Перед тем, как начать использовать электронные кадровые документы, необходимо получить электронную подпись (ЭП). Это аналог рукописной подписи, который придаёт цифровым документам такую же юридическую значимость, как у бумажных.
63-ФЗ — один из ключевых документов, регламентирующих электронный документооборот. Он регулирует применение электронных подписей: определяет их виды и что можно подписывать каждым из них.
Виды электронных подписей
Простая электронная подпись (ПЭП). Её можно использовать как способ подтверждения личности, но ПЭП не гарантирует неизменность текста документа. Подписание с помощью простой электронной подписи считается юридически значимым только по согласию сторон.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП). Она нужна сотруднику компании, чтобы подписывать договоры, заявления и другие документы. Подписанный УНЭП документ заменяет бумажный по согласию сторон.
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Юридически аналогична физической подписи. Её используют, чтобы подписывать документы от лица работодателя. УКЭП можно получить только в специальном удостоверяющем центре, получившем аккредитацию.
63-ФЗ содержит информацию о требованиях к электронным подписям, порядке их выдачи и регистрации, обязанностях владельцев ЭП и правилах их использования.