Как «Петрович» за полгода перевёл все процессы и 7500+ сотрудников в КЭДО

«Петрович» — один из крупнейших продавцов строительных материалов. Чтобы упростить и оптимизировать процессы КДП в большой компании, потребовалось современное решение. Им стал КЭДО от HRlink.

«Петрович» — отечественная компания, которая специализируется на продаже строительных и отделочных материалов, а также комплектации крупных объектов жилой, коммерческой и социальной инфраструктуры.

• 20 строительно-торговых центров (СТЦ) в Санкт-Петербурге, Москве, СЗФО и ЦФО.
• 7500+ сотрудников.

Причины, по которым компания «Петрович» решила перейти на КЭДО:

• Компания крупная, при этом каждый год активно растет. Соответственно, нагрузка на кадровых специалистов была высокой.
  
• Много удаленных сотрудников, которые не могли лично прийти в офис и подписать документы. Нужно было найти решение, которое позволило бы упростить процесс.
  
• Благодаря автоматизации можно значительно сэкономить на бумаге, печати, расходниках, тратить меньше ресурсов на найм и оформление новых сотрудников.
  

В компании выделили следующие критерии выбора платформы:

• удобный интерфейс;
  
• доступность техподдержки;
  
• возможность установить облачную версию, чтобы не тратить ресурсы на создание и поддержку собственных серверов;
  
• включенность в процесс со стороны команды внедрения HRlink.
  

Поскольку «Петрович» — крупная компания, в которой работает более 7500 сотрудников, интеграцию разделили на несколько этапов.

1. Пилотный проект на один небольшой строительно-торговый центр СТЦ. На этом этапе в «Петровиче» выполнили интеграцию и собрали согласия сотрудников. Переход на КЭДО — это не только техническое внедрение, но и обширная работа по изменениям в компании, по вовлечению и обучению сотрудников, преодолению их страхов и беспокойств. Поэтому потребовался месяц, чтобы подготовить работников и перейти на КЭДО в рамках одного СТЦ.
   
2. Затем КЭДО масштабировали на все СТЦ — около 4500 сотрудников.
   
3. После перевели офис на кадровый электронный документооборот — еще примерно 3000 работников.
   

Отзывы от сотрудников первого пилотного СТЦ в основном положительные. Довольные сотрудники «Петровича» на собственном примере показывали другим работникам, как функционирует КЭДО и почему это удобно для всех.

Цифры по проекту:

• 15,4 млн рублей — общая экономия на кадровом документообороте в 2023 году;
  
• с 1,91 млн рублей до 250 тысяч рублей сократились расходы на печать и бумагу;
  
• 40 типов документов переведены в электронный вид;
  
• 98% составляет вовлеченность сотрудников в проект по КЭДО.

Итоги перехода на КЭДО:

• рост производительности труда и контроль всех процессов;
  
• снижение количества ошибок в документах;
  
• сокращение затрат на печать;
  
• безопасность и сохранность данных;
  
• повышение оперативности доступа к информации;
  
• обеспечение прозрачности кадрового документооборота;
  
• улучшение качества взаимодействия между структурными подразделениями.
  

Иногда именно поддержка сотрудников может помочь компании внедрить КЭДО быстро и эффективно. Например, руководство ИТ-ГРАД встретило мощную поддержку проекта по автоматизации документооборота со стороны персонала. Сотрудники давно хотели избавиться от бумажной волокиты.

При этом представителям старшего поколения бывает трудно перестроиться и адаптироваться к изменениям. Поэтому важно использовать разные подходы, чтобы помочь персоналу разных возрастов «‎подружиться»‎ с системой КЭДО.