МЧД: новые правила подписания электронных документов

31 августа 2023 г. для всех юридических лиц вводится новое правило для подписания электронных документов. В обязательном порядке компании и индивидуальные предприниматели должны использовать машиночитаемые доверенности (МЧД).
Давайте разберемся, что такое МЧД, какие сейчас действуют правила ее оформления и использования.

Машиночитаемая доверенность, или МЧД — это электронный вариант бумажной доверенности, оформленный в виде документа с расширением XML, где описаны полномочия сотрудника какой-либо организации. Доверенность подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя компании или ИП.

Такой формат позволяет проверить подлинность МЧД автоматически, без сотрудников контрагентов или представителей контролирующих ведомств и структур (ФНС, ПФР и т. д.).

По функционалу и юридической значимости машиночитаемая доверенность не отличается от бумажной, за исключением того, что МЧД, в первую очередь, используется для работы с электронными документами.

Требования к машиночитаемой доверенности закреплены в приказах Минкомсвязи от 18.08.2021 № 856, 857 и 858. В соответствии с которыми оставляется в машиночитаемой форме в формате XML. Если доверенность передается в информационную систему, которая не может автоматически обработать и визуализировать МЧД, её можно составить в формате pdf.

МЧД должна содержать:

• наименование документа;
  
• сведения о доверителе (для ИП — Ф.И.О., СНИЛС, ИНН, регистрационный номер, для организации — наименование, адрес, ИНН, основной государственный регистрационный номер, КПП и сведения о руководителе);
  
• сведения о представителе (Ф.И.О., дату рождения, серию и номер паспорта, дату его выдачи, наименование и код органа, выдавшего паспорт, СНИЛС и ИНН);
  
• дату создания доверенности;
  
• срок действия доверенности;
  
• перечень полномочий представителя;
  
• номер доверенности;
  
• УКЭП, которой подписана доверенность;
  
• возможность передоверия доверенности.
  

С 1 марта 2022 г. организации в добровольном порядке начали применять этот инструмент при обмене электронными документами. Переходный период продлится до 31 августа 2023 г. (включительно), После этого использование МЧД станет обязательным.

Представителям компаний или ИП на данный момент можно использовать:

• электронные подписи физического лица с приложением машиночитаемой доверенности;
  
• сертификаты, выданные аккредитованными удостоверяющими центрами, в которых указана информация о физическом лице и его принадлежности к организации.

С 1 сентября 2023 года, для подписания электронных документов от лица руководителя, а также для сдачи электронной отчетности сотрудники организаций, участвующие в данных процессах (кроме руководителей и представителей ИП) обязаны будут оформить МЧД.

По окончании переходного периода документы можно будет подписывать:

• электронной подписью руководителя юрлица, ИП (без МЧД);
  
• КЭП физлица (только с МЧД).
  

Сейчас на сайте ФНС в тестовом режиме работает сервис по созданию и обмену машиночитаемых доверенностей. Там можно проверить МЧД, сформировать заявление об её отмене и пр.

Что нужно сделать для подписания электронных документов МЧД:

1. Сотрудник должен получить в аккредитованном удостоверяющем центре КЭП физического лица.
   
2. Руководитель должен оформить на сотрудника МЧД и пописать её своей УКЭП.
   
3. Внести информацию о доверенности в сервис МЧД ФНС.
   

После того, как все данные внесены, сотрудник может подписывать электронные документы или отчетность от имени компании своей КЭП физлица с обязательным приложением МЧД.

Сервис дает возможность оформить основную доверенность от имени руководителя или ИП, а так же доверенность передоверия. Аннулировать оба вида МЧД можно также онлайн. Доверитель может сделать это в любое время, независимо от срока действия МЧД. Если аннулируется основная доверенность, автоматически перестает действовать и доверенность передоверия.

Рекомендуем начать оформление МЧД заранее, что бы не столкнуться с проблемой в подписании документов и предоставлении отчетности за третий квартал 2023 г.