Штатное расписание — документ, который содержит информацию о кадровой структуре компании. Ведется в бумажном или цифровом виде, может быть подписан в системе КЭДО. Подготовили инструкцию с примерами по составлению, утверждению штатного расписания, разобрали нормативную базу, дали ответы на распространенные вопросы.
Что такое штатное расписание, для чего оно используется
Штатное расписание — документ, обязательный для юридических лиц и ИП, которые нанимают персонал по трудовому договору. Микропредприятия и НКО освобождены от составления.
Документ необходим для решения следующих задач:
- Отображение структуры компании. Бизнес видит информацию о подразделениях, сотрудниках, заработных платах.
- Управление кадрами. Позволяет анализировать позиции в отделах, принимать решения о перемещении персонала или оптимизации численности за счет совмещения должностей и доплат.
- Финансовое планирование. На базе «штатки» контролируется фонд оплаты труда (оклады, надбавки), выполняется распределение ресурсов между структурными подразделениями.
- Мониторинг незанятых должностей. Показывает, каких специалистов не хватает и помогает своевременно создавать вакансии для поиска.
Документ могут запросить трудовая или налоговая инспекция, иные контролирующие организации. Например, расписание берут за основу при сравнении реальных зарплат и тех, которые зафиксированы в трудовых договорах.
Узнать больше о КЭДО и законодательной базе, касающейся кадровых документов, и получить бесплатные обучающие материалы можно здесь.
По какой форме заполнять
ИП и юрлицо вправе использовать собственную форму. Альтернатива — унифицированная форма № Т-3, содержащая все необходимые графы и реквизиты. Свободный и унифицированный форматы имеют равную силу, компании самостоятельно выбирают удобный вариант.
Документ составляет руководитель или уполномоченный сотрудник, например, из кадровой или бухгалтерской службы. Обязанность по работе с расписанием закрепляется в трудовом договоре или должностной инструкции ответственного специалиста.
Как составить штатное расписание
Содержание регламентирует Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1. В документ не вносят имена сотрудников, занимающих должности. Не указывают индивидуальных предпринимателей (нанимателей) и подрядчиков, работающих по договорам ГПХ (их регулирует Гражданский, а не Трудовой кодекс).
В структуру формы № Т-3 входят 10 граф, рассмотрим содержание каждой. Предварительно заполняют шапку — здесь прописывают наименование организации и код ОКУД, последний присваивается автоматически и доступен к проверке на сайте Росстата. Вносят номер документа, дату составления и приказ, которым расписание утверждено. Поле «на период» можно не заполнять, если даты будут указаны — это не считается ошибкой.
Графы № 1 и № 2
В графе № 1 пишут название структурного подразделения, № 2 — код. Строгого порядка здесь нет, можно начинать ввод от самых крупных до малых подразделений.
Графа № 3
В этой графе должности, профессии, специальности указываются без сокращений и изменений. Возможен ввод двойных наименований — инженер-технолог, повар-кондитер. Используется только именительный падеж.
В некоторых случаях должности указывают по профстандарту или квалификационному справочнику:
- сотрудники заняты на должностях с вредными и опасными условиями труда, имеют право на получение льгот, компенсаций;
- законодательство устанавливает требования к профессии, что актуально для сферы педагогики, медицины, фармации, госзакупок, транспорта.
Например, должность «вальщик леса» связана с вредными и опасными условиями труда. Поэтому ее нужно писать так, как зафиксировано в профстандарте, нельзя заменить на «специалист по валке леса».
Графа № 4
Здесь фиксируют количество штатных единиц. Например, индивидуальный предприниматель нанял двух менеджеров по продажам, одного бухгалтера и секретаря, в графах пишутся цифры 2, 1 и 1 соответственно. Неполные штатные единицы обозначаются долями: 0,25 или 0,75. Если на одной должности заняты несколько работников, например, два на 0,5 и один на 0,25, то фиксируется 1,25. Писать 1,5 или 1,3 вместо 1,25 не стоит, округление значений запрещено.
Графа № 5
Прописывают месячный оклад в рублевом эквиваленте до вычета НДФЛ. Заработная плата для одинаковых должностей должна быть идентичной. Если требуется установление разных окладов, то производится ввод дополнительных должностей: младший продавец, старший, ведущий. Оклад должен быть фиксированным, указывать вилку ставок нельзя: 35000 рублей — правильно, от 25000 до 35000 рублей — неправильно.
Графы № 6-8
Отведены под надбавки, установленные для работников:
- законодательством. Например, за работу в районах Крайнего Севера;
- от нанимателя. Работодатель финансово мотивирует сотрудника, например, за знание китайского языка.
Их указывают фиксированными суммами, в форме коэффициента или процента от заработной платы.
Графа № 9
Здесь фиксируют заработную плату персонала с учетом надбавок. Формируется зарплатный фонд для всех сотрудников, занимающих одну должность. Подсчет выполняется так: графа № 4 умножается на сумму граф № 5-8.
Если надбавки выражены не в твердом значении, а в процентах или коэффициенте, то расчет итоговой суммы невозможен. В этом случае графа остается незаполненной, но в примечание выносят ссылку на документ, в котором представлен расчет.
Графа № 10
Отведена под примечания, используется для дополнительных данных, связанных с расписанием. Например, здесь указывают ссылки на приказы и документы с расчетами, вакантные должности.
Вопрос-ответ
Как утверждают расписание
Для утверждения документа составляется приказ в свободной форме, его подписывают директор или уполномоченный сотрудник и главный бухгалтер. Содержит дату вступления расписания в силу и устанавливает ответственного за исполнение.
На протяжении какого времени и где хранить штатное расписание
Расписание хранится в бумажном или цифровом виде, например, в системе кадрового электронного документооборота HRlink. Время хранения всех редакций — до ликвидации индивидуального предпринимателя или организации.
Предусмотрены ли штрафы
Контролирующие органы могут запросить расписание в любой момент, отсутствие документа является нарушением. Если «штатки» нет, то на индивидуальных предпринимателей, руководителей фирм и малые предприятия накладывается штраф в размере 1000-5000 рублей. Для остальных компаний штраф составляет 30000-50000 рублей. Первое нарушение может закончиться предупреждением, при обнаружении повторных штрафа избежать не удастся.
В заключение
Составление и последующую работу со штатным расписанием можно делегировать бухгалтерии или кадровой службе. Заполняется по собственной форме или унифицированной № Т-3, хранится в бумажном или электронном виде, например, в системе КЭДО HRlink. Срока действия не имеет, если в организации или у индивидуального предпринимателя ничего не меняется, то расписание можно не переписывать. А новые должности, рост или падение заработных плат, прочие изменения отображаются в обязательном порядке.