В 2025 году для подписания электронных документов от имени компании сотруднику нужна машиночитаемая доверенность. В статье разбираем ключевые изменения в работе с МЧД, о которых важно знать кадровому специалисту. А также рассказываем, какие виды МЧД доступны в HRlink и как с ними работать.

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронная форма бумажной доверенности, подписанная УКЭП директора организации или индивидуального предпринимателя. Она представляет собой файл формата XML, где указана информация о доверителе, уполномоченном лице и полномочиях, которые оно получает.

Важно: МЧД — это не отсканированная копия бумажной доверенности. Документ изначально оформляют в цифровом виде, чтобы информационные системы могли обработать его автоматически.

До 1 сентября 2024 года сотрудникам не требовалось оформлять МЧД для подписания документов от имени компании. Информация о работодателе содержалась в сертификатах УКЭП. Выданные ранее подписи утратили юридическую силу — теперь физические лица обязаны использовать МЧД. Заверять документы электронной подписью организации может только директор, имеющий право действовать без доверенности, а электронной подписью ИП — только сам ИП.

Полномочия в машиночитаемой доверенности определяют, какие действия может совершать сотрудник от имени организации.

Полномочия МЧД описывают в свободной форме либо выбирают из классификатора Единой системы нормативно-справочной информации (ФГИС ЕСНСИ). Это перечень с возможными действиями доверенных лиц. У каждого полномочия в единой базе есть:

• уникальный номер (CODE);
• название (NAME);
• дата, когда его включили в справочник (STARTED).

Данные необходимы для автоматической проверки полномочий подписанта и корректного оформления документов.

Механизм передоверия полномочий помогает освободить ресурс руководителя. В организациях, где работает тысяча сотрудников, сложно найти время, чтобы оформить большой объем машиночитаемых доверенностей. Руководитель передает право выдачи другому человеку.
Запустить процедуру передоверия нельзя без генерального директора организации. Он инициирует процесс. Здесь стоит остановиться подробнее и рассмотреть два понятия — МЧД с правом передоверия и МЧД второго порядка.

МЧД с правом передоверия полномочий — это доверенность, которая разрешает ответственному сотруднику передавать полномочия другим физическим или юридическим лицам. Такую МЧД может подписать только директор компании или человек, присутствующий в ЕГРЮЛ.

МЧД второго порядка — это доверенность, выданная на основании уже существующей МЧД, то есть в порядке передоверия.

Чтобы доверенное лицо могло перепоручать обязанности, есть несколько условий:

• Передоверие разрешается строго в рамках полномочий, закрепленных в исходной доверенности. Лицо, которое обладает полномочиями на основании МЧД, может передавать их полностью или частично, добавлять новые полномочия запрещено. Если в корневой МЧД указано, что кадровый работник может заверять только допсоглашения к трудовым договорам, то сами договоры доверенные лица подписывать не вправе.
• Доверенности второго и последующих порядков регистрируют в ИС и подписывают УКЭП.
• Передоверие подтверждают через систему кадрового электронного документооборота или нотариуса.

В Приказе Минцифры РФ №857 зафиксированы общие требования к машиночитаемым доверенностям.

• Формат. Доверенность создают в XML-формате и заверяют усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) юрлица.
• Данные МЧД. Указывают название и номер доверенности.
• Срок действия. Определяют период, когда физическое лицо может действовать от имени организации.
• Сведения о доверителе. Для ИП указывают ФИО, номер СНИЛС, ИНН, ОГРНИП. Для юридического лица — наименование, адрес, ИНН, ОГРНИП, код причины постановки на учет.
• Сведения о представителе и перечень его полномочий. В документе детализируют все действия, которые может совершать физлицо от имени организации.
• Электронная подпись. Фиксируют ЭП, которой заверена МЧД.
• Сведения об информационной системе. Указывают ИС, которая предоставляет техническую возможность для работы с электронными доверенностями.
• Возможность передоверия. Уточняют, могут ли сотрудники передавать полномочия другим уполномоченным лицам.

Правило 1. В 2025 году обязательно использовать МЧД в системе КЭДО. В противном случае сформированные электронные архивы кадровых документов считаются нелегитимными.

Правило 2. Создание, передача и хранение МЧД осуществляются в двух форматах: 003 — единый формат, 002 — формат Федеральной налоговой службы.

Правило 3. Список госструктур, переходящих на единый формат МЧД, расширяется. С 1 мая 2025 году Росстат планирует принимать отчетность только с доверенностью в формате 003. Перед отправкой документов МЧД нужно загрузить в распределительном реестре ФНС РФ.

Правило 4. МЧД заверяются усиленной квалифицированной подписью руководителя организации. Для подтверждения полномочий подписанты используют личную УКЭП с прикрепленной МЧД, заверенной руководителем.

Правило 5. Для передачи контрагентам файл МЧД выгружают с открепленной электронной подписью и отправляют архивом.

Правило 6. Отзыв машиночитаемой доверенности осуществляет оператор информационной системы на основании заявления.

Формировать и подписывать электронные доверенности можно в системах КЭДО, например, в HRlink. Платформа поддерживает работу с МЧД — позволяет выпускать доверенность по неограниченному количеству юрлиц. Это помогает компании действовать в полном соответствии с законодательными нормами и стандартами.

В КЭДО HRlink есть два варианта работы с МЧД — можно загрузить ее извне или создать прямо на портале. Обычно выпуск машиночитаемый доверенности выглядит так:

Чтобы создать машиночитаемую доверенность в КЭДО HRlink:
1. Перейдите в «Справочники», выберите «МЧД» и нажмите «Создать доверенность». Далее — «Вручную».

2. Выберите из выпадающего списка организацию, представителя и перечислите полномочия, которыми планируете наделить сотрудника.

3. Нажмите «Отправить на подпись». Руководитель получит уведомление, что доверенность ожидает подписания. Когда он подпишет ее УКЭП, у сотрудника появятся полномочия для работы с документами от лица компании.