При приеме нового сотрудника работодатель обязан составить трудовой договор (ТД). Неправильное оформление или отказ от договора чреваты штрафами. Чтобы их предупредить, необходимо соблюдать законодательные нормы. Даем ответы на самые важные вопросы о трудовых договорах, разбираем правила составления.
Что такое трудовой договор
Трудовой договор — соглашение между сотрудником и работодателем, устанавливающее права и обязанности обеих сторон. Например, сотрудник обязуется выполнять должностные обязанности. Работодатель — обеспечивать условия труда и регулярно выплачивать зарплату.
Содержание трудового договора регламентируется Трудовым кодексом Российской Федерации. ТК РФ задает рамки, в пределах которых работодатель и работник могут определять условия труда. Условия, ухудшающие положение сотрудника по сравнению с установленным ТК РФ, будут считаться недействительными.
Основная задача трудового договора — юридически защитить стороны в случае разногласий. Например, в ТД указана четырехдневная рабочая неделя, но компания заставляет сотрудника трудиться в выходные без дополнительной оплаты. Работник может пожаловаться в трудовую инспекцию. Другой пример — сотрудник систематически опаздывает. Работодатель вправе применить дисциплинарное взыскание и штраф.
Виды договоров
По сроку действия выделяют два вида ТД:
- Бессрочный. Соглашение заключается на неопределенный срок. Действует до расторжения по инициативе одной из сторон или в иных установленных законом случаях. Подписывается в срок до трех дней после того, как новый сотрудник приступил к работе;
- Срочный. Заключается на определенный срок или до завершения конкретной работы. Договор оформляют для временных или сезонных работ, а также персонала, который направляется за границу. Полный перечень причин зафиксирован в статье 59 ТК РФ.
Максимальный срок для срочных ТД — пять лет, минимального нет, он может составлять от одного дня. Когда в ТД не оговорен период действия, документ считается заключенным на неопределенный срок. Срочный документ станет бессрочным, если после его окончания сотрудник продолжит выполнять обязанности, а работодатель не будет возражать. Это регламентирует статья 58 ТК РФ.
По месту работы выделяют следующие виды ТД:
- Основное место работы. Это работа, на которой сотрудник официально трудоустроен. ТД фиксирует постоянную занятость.
- Совместительство. Речь идет о выполнении работы на другом месте или в той же компании в свободное от основной занятости время.
По способу оформления:
- Бумажная форма. Оформление, подписание договора обеими сторонами на бумажном носителе. Первый экземпляр хранится у работодателя, второй передается работнику.
- Электронная форма. С 2021 года в России официально разрешено заключение ТД в электронном виде через системы КЭДО. Такой формат позволяет подписывать документы с использованием УКЭП. Заключение трудового договора через КЭДО осуществляется в специализированной информационной системе, например, HRlink. После подписания обеими сторонами электронный документ приобретает полную юридическую силу, приравненную к бумажному.
По какой форме составлять
Унифицированного бланка трудового договора нет. Некоммерческие организации, а также микропредприятия вправе использовать типовой ТД, утвержденный Постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858. Типовую форму можно корректировать с учетом трудовых функций сотрудников. Остальные работодатели могут в качестве основы взять образец, доступный на сайте Роструда, — это не унифицированный формат, поэтому его тоже можно изменять.
Какие документы нужны сотруднику для заключения ТД
Перечень документов, которые может запросить работодатель, зафиксирован в статье 65 ТК РФ:
- удостоверение личности сотрудника;
- СНИЛС;
- трудовая книжка или подтверждение деятельности;
- документы воинского учета;
- документ об образовании, квалификации, получении спецзнаний, если их требует должность. Например, без диплома медицинского вуза нельзя нанять стоматолога, без водительских прав с нужной категорией — дальнобойщика на фуру. Можно запрашивать только в случаях, когда работа требует соответствующего уровня образования. Правовыми основаниями являются Трудовой кодекс РФ, ЕКСД и профессиональные стандарты, утвержденные Минтрудом;
- справка об отсутствии судимости. Необходима для профессий, связанных с работой с детьми, социально уязвимыми группами и медицинским обслуживанием несовершеннолетних, государственной службой и силовыми структурами, транспортом и авиацией.
