Табель учета рабочего времени: что это такое, какие формы существуют и как заполнять

Как небольшие компании, так и крупные организации с наемным персоналом обязаны вести табель рабочего времени. Он позволяет фиксировать количество часов, которые отработал персонал в течение месяца, — эти сведения ложатся в основу при расчете заработных плат, командировочных, больничных и так далее. Рассказываем, что такое табель учета рабочего времени, какие формы существуют и как их заполнять.

Табель учета рабочего времени — поименный список персонала, в который заносятся отметки о явках или неявках каждого сотрудника. Фиксируется количество рабочих и выходных дней, также существуют дополнительные отметки — это командировка, отпуск, больничный (оплачиваемый с больничным листом и неоплачиваемый без листа), повышение квалификации, прогул и другое. Составляется как на весь месяц, так и на каждую половину месяца.

Табель — первичная учетная документация, она необходима для обеспечения контроля работы персонала в компании. Статья 91 Трудового кодекса РФ гласит о том, что ведение учета времени, отработанного каждым сотрудником, — обязанность работодателя. Табель нужен для:

Данные из табеля используют не только бухгалтеры. Представители Федеральной налоговой службы учитывают информацию для работы с налоговыми данными и начислениями. Фонд соцстрахования смотрит на отработанное время, чтобы подтверждать операции с соцпособиями, например, по беременности и родам. Трудовые инспекторы контролируют соблюдение прав сотрудников. Так, в поле внимания органов надзора находится продолжительность рабочего времени (например, не работает ли более 35 часов в неделю человек с инвалидностью I/II группы или несовершеннолетний в возрасте 16–18 лет).

Все работодатели обязаны вести табель учета рабочего времени, но в каком формате — выбирают самостоятельно. Существуют два варианта:

Для облегчения процесса делопроизводства стоит подключиться к КЭДО — системе кадрового электронного документооборота, которая позволяет:

КЭДО — это приказы, договоры, графики отпусков и многое другое. Некоторые документы, такие как табель учета рабочего времени или личные карточки сотрудников, можно сформировать в учетно-кадровой среде, а потом выгрузить в КЭДО для визирования электронной подписью. Юридическая сила электронных документов равноценна бумажным. Главное — выбрать надежную систему, например, HRlink. Здесь есть не только внедрение КЭДО, но и обучение и подготовка сотрудников, что обеспечивает бесшовный переход с бумажных документов на электронные. Дополнительно — искусственный интеллект для решения проблемы с не вовремя подписанными документами, удобные личные кабинеты сотрудников и высокий уровень защиты данных.

Существуют две формы — это Т-12 и Т-13, они утверждены постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. №1. В сфере бюджетных организаций используется форма табеля (ОКУД 0504421), утвержденная Минфином России. С 2013 года применение унифицированных форм от Госкомстата РФ необязательно, но компании активно используют их, чтобы не тратить время на разработку собственных бланков.

Отображение рабочего времени позволяет зафиксировать:

Данные важны для начисления заработной платы и иных выплат, а также для применения взысканий и других мер за нарушение трудовой дисциплины, если они действуют в компании.

Форма Т-12 (по ОКУД 0301007) — универсальная и подходит для заполнения специалистом вручную на бумаге или компьютере. Включает титульную часть со сведениями о единых кодах, которые используются для обозначений. Больничный, переработка и другие обстоятельства имеют два кода — буквенный и цифровой. Форма содержит еще три листа, их заполняет табельщик.

В первой части табеля 17 ячеек, куда заносится следующая информация:

Вторая часть — расчет по заработной плате, здесь фиксируются табельный номер и тарифная ставка, точное количество отработанных дней/часов, неявок. На базе этих сведений будет начисляться заработная плата, а также дополнительные выплаты.

Форма Т-13 содержит один лист, ее используют компании, которые внедрили автоматизированный учет персонала (пропускные системы, контролирующие явку/неявку и опоздания). Она проще, чем Т-12. Здесь отсутствует лист для расчета с персоналом по оплате труда и нет обозначений с кодами, их утверждают внутренним приказом. Учетные документы передаются в бухгалтерию, сотрудники которой начисляют зарплату.

При заполнении Т-12 можно использовать унифицированные коды Госкомстата к форме. Они подходят и для Т-13 или формы, которую компания разработала для внутреннего учета, при необходимости их можно дополнить собственными кодами. Рассмотрим, как это выглядит: Я — работа в дневное время, а Н — в ночное время, С — сверхурочные, К — командировка, Р — отпуск по беременности и родам. Представлены более 30 вариантов кодов, также существуют два способа заполнения:

Заполненный учетный документ должны подписать ответственный сотрудник, который его вел, а также руководитель подразделения и представитель кадровой службы. Бумажные носители визируются от руки, для электронных документов требуются квалифицированные электронные подписи.

Отметим, что в компаниях с малым количеством персонала и отсутствием отделов ведением учетного документа занимается один человек. Если речь идет об организации со структурными подразделениями и большим штатом, то табель составляется по каждому отделу руководителем или уполномоченным сотрудником.

Порядок изменений не регулируется законодательством, поэтому компания может определить их самостоятельно. Существуют два варианта:

Все правки дополняются датой внесения изменений и визируются работником, несущим ответственность за ведение табеля.

Срок регламентирует Приказ Росархива от 20 декабря 2019 г. №236. В нем отображены следующие условия хранения:

Хранение табеля может осуществляться как в бумажном, так и в электронном виде — сроки в этих случаях не отличаются. Работодатель самостоятельно выбирает удобный формат. Нормативные акты не устанавливают, кто конкретно должен осуществлять хранение табелей, поэтому работодатель закрепляет обязательство за конкретным структурным подразделением. Ответственность за хранение чаще всего несут бухгалтерия или отдел кадров. К архивным документам могут иметь доступ сотрудники, у которых есть право работать с персональными данными.

Ответственность регулируется разными нормативными актами и законами. Выявить нарушения или же отсутствие табеля могут представители Трудовой инспекции, Фонда соцстрахования и других организаций, а также суд в случае разбирательств.

Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан вести табель, если учет осуществляется ненадлежаще — применяется часть 1 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Выносятся предупреждения, возможно наложение админштрафов в размере:

Ошибки и прочие нарушения, связанные с ведением, — ответственность сотрудника, которому поручена работа с учетным документом. Контроль правильного заполнения осуществляет начальник сотрудника, а также другие уполномоченные лица. При выявлении нарушений проводится оперативное исправление, к сотруднику могут применяться разные меры — от дисциплинарных взысканий до понижения в должности. Меры допустимы только в том случае, если существует внутренний документ или же трудовой договор, в которых зафиксированы обязательства по ведению табеля.

Табель рабочего времени — обязательный документ, ведение и хранение которого должен обеспечить работодатель. Существуют две унифицированные формы — Т-12 и Т-13, также компания вправе разработать собственную. Табель можно вести как в бумажном, так в и в электронном виде — эти документы имеют равноценную юридическую силу. Однако электронный табель — более удобное и современное решение, реализуется в рамках внедрения КЭДО.