ЭДО
с самозанятыми

Опубликован: 02 августа 2022
Чтение: 12 минут
Подписаться на рассылку
Полезные материалы про цифровую HR-трансформацию и КЭДО
как обмениваться документами, экономя время и деньги
Какие документы используют самозанятые и как оформлять их удаленно
С января 2019 года в России работает специальный налоговый режим для самозанятых. Самозанятые получают доход от самостоятельного ведения деятельности, не привлекают наемных сотрудников и не заключают трудовой договор с работодателями. Этот налоговый режим гораздо проще и удобнее, чем, например, ИП, но есть одна проблема. Обычно самозанятые сотрудники работают удаленно. Как в этом случае получить от них закрывающие документы? Разберемся в этой статье.
Какие документы нужны самозанятым
При работе с самозанятыми компания-работодатель больше заинтересована в закрывающих документах, чем исполнитель, ей нужно получать чеки и акты выполненных работ для отчетов в ФНС. Для самозанятых исполнителей достаточно сформировать чек в приложении «Мой налог» и отправить работодателю справку о самозанятости из этого же приложения.

Поэтому работодателям бывает проще работать с ИП — они ответственнее подходят к оформлению документов. Но и с самозанятыми можно наладить удобное сотрудничество.
Для самозанятых исполнителей достаточно сформировать чек в приложении «Мой налог» и отправить работодателю справку о самозанятости из этого же приложения
Подписывайтесь на телеграм канал HRLink
Как обмениваться документами с удаленными сотрудниками
Представим ситуацию: есть компания в Москве, которая занимается грузоперевозками. Она решила запустить рекламу. Компания работает с самозанятыми, поэтому локация исполнителей не имеет значения: копирайтер из Саратова пишет рекламные тексты, дизайнер из Казани — создает креативы, а запускает кампании и собирает аналитику специалист из Воронежа. Как обмениваться документами и подписывать их, когда исполнители находятся далеко?

Есть стандартный способ — отправлять документы по почте или курьером. Но это дорого, долго и неудобно для обеих сторон. Посчитаем:
Печать одного листа А4 — около 10–15 рублей. А таких листов может быть пять, десять и более. Также мы понимаем, что вряд ли исполнитель сразу побежит в ближайший копицентр, чтобы распечатать и подписать документы. Скорее всего, он сделает это в течение 1–2 дней.
Согласно данным на сайте Почты России, отправить простое письмо весом до 20г обойдется в 39 рублей, заказное — 70 рублей. Курьером — дороже. Доставка займет от нескольких дней до нескольких недель — и это только в одну сторону. А еще отправление может потеряться или повредиться в дороге, и тогда всё придется начинать заново.
Гораздо более удобный способ, который сэкономит время и деньги — электронный документооборот.
Как работает ЭДО
Чтобы наладить ЭДО, потребуется электронная подпись, которой будут заверяться все документы. Она бывает трех видов:
    1
    Простая
    Это бесплатная подпись, потребуется лишь логин и код подтверждения, который высылается на email или номер телефона пользователя.
    2
    Неквалифицированная усиленная
    Бесплатная, включает в себя два ключа: подписи и проверки подписи.
    3
    Квалифицированная усиленная
    Создается с помощью технологий шифрования, прошедших сертификацию, ключ имеет более высокую степень защиты. Платная, требует установки криптоплагина, за который тоже нужно заплатить. Получить такую подпись можно в аккредитованном удостоверяющем центре, для ИП и юрлиц — в ФНС.
    Остается вопрос — как подписать документы электронно? Есть два варианта.
    Без использования сервисов ЭДО
    В этом случае компания пересылает исполнителю документы через удобный канал связи, например, email или мессенджер, а исполнитель их подписывает. Плюс такого способа — не надо устанавливать специальный сервис и просить сотрудника в нем зарегистрироваться, обмен происходит по привычным каналам связи.


    Минус в том, что устанавливать какие-то программы все же придется: исполнителю потребуется сервис, чтобы подписать документы прямо в редакторе, а заказчику — чтобы проверить подпись. И не факт, что эти программы будут удобнее и проще, чем сервисы ЭДО.
    В чем плюсы использования специализированного сервиса:
    Сервис ЭДО — это удобный и современный способ наладить обмен документами с самозанятыми. При этом важно, чтобы сервис был удобным, простым, имел систему защиты данных и работал со всеми видами документации.
    Подписаться на рассылку новостей HRlink
    С помощью сервисов ЭДО
    1
    Единая система
    Можно отслеживать статус каждого документа и наблюдать за их подписанием в одном месте. Так вы точно ничего не пропустите и не потеряете.
    2
    Экономия ресурсов КДП
    Поиск нужных документов в архиве, отправка на подпись и прочие рутинные задачи больше не отнимают время.
    3
    Безопасность
    Хранение документов в системе надежнее, чем размещение на внешних сервисах.
    4
    Преимущества для HR-бренда.
    Наличие сервиса ЭДО позволит вам позиционировать себя как передовую современную компанию, покажет вашу заботу о времени, комфорте и ресурсах сотрудников.
    Сервис ЭДО — это удобный и современный способ наладить обмен документами с самозанятыми. При этом важно, чтобы сервис был удобным, простым, имел систему защиты данных и работал со всеми видами документации.
    Так, HRlink — это платформа кадрового электронного документооборота, которая позволит автоматизировать и упростить все рутинные процессы, связанные с обменом документами. Сервис позволяет работать не только с сотрудниками в штате, но и с самозанятыми, ИП и специалистами, устроенными по договору ГПХ.
    Подписаться на рассылку новостей HRlink
    Мы понимаем, что вовлечь сотрудника, особенно самозанятого, в использование электронной подписи и сервисов ЭДО может быть непросто. Исполнители нередко опасаются за сохранность данных, боятся незнакомых сервисов или не хотят тратить время на регистрацию и на то, чтобы разобраться с новым интерфейсом.

    HRlink делает знакомство с новым сервисом максимально удобным и простым.
    Цифровая подпись генерируется прямо внутри HRlink без привлечения сторонних сервисов.
    Интерфейс простой и интуитивно понятный.
    Преимущества для заказчика:
    1
    Возможность создать экосистему
    Интегрируйте сервис с другими корпоративными инструментами.
    2
    Облако с тройной репликацией
    Позволит хранить документы в электронном архиве и не переживать за их безопасность.
    3
    Не надо бегать за сотрудниками и спрашивать о статусе документов
    В HRlink вы контролируете все этапы и можете присылать уведомления сотрудникам на удобный канал связи: sms, email, Telegram, WhatsApp и т. д.
    4
    Преднастроенная интеграция с 1С:ЗУП
    Позволит сократить время на внедрение сервиса: он будет готов к работе, как только вы импортируете данные о сотрудниках. Также через API можно подключиться к другим системам, например, SAP, 1C, Босс-Кадровик, Битрикс и т. п.
    Запишитесь на демо HRlink
    Ещё в нашем блоге
    Читайте также:
    © All rights reserved
    Санкт-Петербург,
    Наличная ул. 44/1
    резидент
    инновационного
    центра «Сколково»