С нуля до 78% сотрудников: как «Сбермаркет» перешел на КЭДО

Подписаться на рассылку

Полезные материалы про цифровую HR-трансформацию и КЭДО

Делимся кейсом по внедрению КЭДО для федерального сервиса доставки

После перевода более 70% сотрудников на удаленку «Сбермаркету» стало проблематично поддерживать традиционный бумажный документооборот. Чтобы ускорить и оптимизировать процессы, компания решила внедрить сервис КЭДО. О результатах и успехах внедрения рассказываем в этом кейсе.

О клиенте

cотрудников с 2020

>3000

70%

работает удаленно

«Сбермаркет» — российский интернет-сервис. Специализируется на доставке на дом различных товаров и продуктов из магазинов.
Более 3000 сотрудников. Расширение штата произошло в 2020 году в связи с пандемией и, как следствие, — возросшим спросом на доставку.
70% команды работает удаленно или в комбинированном режиме.

Проблемы, которые предстояло решить

На момент обращения весь документооборот происходил в традиционной бумажной форме. Это было неудобно и затратно по времени: чтобы доставить оформленные документы сотруднику из другого региона, вызывали курьера, после доставки сотрудник ставил подпись. Затем подписанные экземпляры отправлялись обратно с курьером. Такой цикл мог занять несколько дней или даже неделю. А если специалист находил ошибку в бумагах, приходилось начинать всё сначала и тратить дополнительное время. А в условиях активно растущего штата традиционный документооборот тормозил процессы и увеличивал нагрузку на КДП.

Необходимо было оптимизировать и автоматизировать документооборот с сотрудниками, которые работают дистанционно и находятся в других регионах страны.

Поэтому «Сбермаркет» решил принять участие в эксперименте Минтруда по переводу документооборота в цифровое пространство.

Подписывайтесь на телеграм канал HRlink

Как мы внедряли КЭДО в «Сбермаркет»

Ксения Миронова, руководитель отдела кадрового администрирования и охраны труда «Сбермаркета»

При выборе сервиса КЭДО компания приняла решение использовать HRlink. Главное требование — внедрение решения в кратчайшие сроки. Мы оцифровали весь документооборот и сделали его доступным для всех работников. Добавили интеграцию с «1С» и настроили бесшовный обмен данными с этой программой, чтобы ускорить работу сервиса и сделать ее максимально корректной и удобной.

Благодаря HRlink, специалисты КПД стали тратить гораздо меньше ресурсов, а количество ошибок значительно сократилось: теперь специалист может в режиме онлайн следить не только за тем, подписан ли документ, но и за его корректностью. Упростился процесс и для остальных сотрудников: подписать документы теперь можно из любой точки мира с любого устройства: компьютера, планшета или смартфона, не надо отвлекаться на курьеров в течение рабочего дня.

Большая часть команды положительно восприняла переход на КЭДО, но некоторые опасались использовать электронную подпись. Чтобы мотивировать сотрудников переходить на электронный документооборот, мы вместе с командой HRlink рассказывали о том, что электронная подпись — это безопасно, объясняли, какие механизмы ее защищают. Это позволило переубедить сомневающихся работников.

Подписаться на рассылку новостей HRlink

Результаты внедрения КЭДО

Менее двух месяцев потребовалось, чтобы внедрить сервис. Сначала тестировали на одном отделе, а через месяц развернули на всю компанию.
78% сотрудников компании теперь используют HRlink, чтобы подписывать, оформлять и хранить документы.
Более 200 типов документов оформляются полностью электронно через HRlink.
В три раза сократилось минимальное время на оформление бумаг: ранее оно составляло от трех дней, теперь — всего один день.

HRlink помог большой компании в период активного роста не потеряться в огромном потоке документов, избежать хаоса, сэкономить ресурсы сотрудников и стать «Сбермаркету» более привлекательным работодателем для соискателей.

Запишитесь на демо HRlink

Оставить заявку

Ещё в нашем блоге