В 2025 году правила работы с персональными данными кандидатов меняются. А штрафы за нарушение измеряются миллионами рублей. Если вы запрашиваете паспортные сведения по почте или в мессенджере и собираете согласия на обработку ПДн только при подписании трудового договора — вы в зоне риска.
Избежать штрафов помогает Start Link. Сервис позволяет отправлять кандидатам на подписание согласие на обработку персональных данных с помощью простой электронной подписи. И удаленно собирает необходимые для трудоустройства сведения — запрашивает только те документы, что установил работодатель.
Содержание и основные положения ТД
Документ составляют в двух экземплярах, каждый из которых должны подписать сотрудник и работодатель. После заключения один экземпляр хранится у работодателя в течение 50 лет, второй — у нанятого работника. Общие положения, касающиеся трудовых договоров, изложены в главе 10 ТК РФ. Содержание ТД регулирует статья 57 ТК РФ, оно разделено на три части.
Преамбула
Здесь указывают:
- полное имя работника;
- наименование работодателя согласно учредительным документам или ФИО для нанимателей — физлиц;
- сведения об удостоверениях личности работника и нанимателя — физлица;
- ИНН работодателя. Не указывается для работодателей — физлиц, не являющихся ИП;
- сведения об уполномоченном представителе работодателя: должность, ФИО, данные доверенности;
- дата, место заключения ТД.
Основная часть
Содержит обязательные и дополнительные условия, последние включают в ТД по соглашению сторон. При фиксировании основных параметров нужно руководствоваться статьей 57 ТК РФ.
Место работы. Прописывается место нахождения организации или подразделения. При найме дистанционного сотрудника прописывается населенный пункт, в котором он проживает.
Трудовая функция. Конкретная должность в штатном расписании с фиксированием квалификации. Название указывается по профстандарту или ЕТКС в следующих случаях:
- место с вредными или опасными условиями труда;
- сотрудник имеет право на досрочную пенсию, надбавки и прочие льготы;
- работа связана с особыми условиями допуска, например, необходима группа по электробезопасности.
Некоторые должности и профессии дают право на компенсации и льготы. Если назвать их в ТД по-другому, у работника могут возникнуть проблемы с социальным фондом, и он не сможет претендовать на доплаты. Например, в ОКПДТР или ЕТКС указана профессия «вальщик леса», связанная с опасными и вредными условиями труда. В ТД вписывают «лесозаготовитель» — такого названия в списках нет, поэтому сотрудник столкнется со сложностями.
Дата начала работы. Прописывают в формате ДД.ММ.ГГ.
Срок действия и основания. Указывают срок действия и основания для заключения срочного ТД.
Условия оплаты. Фиксируют:
- размер оклада или тарифную ставку;
- доплаты, надбавки;
- компенсационные выплаты, например, за выездную работу.
Дополнительно можно дать ссылку на внутреннее положение о премировании, если оно есть в компании.
Режим рабочего времени, отдыха. Прописывают отдельно только в том случае, если режим нанимаемого работника отличается от правил, действующих в организации. Что нужно указать:
- время начала, окончания работы;
- длительность рабочей недели;
- продолжительность смены или рабочего дня;
- перерывы, например, еженедельные или между сменами;
- режим рабочего времени: ненормированный, неполный, гибкий, сменный;
- длительность дополнительного оплачиваемого и ежегодного отпуска.
Если режим нового сотрудника не отличается, то дают ссылку на правила внутреннего трудового распорядка.
Условия труда. Указывают класс или подкласс по результатам проведенной СОУТ.
Характер работы. Прописывают условия, которые определяют характер деятельности: разъездная, подвижная, иная.
