Контакты
отдел продаж
тех. поддержка
28 марта 2025

Все, о чем важно знать кадровому специалисту

Машиночитаемые доверенности в КЭДО: правила работы в 2025 году

ведущий специалист по обучению и развитию HRlink
Автор статьи
Лера Романова
шеф-редактор HRlink
Кристина Степанчук
Эксперт
В 2025 году для подписания электронных документов от имени компании сотруднику нужна машиночитаемая доверенность. В статье разбираем ключевые изменения в работе с МЧД, о которых важно знать кадровому специалисту. А также рассказываем, какие виды МЧД доступны в HRlink и как с ними работать.
Что такое машиночитаемая доверенность
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронная форма бумажной доверенности, подписанная УКЭП директора организации или индивидуального предпринимателя. Она представляет собой файл формата XML, где указана информация о доверителе, уполномоченном лице и полномочиях, которые оно получает.

Важно: МЧД — это не отсканированная копия бумажной доверенности. Документ изначально оформляют в цифровом виде, чтобы информационные системы могли обработать его автоматически.
МЧД формируют в электронном виде, заверяют УКЭП директора и сохраняют у оператора ЭДО, в УЦ, государственной (ФНС) или собственной (HRlink) ИС
До 1 сентября 2024 года сотрудникам не требовалось оформлять МЧД для подписания документов от имени компании. Информация о работодателе содержалась в сертификатах УКЭП. Выданные ранее подписи утратили юридическую силу — теперь физические лица обязаны использовать МЧД. Заверять документы электронной подписью организации может только директор, имеющий право действовать без доверенности, а электронной подписью ИП — только сам ИП.
Новые правила в работе с МЧД

Классификатор полномочий

Полномочия в машиночитаемой доверенности определяют, какие действия может совершать сотрудник от имени организации.
HR компании «IT-избушка» регулярно подписывает трудовые договоры и приказы о приеме сотрудников. Без электронной доверенности процесс оформления кандидатов был бы сложнее. Для завершения трудоустройства специалисту предстояло бы сначала отправить документы на подпись директору. Благодаря доверенности МЧД он заверяет все самостоятельно, что экономит время.
Полномочия МЧД помогают избежать ошибок и не допустить злоупотребления. В электронной доверенности указывают одно или несколько полномочий, которые можно отзывать. Например, если специалист КДП перешел в другой отдел, директор может отозвать МЧД и лишить его возможности подписывать кадровые документы от имени компании.
В 2025 году МЧД нужна всем, кто подписывает кадровые документы от имени компании. Вы можете удобно выпускать и отзывать МЧД в HRlink
Полномочия МЧД описывают в свободной форме либо выбирают из классификатора Единой системы нормативно-справочной информации (ФГИС ЕСНСИ). Это перечень с возможными действиями доверенных лиц. У каждого полномочия в единой базе есть:
  • уникальный номер (CODE);
  • название (NAME);
  • дата, когда его включили в справочник (STARTED).
Данные необходимы для автоматической проверки полномочий подписанта и корректного оформления документов.
Код полномочия на отправку сведений о несчастных случаях на производстве

Машиночитаемая доверенность с передоверием

Механизм передоверия полномочий помогает освободить ресурс руководителя. В организациях, где работает тысяча сотрудников, сложно найти время, чтобы оформить большой объем машиночитаемых доверенностей. Руководитель передает право выдачи другому человеку.
Запустить процедуру передоверия нельзя без генерального директора организации. Он инициирует процесс. Здесь стоит остановиться подробнее и рассмотреть два понятия — МЧД с правом передоверия и МЧД второго порядка.

МЧД с правом передоверия полномочий — это доверенность, которая разрешает ответственному сотруднику передавать полномочия другим физическим или юридическим лицам. Такую МЧД может подписать только директор компании или человек, присутствующий в ЕГРЮЛ.
Предприятие запускает новое производство и проводит массовый набор сотрудников. Чтобы ускорить работу отдела кадров, генеральный директор оформляет на начальника службы машиночитаемую доверенность с правом передоверия: теперь специалист не только вправе подписывать трудовые договоры, дополнительные соглашения и приказы о переводе, но и делегировать эти обязанности коллегам.
МЧД второго порядка — это доверенность, выданная на основании уже существующей МЧД, то есть в порядке передоверия.

Чтобы доверенное лицо могло перепоручать обязанности, есть несколько условий:
  • Передоверие разрешается строго в рамках полномочий, закрепленных в исходной доверенности. Лицо, которое обладает полномочиями на основании МЧД, может передавать их полностью или частично, добавлять новые полномочия запрещено. Если в корневой МЧД указано, что кадровый работник может заверять только допсоглашения к трудовым договорам, то сами договоры доверенные лица подписывать не вправе.
  • Доверенности второго и последующих порядков регистрируют в ИС и подписывают УКЭП.
  • Передоверие подтверждают через систему кадрового электронного документооборота или нотариуса.

