В 2025 году работодатели вправе выбирать: оформлять приказы о приеме на работу или нет. Статья будет полезна тем, кто не спешит отказываться от привычных кадровых документов. Вы узнаете, что важно учитывать при составлении приказа, и сможете не допустить ошибок.
Когда издают приказ
В 2021 году были внесены поправки в Трудовой кодекс РФ, которые сделали приказ о приеме на работу необязательным. Приказ относится к внутреннему кадровому документообороту, если компания решила отказаться от него — это следует зафиксировать в отдельном документе. Можно принять локальный нормативный акт, вносящий изменения в положение о кадровом учете, или разработать отдельный приказ. Трудовой договор закрепляется как единственное основание для приема на работу нового сотрудника.
Если приказ продолжает использоваться в организации, то основанием для его издания является правильно заполненный трудовой договор. Последний заключается не позднее трех рабочих дней после фактического допущения нового сотрудника к работе.
По какой форме составляют приказ
Компании вправе использовать унифицированные формы или собственные. Унифицированных форм две:
Если компания создает собственную форму — ее утверждают отдельным приказом.
Кто составляет и утверждает приказ
Приказы о приеме на работу составляют представители кадровой службы, секретари — сотрудники, уполномоченные работодателем. Документ подписывают руководитель организации и нанятый работник. Приказ можно подписывать и хранить в системах кадрового электронного документооборота, например, в HRlink.
Как составить приказ
В приказ вносятся следующие данные, рассмотрим на примере унифицированной формы Т-1:
Номер, дата приказа. Нумеровать документ можно любым способом, зафиксированным в учетной политике.
Графа «Принять на работу». Необходимо указать дату начала работы. Когда заключается срочный трудовой договор, в нижнем поле указывается дата окончания, если она уже известна.
Графа «Структурное подразделение». Заполняется, если структурное подразделение зафиксировано в договоре. Например, «Отдел кадров» или «Бухгалтерия».
Графа «Должность (специальность, профессия)». Можно указать просто «Менеджер» или «Электрогазосварщик 3-й разряд» — это зависит от данных в трудовом договоре.
Графа «Условия приема, характер работы». Здесь пишут: основная или по совместительству, постоянно или временно. Если заключен бессрочный договор и специалист принимается на основную работу, нужно написать: «Основная работа, постоянная». Для совместительства — «Работа по внешнему совместительству, 0,5 ставки», для временной работы — «Для выполнения работ по заполнению каталога товаров» (с указанием собственных причин). При срочных трудовых договорах формулировки могут быть разными, например, если нанимается работник для замещения временно болеющего — «На время исполнения обязанностей менеджера Ивановой Инны Ивановны».
Графы «С тарифной ставкой (окладом)», «надбавкой». Прописывается все, что составляет оплату труда, например, премии, районные коэффициенты и надбавки — только постоянные значения. Если есть периодическая премия за эффективность — ее в документе не отображают.
Графа «Испытательный срок». Фиксируется длительность испытательного срока, если его нет — в поле вносится фраза «Без испытательного срока».
Все данные в трудовом договоре и приказе должны совпадать.
Ошибки при составлении
Расхождение с условиями трудового договора. Например, неправильно указаны условия приема на работу или прописан испытательный срок, когда в договоре его нет. Если в приказе допущены ошибки, приоритет имеет трудовой договор.
Нарушение трудового законодательства. Трудовая инспекция может наказать нарушителя, так, размер штрафа для должностного лица составляет 1000-5000 рублей, для крупных организаций — 30000-50000 рублей. При повторных нарушения штрафы увеличиваются. Полный рабочий день для того, кто имеет право на сокращенное время, игнорирование обязательных надбавок за работу в районах Крайнего Севера, испытательный срок для несовершеннолетнего и другие ошибки влекут за собой штрафы.
Заключение
Приказ о приеме на работу — внутренний документ, оформляется после заключения трудового договора. Работодатель самостоятельно решает, какую форму использовать — собственную или унифицированную. Документ должен полностью дублировать данные из трудового договора и не нарушать трудовое законодательство. Составлять, подписывать и хранить приказы можно в бумажном виде или в системах кадрового электронного документооборота.