Описание
МЧД — это электронный вариант бумажной доверенности, который оформляется в виде документа с расширением XML. Такая доверенность даёт сотрудникам полномочия подписывать документы электронной подписью (ЭП) от лица компании или ИП. МЧД подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя организации или ИП.
Работу с МЧД регулируют №63-ФЗ и №457-ФЗ. Требования к машиночитаемым доверенностям содержатся в приказах Минцифры РФ №856, 857 и 858.
Согласно Приказу Минцифры №857, в МЧД должны быть указаны:
Работу с МЧД регулируют №63-ФЗ и №457-ФЗ. Требования к машиночитаемым доверенностям содержатся в приказах Минцифры РФ №856, 857 и 858.
Согласно Приказу Минцифры №857, в МЧД должны быть указаны:
- номер и наименование;
- данные доверителя;
- данные представителя;
- передаваемые полномочия;
- данные о возможности передоверия;
- дату оформления и срок действия;
- УКЭП, которой подписана доверенность.
Обновления в работе с МЧД для бизнеса
С 1 марта 2022 г. организации могли добровольно начать использовать МЧД для обмена электронными документами. Переходный период продлился до 31 августа 2023 г., и с 1 сентября их использование стало обязательным для всех юридических лиц и ИП в России. Теперь электронные документы можно подписать либо ЭП руководителя без МЧД, либо КЭП физлица с МЧД.
С 1 марта 2022 г. организации могли добровольно начать использовать МЧД для обмена электронными документами. Переходный период продлился до 31 августа 2023 г., и с 1 сентября их использование стало обязательным для всех юридических лиц и ИП в России. Теперь электронные документы можно подписать либо ЭП руководителя без МЧД, либо КЭП физлица с МЧД.
Как строится работа сейчас
- Удостоверяющие центры больше не выдают сотрудникам сертификаты с реквизитами юридических лиц.
- Сертификаты, выданные на юрлица до 31 августа 2023 года продолжают действовать и не требуют использования МЧД.
- Как только у сертификата сотрудника закончится срок действия, электронные документы от имени представителя компании нужно будет подписывать сертификатом физлица с применением МЧД.
Модуль МЧД HRlink
На платформе HRlink есть специальный модуль для работы с машиночитаемыми доверенностями. Он позволяет работать с электронными документами через КЭДО в полном соответствии с законом.
В модуле можно создавать МЧД, отправлять их на подпись и копировать. Перед созданием новой машиночитаемой доверенности важно убедиться, что:
Копирование МЧД — полезная функция, особенно если нужно создать более одной доверенности с одинаковыми данными руководителя, юрлица и полномочиями, но для разных сотрудников. Также с помощью модуля можно редактировать текст доверенности до момента отправки на подписание.
На платформе HRlink есть специальный модуль для работы с машиночитаемыми доверенностями. Он позволяет работать с электронными документами через КЭДО в полном соответствии с законом.
В модуле можно создавать МЧД, отправлять их на подпись и копировать. Перед созданием новой машиночитаемой доверенности важно убедиться, что:
- у сотрудника, который будет представителем компании, есть УКЭП физического лица, не связанная с юрлицом;
- Кадровик или Администратор HRlink внес в справочник юрлиц обязательные данные, которые необходимы для для формирования доверенности;
- у руководителя установлен плагин CryptoPro и он является пользователем HRlink.
Копирование МЧД — полезная функция, особенно если нужно создать более одной доверенности с одинаковыми данными руководителя, юрлица и полномочиями, но для разных сотрудников. Также с помощью модуля можно редактировать текст доверенности до момента отправки на подписание.