Внедрение: легко, просто,
без лишних ресурсов.
Лучшие практики команды HRlink

Работа HRlink не заканчивается в тот момент, когда клиент принял решение перейти на КЭДО. Наша команда разрабатывает продукт и представляет его компаниям, а ещё занимается внедрением и сопровождением после завершения проекта. Такой подход позволяет организациям тратить минимум усилий на внедрение КЭДО от HRlink. Например, для перехода на платформу и её настройки даже не потребуются штатные IT-специалисты.

Продолжаем рассказывать о функциях разных отделов HRlink. О службе заботы мы писали здесь, а в этой статье поделимся тем, как строится и чем интересна работа команды внедрения.

Команда внедрения HRlink помогает компаниям любых размеров, от 1 до 100 000+ сотрудников, переходить на КЭДО. Сотрудники отдела подключаются к проекту сразу после заключения договора.

Главная задача внедрения — провести организацию через весь процесс перехода, от старта до полноценного использования системы в компании. Сотрудники HRlink отвечают за следующие шаги:

• весь цикл ведения проекта, от подготовки до подключения;
  
• консультации по юридическим и техническим вопросам;
  
• помощь в настройке системы;
  
• поддержка и сопровождение на всех этапах;
  
• обучение специалистов КДП и сотрудников;
  
• помощь в информировании работников о КЭДО (промо, презентации, подготовка информационных и приветственных писем).

Сегодня в отделе внедрения работает 18 сотрудников, включая руководителя подразделения. Команда делится на две группы, у каждой из которых есть свой ответственный. Отдел быстро растёт вместе с числом клиентов HRlink.

Работа отдела внедрения начинается после заключения договорных отношений. После этого команда назначает встречу-знакомство, на которой:

• определяется готовность компании к переходу на КЭДО;
  
• описываются взаимные ожидания и критерии успешного внедрения;
  
• составляется дорожная карта проекта;
  
• определяются дальнейшие шаги.

Как правило над проектом работает один специалист по внедрению. Он является единым окном и связующим звеном между командами на стороне HRlink и на стороне клиента. В некоторых случаях, когда проект усложняется множеством процессов по подготовке к внедрению (если необходимо нарисовать схемы кадровых процессов, сопровождать написание интеграции и т.п.), к работе подключается больше сотрудников HRlink.

В зависимости от размера компании клиента, сроки внедрения могут быть разными. Стандартно для организаций со 100 сотрудниками на переход закладывается три месяца, но чаще всего проект завершается гораздо раньше. Компании численностью до 8000 сотрудников могут внедрить КЭДО за 6-8 месяцев, с 20 000 — за год.

Проекты, где на стороне клиента пишется сложная интеграция, могут быть долгоиграющими. При этом самый быстрый переход на HRlink состоялся у небольшой компании с 70 сотрудниками. Внедрение системы КЭДО произошло всего за два часа прямо на встрече по обучению для персонала.

Чтобы взглянуть на работу отдела внедрения HRlink изнутри, мы задали три вопроса его руководителю Марине Чирковой.

Как строится работа с новичками в твоей команде? Кто участвует в процессе обучения и какие практики адаптации вы используете?

В первый рабочий день наш новичок знакомится со своим непосредственным руководителем, наставником и попадает в центр обучения. Его первая большая задача — изучить Федеральные законы о КЭДО, работу системы 1С и другие интеграции с HRlink, порядок работы с клиентами во время внедрения и многое другое. Специалист по внедрению должен знать ответы на любые вопросы, которые возникают у клиентов в процессе перехода.

По мере выполнения поставленных задач, наставник новичка проводит статус-встречи, проверяет проделанную работу и отвечает на его вопросы. После этого для сотрудника проводятся тестовые встречи с клиентами и он сдаёт экзамены: практический и теоретический.

Какие самые распространенные трудности, с которыми сталкиваются в работе специалисты по внедрению?

Требования специалистов по информационной безопасности — то, с чем мы сталкиваемся чаще всего. У некоторых компаний довольно жёсткие требования к системам, с которыми они работают. Особенно часто это касается госкомпаний. Решение HRlink соответствует всем требованиям по информационной безопасности и входит в реестр отечественного ПО. А для тех, кто не может размещаться в облаке, у нас есть версия On-Premise.

Вторая трудность, с которой мы сталкиваемся — технические сложности на стороне клиента. Это происходит, когда системам компании нужна дополнительная настройка.

Третья трудность при внедрении — сопротивление со стороны отдела кадров и сотрудников. Даже если руководство компании приняло решение перейти на КЭДО, персонал не всегда поддерживает эту идею. Наша команда помогает организациям проводить обучение сотрудников и знает, как работать с возражениями.

От чего зависит успех проекта по внедрению КЭДО?

• От заинтересованности и готовности компании идти в КЭДО и довериться экспертизе HRlink.
  
• От технической готовности на стороне клиента.
  
• От совпадения ожиданий компании и нашего предложения ей.
  

От работы команды внедрения зависит то, насколько быстро и успешно клиенты HRlink перейдут на КЭДО. Наши специалисты берут на себя все вопросы технического характера, помогают учесть юридические аспекты и готовы отвечать на любые вопросы о работе системы. А в следующих материалах мы расскажем о функциях других отделов HRlink.