Расчетный листок: что это и зачем он нужен, кому и когда выдавать, как правильно оформлять расчетные листы в 2025 году

Работодатель обязан уведомлять наемных сотрудников обо всех начислениях, а также удержаниях, произошедших в течение рабочего месяца. Для решения этой задачи используются расчетные листки. Рассказываем, что такое расчетный лист, где его составлять, как передавать работникам.

Расчетный лист — документ, который работодатель предоставляет сотруднику при выплате зарплаты. Он содержит информацию о:

Отдельный вопрос — отпускные: общую сумму включают в листок за месяц, в котором была произведена выплата. Цель документа — информирование наемного работника о составе и размере заработной платы. Согласно статье 136 Трудового кодекса РФ, все работодатели обязаны направлять расчетные листки персоналу. Устные уведомления недопустимы, состав зарплаты должен быть зафиксирован письменно.

Документ получают все сотрудники, оформленные по трудовым договорам. Речь идет не только о постоянном персонале, но и о совместителях, сезонниках. Исключение — нулевые доходы: если в течение месяца работник ничего не заработал, то листок ему можно не выдавать. Например, менеджер по продажам находится в декретном отпуске, компания не начисляет и не выплачивает ему заработную плату, поэтому расчетный лист для него не составляется.

Документ не требуется для самозанятых и работников на договорах ГПХ. С точки зрения законодательства, они не являются штатными сотрудниками.

Законодательство не устанавливает сотрудников, которые должны составлять расчетные листы. Эту обязанность часто возлагают на бухгалтеров, начальников отделов и сотрудников кадровой службы. В крупных компаниях подготовкой листков может заниматься бухгалтер, выдачей — HR-работник. Листки могут оформляться не только в бумажной, но и в электронной форме. Например, в HRlink расчетные листки можно формировать и отправлять в пару кликов — быстро, удобно и с фиксацией факта получения сотрудником.

Унифицированной формы нет. Форма утверждается внутри организации приказом или распоряжением руководителя, при наличии профсоюза — листок согласовывается с его представителями. Если форма не утверждена — это прямое нарушение трудового законодательства и наказуемо штрафом по статье 5.27 КоАП: для должностных лиц — от 1000 до 5000 рублей, для юридических — от 30000 до 50000 рублей.

В статье 136 ТК РФ зафиксированы следующие обязательные для расчетных листков данные:

Период, за который производится расчет. Закон требует указывать отчетный период, за который производится начисление зарплаты.

Все удержания из заработной платы:

Итоговые суммы:

Если зарплата выдается дважды в месяц, то расчетный лист сотрудники получают при окончательном расчете. Например, компания 18 числа выплачивает аванс, 3 числа — зарплату. 3 числа нужно выдать расчетный лист, в день получения заработной платы. Если сотрудник увольняется — листок он получает в расчетный день.

Частота выдачи листков определяется по системе оплаты труда. Если заработок за первые полмесяца зависит от фактически отработанного времени, то лист оформляется на каждую выплату. Документ при авансе выдается обязательно, если было произведено удержание: нужно предоставить разъяснение по измененной сумме.

Сотрудник вправе запросить выдачу расчетного листа за любой период с момента трудоустройства. Для этого необходимо написать заявление на имя руководителя. Документ должен быть выдан в течение трех рабочих дней после получения заявления, организация не может отказать.

Работодатель вправе самостоятельно решать, в какой форме передавать листок работникам. Здесь два варианта:

Подтвердить выдачу расчетного листа можно с помощью:

Игнорирование обязательной выдачи расчетных листов наказывается штрафом. При первом нарушении возможны следующие санкции:

Если нарушение первое, а материального ущерба нет, то штраф может быть заменен предупреждением. При повторных нарушениях суммы увеличиваются, и одним предупреждением не обойтись:

Штрафные санкции регламентирует статья 5.27 КоАП РФ.

Расчетный листок — информационный документ с детализацией начисленных сотруднику выплат за отработанный период. Выдается в день зарплаты. Листки можно не формировать для сотрудников по договорам ГПХ и самозанятых, а также работников с нулевыми отчислениями за отчетный период. Документ удобно подписывать и отправлять персоналу через систему КЭДО.