Требования к машиночитаемым доверенностям

В Приказе Минцифры РФ №857 зафиксированы общие требования к машиночитаемым доверенностям.
  • Формат. Доверенность создают в XML-формате и заверяют усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) юрлица.
  • Данные МЧД. Указывают название и номер доверенности.
  • Срок действия. Определяют период, когда физическое лицо может действовать от имени организации.
  • Сведения о доверителе. Для ИП указывают ФИО, номер СНИЛС, ИНН, ОГРНИП. Для юридического лица — наименование, адрес, ИНН, ОГРНИП, код причины постановки на учет.
  • Сведения о представителе и перечень его полномочий. В документе детализируют все действия, которые может совершать физлицо от имени организации.
  • Электронная подпись. Фиксируют ЭП, которой заверена МЧД.
  • Сведения об информационной системе. Указывают ИС, которая предоставляет техническую возможность для работы с электронными доверенностями.
  • Возможность передоверия. Уточняют, могут ли сотрудники передавать полномочия другим уполномоченным лицам.
По всем вопросам с МЧД вы можете обратиться за консультацией к нашим экспертам

6 правил, которые нужно знать для работы с МЧД в 2025 году

Правило 1. В 2025 году обязательно использовать МЧД в системе КЭДО. В противном случае сформированные электронные архивы кадровых документов считаются нелегитимными.

Правило 2. Создание, передача и хранение МЧД осуществляются в двух форматах: 003 — единый формат, 002 — формат Федеральной налоговой службы.

Правило 3. Список госструктур, переходящих на единый формат МЧД, расширяется. С 1 мая 2025 году Росстат планирует принимать отчетность только с доверенностью в формате 003. Перед отправкой документов МЧД нужно загрузить в распределительном реестре ФНС РФ.

Правило 4. МЧД заверяются усиленной квалифицированной подписью руководителя организации. Для подтверждения полномочий подписанты используют личную УКЭП с прикрепленной МЧД, заверенной руководителем.

Правило 5. Для передачи контрагентам файл МЧД выгружают с открепленной электронной подписью и отправляют архивом.

Правило 6. Отзыв машиночитаемой доверенности осуществляет оператор информационной системы на основании заявления.

Машиночитаемые доверенности в КЭДО

Формировать и подписывать электронные доверенности можно в системах КЭДО, например, в HRlink. Платформа поддерживает работу с МЧД — позволяет выпускать доверенность по неограниченному количеству юрлиц. Это помогает компании действовать в полном соответствии с законодательными нормами и стандартами.

В КЭДО HRlink есть два варианта работы с МЧД — можно загрузить ее извне или создать прямо на портале. Обычно выпуск машиночитаемый доверенности выглядит так:
Схема работы с МЧД
Чтобы создать машиночитаемую доверенность в КЭДО HRlink:
1. Перейдите в «Справочники», выберите «МЧД» и нажмите «Создать доверенность». Далее — «Вручную».

Для создания МЧД перейдите в «Справочники»
2. Выберите из выпадающего списка организацию, представителя и перечислите полномочия, которыми планируете наделить сотрудника.
Заполните поля
3. Нажмите «Отправить на подпись». Руководитель получит уведомление, что доверенность ожидает подписания. Когда он подпишет ее УКЭП, у сотрудника появятся полномочия для работы с документами от лица компании.
Отправьте МЧД на подпись
О чем важно помнить:
  • Создавать МЧД в HRlink могут пользователи с ролью «Администратор».
  • Подписать МЧД может только лицо, действующее без доверенности и указанное в карточке Юрлица.
  • Для подписания необходима УКЭП лица действующего без доверенности с привязкой к юрлицу МЧД.
  • В HRlink кадровый специалист может скачать архив с МЧД, отслеживать статусы МЧД, просматривать сведения о доверителе, руководителе, представителе и его полномочиях, сроке действия.
Статусы МЧД

Коротко о главном

Переход на машиночитаемые доверенности — еще один шаг к цифровизации документооборота. В 2025 году использование МЧД в системах КЭДО обязательно. В противном случае сформированные электронные архивы не будет считаться легитимными.

Для работы с МЧД вы можете использовать HRlink. Платформа позволяет легко создавать, подписывать и передоверять электронные доверенности. Помогает компаниям вести кадровую деятельность в полном соответствии с законодательными нормами и стандартами.

Рекомендуем по теме:


В материале рассказываем про роль УЦ в КЭДО и объясняем, как подключение второго УЦ повлияет на катастрофоустойчивость HRlink.

Продолжаем рассказывать о функциях разных отделов HRlink. В этой статье поделимся тем, как строится и чем интересна работа команды внедрения.

В статье рассказываем, как устроена поддержка HRlink, и что именно помогает ей оставаться такой эффективной.