Как поддержка сотрудников помогает внедрить КЭДО быстро и эффективно: опыт ИТ-ГРАД

ИТ-ГРАД – IT-компания, специализирующаяся на предоставлении облачных услуг клиентам. Основные продукты: виртуальные дата-центры, гибридные облака, аренда виртуальной системы хранения данных для корпоративных клиентов, хранение и обработка персональных данных в соответствии с законодательством, ряд востребованных SaaS, DaaS, PaaS-сервисов (в том числе решение для коллективной разработки ПО).

В штате ИТ-ГРАД 93 сотрудника.

Сервис работает в режиме «24/7», потому процессы, в том числе и документооборота, практически не останавливаются. Для компании было важно найти решение, которое позволит быстро и удобно согласовывать и подписывать документы с сотрудниками, где бы они ни находились: в офисе, в командировке, на удаленке.

Для ИТ-ГРАД важными факторами при принятии решения стали несколько пунктов:

• подробный информативный сайт HRlink — он помог быстро сориентироваться в продукте;
• скорость выпуска подписи;
• наличие отчетов в системе;
• гибкий подход к количеству лицензий — клиент может быстро увеличить их количество, если активно масштабирует бизнес;
• быстрая и простая интеграция в IT-ландшафт компании без дополнительной платы;
• доступная цена;
• качественная техническая поддержка.

Договор был подписан за две недели. Полная интеграция заняла три недели: была подготовлена вся документация, подключены почти все сотрудники компании, проведено обучение персонала.

ИТ-ГРАД отмечают, что обучение сотрудников было очень быстрым — всего за одну встречу менеджеры HRlink подробно рассказали о сервисе, его плюсах, дали конкретные инструкции по использованию и ответили на возникшие вопросы.

Со стороны сотрудников руководство компании встретило мощную поддержку — персонал давно хотел уйти от бумажного документооборота и потому активно принял участие во внедрении КЭДО в процессы. Реализовано более 50 шаблонов документов, где сотруднику необходимо лишь внести данные и подписать.

Быстрая интеграция сервиса в процессы ИТ-ГРАД дала не менее быстрые результаты, полностью ответив ожиданиям бизнеса:

• процессы КДП стали максимально прозрачными для сотрудников и руководства;
  
• все документы подписываются вовремя;
  
• риск утери документов при пересылке сведен к нулю;
  
• сократилось время на подписание документов и появилось время на новые проекты;
  
• сократились затраты на бумагу, курьерную службу и хранение документов;