Гарантии, компенсации за работу с вредными и опасными условиями труда. Если таких условий нет — строку не заполняют. Если есть — необходимо указать условия труда, а также перечислить все положенные льготы и надбавки. К последним могут относиться дополнительный отпуск, бесплатное молоко.
Обязательное социальное страхование. Должно соответствовать действующему Кодексу и федеральным законам.
Дополнительные условия. Не являются обязательными, вносятся в ТД по соглашению сторон. Например, можно прописать права и обязанности сторон, неразглашение коммерческой тайны, обучение за счет работодателя или испытательный срок.
Документ не должен ухудшать права работника, быть дискриминационным и противоречить законодательству. К таким нарушениям относятся оклад ниже минимального в регионе, трудоустройство без отпуска и другие причины.
Заключение
В заключение выносятся адреса и реквизиты сторон.
Как подписать трудовой договор в КЭДО
КЭДО позволяет управлять операциями с кадровыми документами онлайн. Системы экономят место для архивов, компания не нуждается в курьерской службе или расходниках. Упрощается контроль, HR-процессы систематизируются, соблюдаются требования 152-ФЗ.
Для подписания электронного документа компания должна подключить систему КЭДО, например, HRlink. Процедура заключения ТД проходит в несколько кликов:
- работодатель или уполномоченное лицо составляет договор в системе КЭДО, отправляет онлайн сотруднику для ознакомления;
- стороны подписывают соглашение электронными подписями, после чего оно вступает в силу.
Электронный трудовой договор обладает той же юридической силой, что и бумажный. Разница лишь в способе оформления и заключения — все выполняется онлайн.
Когда договор вступает в силу
Документ вступает в силу с момента подписания — статья 61 ТК РФ. Работник должен приступить к выполнению обязанностей в день, который зафиксирован в документе. Если дата не указана — на следующий рабочий день после вступления ТД в силу.
Можно ли изменить ТД
Вносить изменения в трудовой договор можно по взаимному соглашению сторон или по инициативе работодателя. Согласно статье 74 ТК РФ, работодатель вправе вносить корректировки в договор самостоятельно при изменении организационных или технологических условий труда. В этом случае необходимо:
- подготовить пакет документов, которые подтверждают изменения;
- уведомить сотрудника под подпись. Уведомление следует произвести не менее чем за два месяца до внесения корректировок в ТД;
- получить отказ или согласие работника. При согласии подписывается допсоглашение об изменении. В случае отказа наниматель предлагает новую должность, если и она не подходит — договор расторгают.
Можно ли расторгнуть ТД
Основания для расторжения зафиксированы в главе 13 ТК РФ:
- Желание сотрудника. Он должен подать заявление и уведомить работодателя не менее чем за 14 дней до увольнения;
- Соглашение сторон. Расторжение по взаимному согласию возможно в любой момент;
- Истечение срока действия. Актуально для срочных ТД. За три дня до истечения срока действия документа работодатель должен уведомить сотрудника письменно или в системе КЭДО. Если этого не сделать, то работник продолжит выполнять свои обязанности, а договор будет признан бессрочным;
- Смена собственника, реорганизация. Если работник готов продолжить сотрудничество, то договор продолжает действовать. Если не хочет — ТД расторгается;
- Нежелание работать в новых условиях труда. Если ТД изменяется по инициативе работодателя, то сотрудник имеет право отказаться;
- Увольнение за нарушения. Например, причиной могу стать систематические опоздания, дающие работодателю право расторгнуть договор;
- Переезд компании. Сотрудник может расторгнуть ТД, если компания переезжает на новое место.
Если сторонам не удалось договориться, то расторжение трудового договора осуществляется через суд. Альтернатива — комиссия по трудовым спорам, но только если она есть в организации.
Коротко о главном
Трудовой договор — соглашение, регулирующее взаимоотношения между сотрудником и работодателем. Он определяет права и обязанности сторон. Трудовой договор не может противоречить действующему законодательству. Для его составления и подписания можете использовать систему КЭДО HRlink.