. Например, полномочия сотрудника изменились или же он уволился, и МЧД нужно передать другому работнику. Отзыв проходит по упрощенной схеме:
- внутри компании создается заявление на отмену, директор или ИП подписывает его своей УКЭП;
- проводится регистрация распоряжения в реестре нотариальной палаты. Не требуется в случае хранения доверенностей в ФНС, данные о приостановке передаются автоматически.
Отказ может инициировать сотрудник, схема аналогичная, но он подписывает заявление своей электронной подписью. Изменения вступают в силу на следующий день после публикации распоряжения.
Коротко о главном
Машиночитаемая доверенность — электронный аналог бумажной. Он необходим для работы со всеми видами электронных документов. Главная задача МЧД — подтвердить, что сотрудник или уполномоченное лицо может подписывать электронные документы от имени организации. Доверенность формируется в электронном виде. После составления ее подписывают УКЭП директора организации и сохраняют у оператора ЭДО, в УЦ или информационной системе, например, HRlink. Заверение нотариуса не требуется.