Электронные подписи: виды, сферы применения, риски и преимущества в ЭДО и КЭДО

Всё чаще мы слышим о цифровых подписях, но четкое представления о том, что это и как они работают, мало у кого есть. Страхов много: ведь, кажется, электронную подпись легко украсть или взломать. Так ли это? Давайте разберемся.

В январе 2023 года на портале «ИКС медиа» опубликовали новость, что депутаты Государственной Думы РФ начали разрабатывать очередную законодательную инициативу. Суть её в том, что теперь можно будет отправить разрешение на обработку персональных данных банку только при наличии усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).

Для начала давайте поймем, что такое ЭП и как она работает. Это аналог обычной подписи, который запечатлен в электронном виде с помощью технологии криптографического преобразования информации. ЭП имеет ту же юридическую силу, что и обычная подпись.

Для ЭП действует асимметричный принцип шифрования. Это значит, что зашифровывает документ закрытый ключ, а расшифровывает — открытый. К закрытому ключу доступ есть только у владельца подписи. Открытый ключ включает в себя полную информацию и о владельце, и об ЭП. Так можно точно определить, кто заверил документ.

Подписание с помощью ЭП включает в себя три этапа:

• данные шифруются при помощи закрытого ключа;
  
  
• подпись добавляется к документу;
  
  
• к документу прикрепляется сертификат проверки.

В 63-ФЗ «Об электронной подписи» упоминается три типа электронной подписи.
Каждой из них можно подписывать документы. Главное отличие – в уровне безопасности данных.

• УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись). Самый надежный вид с максимальной степенью защиты. Об этой подписи мы и говорили в начале. Получить её достаточно сложно — нужно лично приехать в аккредитованный удостоверяющий центр, плюс это достаточно дорогой вариант ЭП. За счет этого подпись считается самой защищенной и открывает доступ к работе с государственной документацией. Крупные корпорации охотнее работают с подрядчиками с таким типом ЭП.
  
  
• УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись). Для её получения нужно пройти идентификацию, но идти в удостоверяющий центр при этом необязательно. 63-ФЗ допускает возможность удаленной идентификации, подтвердить личность можно онлайн через подтвержденный аккаунт в Госуслугах. По функционалу УНЭП близка к предыдущему типу подписи, но имеет ряд ограничений. Нельзя заверять ею покупку дорого имущества или допуск третьих лиц к данным. Тем не менее степень надежности тоже достаточно высока: по цифровому следу УНЭП можно отследить все изменения в документах, точно определить, кто именно их внес. Подобрать ключ к такому типу ЭП невозможно.
  
  
• ПЭП (простая электронная подпись). Самая простая в получении и дальнейшем использовании. Идентификация не нужна, документ подписывается с помощью одноразового кода, который придет на смартфон или другое цифровое устройство. Как следствие — менее надежна, чем УКЭП и УНЭП. Она не оставляет цифрового следа и потому невозможно отследить кто и когда подписал документ.
  
  

Последние два типа, согласно рассматриваемой инициативе, со временем должны перестать существовать для ряда крупных сфер и госструктур. Это связано с риском утечки персональных данных, говорят депутаты. Однако бизнес верит в компромиссное решение, которое не усложнит процессы, ведь за последние три года не было прецедентов, связанных с тем, что люди использовали УНЭП.

Как говорят СМИ, планах у депутатов Государственной Думы РФ, после успешного перевода на УКЭП систем электронного документооборота обратить внимание и внедрить один тип ЭП в КЭДО.

Сейчас в КЭДО, в частности в HRlink доступны подписи всех трех типов. УНЭП предоставляются бесплатно и формируются автоматически в личном кабинете пользователя.

Вопрос безопасности — главный из всех, что волнуют предпринимателей, когда они выбирают, использовать электронную подпись или нет. Важно знать, что удостоверяющий центр выдает сертификаты проверки владельцу ЭП и подменить их невозможно. Это делает электронную подпись не менее (и даже более) надежной, чем обычная, «от руки».

Для получения каждого типа ЭП свои условия.

Для УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) нужна очная идентификация в аккредитованном удостоверяющем центре. Придется прийти в УЦ и предоставить документы, удостоверяющие личность. Сотрудники проверят, что это действительно вы, и выдадут сертификат ЭП.

Для получения УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись) доступно два типа идентификации:

• очный — самостоятельно в аккредитованном удостоверяющем центре либо через доверенное лицо;
  
  
• удаленный — человек самостоятельно идентифицирует личность через Госуслуги, авторизовавшись с помощью подтвержденной учетной записи ЕСИА.
  

Самый простой способ получения у ПЭП (простая электронная подпись). Идентификация не нужна, документ подписывается с помощью одноразового кода, который придет на смартфон.

В 2021 году в силу вступили 377-ФЗ и 407-ФЗ, которые позволяют заверять кадровые документы электронной подписью. Для многих работодателей легальный переход на КЭДО (кадровый электронный документооборот) стал долгожданным. Бизнес видит очевидные преимущества работы с электронным документооборотом. Например, клиенты КЭДО-платформы HRlink уже отметили результаты:

• в три раза ускорилось оформление документов;
  
  
• теперь всего 30 минут занимает оформление сотрудника (даже удаленного);
  
  
• от 2 000 рублей в год экономия для каждого сотрудника;
  
  
• в два раза снизилась потребность в расширении штата КДП;
  

Использовать можно любой из трех видов электронной подписи. Однако если УКЭП и УНЭП применимы ко всем кадровым документам, то ПЭП допустимо использовать только при обмене простыми документами и лишь в случае, если это зафиксировано в трудовом договоре. Работая с ЭП в кадровом документообороте, работодателю нужно учитывать ряд особенностей:

• Электронная подпись — не просто клик, она имеет ту же юридическую силу, что и физическая подпись и отменить ее нельзя. К тому же для подписания документов необходим ряд осознанных действий, потому случайная подпись исключена.
  
  
• Дублировать все подписанные ЭП документы на бумаге нет необходимости. Исключения составляют приказ об увольнении, акт о несчастном случае и инструктаж по охране труда — их все еще нужно оформлять на бумажном носителе. Однако, в Госдуму уже внесен законопроект о том, чтобы перевести все документы, связанные с инструктажем по охране труда, в цифровое пространство, а значит не за горами полная автоматизация.
  
  
• Получать ЭП нужно только в аккредитованных удостоверяющих центрах, чтобы свести к нулю риск подделки подписи.
  
  
• Для ЭП необходимо установить специализированную платформу КЭДО и обмениваться документами через неё. Отправлять документы просто по почте не получится.
  
  

Интерес бизнеса к системам КЭДО растет, отмечают на рынке. Все больше компаний переводят кадровые документы в цифровое пространство, чтобы сэкономить ресурсы, облегчить процесс работы с удаленными сотрудниками, разгрузить КДП. Так, у HRlink уже 700+ клиентов из разных сфер бизнеса, включая компании, ставшие лидерами рынка. И это число увеличивается каждый месяц. Аналитики видят перспективы роста — увеличение количества электронных документов в соотношении с бумажными на 20% в год минимум.

В таком контексте ЭП становится неотъемлемой частью процессов. Это простой и быстрый способ заверения документов. Для каждой задачи нужна своя электронная подпись. Так руководителям, CEO и главам КДП понадобится УКЭП, ведь они работают с важными документами. Остальные сотрудники могут подписывать документы всеми видами подписей: УКЭП, УНЭП, через портал «Работа в России» и Госключом. Руководителю важно самому разобраться в этом вопросе и провести обучение для сотрудников, которое поможет даже сомневающимся понять, что ЭП — это безопасно и удобно.