Обязательная МЧД для всех: HRlink обновили функционал под новые требования законодательства

Новые правила в работе с МЧД вступают уже 1 сентября 2023 года. ИП и компании должны будут использовать машиночитаемые доверенности при подписании электронных документов.

HRlink подготовили модуль МЧД, чтобы вы могли создавать и применять машиночитаемую доверенность быстро, легко и легитимно.

Машиночитаемая доверенность, или МЧД — электронный вариант бумажной доверенности, оформленный в виде документа с расширением XML, где описаны полномочия сотрудника какой-либо организации. Юридически имеет ту же силу, что и бумажная доверенность. Позволяет работать с электронными документами.

МЧД включает в себя:

• номера доверенности;
  
• сведения о доверителе (для ИП — Ф.И.О., СНИЛС, ИНН, регистрационный номер, для организации — наименование, адрес, ИНН, основной государственный регистрационный номер, КПП и сведения о руководителе);
  
• сведения о представителе (Ф.И.О., дату рождения, серию и номер паспорта, дату его выдачи, наименование и код органа, выдавшего паспорт, СНИЛС и ИНН);
  
• дату создания доверенности;
  
• срок действия доверенности;
  
• перечень полномочий представителя;
  

Сейчас работа с МЧД регламентируется:

• приказом Минцифры РФ и оформляются в соответствии с ГК РФ, согласно ст. 17.5 ФЗ № 63;
  
• № 858 от 18.08.2021 — определяет требования к машиночитаемым формам документов;
  
• № 857 от 18.08.2021 — устанавливает требования к содержанию электронной доверенности;
  
• №856 от 18.08.2021 — приводит классификатор полномочий;
  
• Постановлением Правительства Российской Федерации от 21.02.2022 № 222 — утверждает правила представления заинтересованным лицам документа о полномочиях физического лица;
  
• Постановление Правительства Российской Федерации от 21.02.2022 № 223 — формулирует организационно-технических требований к порядку хранения, использования и отмены МЧД;
  
• Постановлением Правительства Российской Федерации от 21.02.2022 № 224 — устанавливает порядок представления доверенности;
  

Порядок работы с МЧД с 1 сентября 2023:

• удостоверяющие центры остановят выдачу сотрудникам сертификатов с реквизитами юрлиц;
  
• сертификаты, выданные на юрлицо до 31 августа 2023 года, продолжают действовать и не требуют использования МЧД;
  
• как только у сертификата сотрудника юрлица истечет срок действия, электронные документы от имени представителя компании необходимо будет подписывать сертификатом физлица, с применением выданной машиночитаемой доверенности;
• для генерального директора компании остаётся возможность выпускать сертификат на юрлицо в ФНС.

Мы добавили модуль работы с МЧД, чтобы вы могли работать с электронными документами через HRlink в полном соответствии с новыми требованиями законодательства.

Теперь в личный кабинет администратора добавлен раздел МЧД. Перед созданием машиночитаемой доверенности нужно убедиться, что:

• сотруднику, который будет выступать представителем по доверенности, была выпущена УКЭП физического лица, не привязанная к юридическому лицу;
  
• Кадровик или Администратор HRlink внес в справочник юрлиц обязательные данные о юрлице, необходимые для формирования доверенности;
  
• у руководителя в браузере установлен плагин CryptoPro и руководитель является пользователем HRlink.
  

В модуле МЧД доверенность можно не только создавать и отправлять на подпись. Он позволяет копировать МЧД – полезная функция, если нужно создать более одной доверенности с одинаковыми данными руководителя, юрлица и полномочиями, но с разными представителями. А также вы сможете редактировать черновик доверенности. Главное сделать это до отправки на подписание, после изменения вносить уже будет нельзя.

Как подписывать документы от лица компании после 01.09.2023?

Сертификаты УКЭП, выданные на сотрудников юридических лиц до 31 августа 2023 года, продолжают действовать до 31 августа 2024 (либо до истечения срока сертификата - что наступит раньше) и не требуют использования МЧД: 457-ФЗ.
УКЭП физлица, не привязанную к юрлицу, можно использовать для подписания только вместе с действующей МЧД.

Кто может подписывать МЧД и какой подписью?

Готовую доверенность нужно подписать КЭП руководителя организации или предпринимателя. Руководитель может выдать неограниченное число доверенностей.

На какой срок можно выдавать МЧД в HRlink?

Выдавать МЧД возможно на любой заданный срок.

Как проверить достоверность МЧД?

Единого сервиса проверки МЧД пока не существует, поэтому чтобы проверить доверенность нужно:

1. проверить соответствие МЧД XML схеме;
2. проверить КЭП;
3. проверить полномочия, указанные в доверенности.

Есть ли в HRlink массовое подписание МЧД руководителем?

Пока такой возможности нет, но мы планируем реализовать её, сделав модуль еще более удобным для вас!О массовом подписании документов в HRlink читайте здесь.

Можно ли аннулировать МЧД в HRlink?

На данный момент в интерфейсе HRlink нет возможности аннулировать МЧД. Это можно сделать через обращение в службу заботы о клиентах

Какие еще обновления в HRlink ждут вас в ближайшее время — узнавайте здесь.

Остались вопросы по МЧД или КЭДО в целом? Запишитесь на консультацию и мы ответим на все!