За две недели до начала нового календарного года компании утверждают важный локальный нормативный акт — график отпусков. Это обязательный документ, за отсутствие которого предусмотрен штраф. Рассказываем, как его составить и что важно учитывать в 2025 году. А также разбираем, каким категориям сотрудников положен отпуск вне очереди.
Что такое график отпусков
График отпусков — документ с информацией о том, какие сотрудники, когда и на сколько дней идут в отпуск. В него включают всех, с кем компания подписала трудовой договор. Исключение — работники в отпуске по уходу за ребенком: если они не будут выходить на работу в следующем календарном году, то в графике их не отмечают.
Какие компании должны составлять график отпусков
Составление графика обязательно для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц. Его утверждают и ведут все работодатели, независимо от количества сотрудников. Но есть исключения:
- микропредприятия с штатом до 15 человек;
- компании и ИП, работающие меньше года;
- некоммерческие организации.
Микропредприятия вправе заменить график индивидуальными соглашениями с сотрудниками. Соответствующий пункт нужно внести в трудовой договор. Организации и индивидуальные предприниматели не составляют график в первый год: сотрудники уходят в отпуск по заявлениям через 6 месяцев после начала работы. В следующем году график составляют по стандартной процедуре.
Какие отпуска нужно включать в график
Основной. Для большинства сотрудников длительность составляет 28 календарных дней, но есть категории работников, которым положен удлиненный период отдыха. Например, люди с инвалидностью и госслужащие отдыхают 30 дней, несовершеннолетние — 31 день, сотрудники спасательных служб — 30-40 дней в зависимости от стажа.
Дни основных оплачиваемых отпусков, которые остались у сотрудников с предыдущих лет, не «сгорают». За работником остается право их использовать в следующем году. Например, работник в 2024 году взял отпуск сроком 20 календарных дней, оставшиеся 8 он может использовать в 2025, но только по согласованию с руководителем и фиксированием договоренностей в графике.
Неиспользованные в прошлом году дни считаются дополнительными. Если сотрудник не ходит в отпуск более двух лет — организацию или ИП могут оштрафовать. Отпуск можно делить на части, но одна из них должна составлять не менее 14 дней.
Дополнительный. Предоставляется тем, кто задействован на производствах с опасными или вредными условия труда, работает в районах Крайнего Севера или имеет ненормированный график. Все основания на предоставление дополнительного отпуска отражены в статьях 116-119 ТК РФ, а также ЛНА организации. Если в трудовом договоре есть запись о ненормированных рабочих днях, работнику положен гарантированный дополнительный отпуск — не менее трех календарных дней в год.
Учебные отпуска, по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам (статья 128 ТК РФ), при которых не сохраняется зарплата, в графике не фиксируются.
Какие категории работников имеют приоритет
При составлении графика сотрудники делятся пожеланиями, при этом финальное решение — за работодателем. Некоторые категории работников имеют приоритет на предоставление отпуска в удобные для них даты. Об этом важно помнить при составлении ЛНА.
Отпуск в удобное для них время могут брать:
- женщины перед отпуском по беременности и родам (БиР) и сразу после него;
- сотрудники младше 18 лет;
- мужчины, чьи жены пребывают в отпуске по БиР;
- совместители — они идут в отпуск в даты, аналогичные основному месту работы;
- один из родителей или опекунов, воспитывающих ребенка с инвалидностью в возрасте до 18 лет;
- ветераны боевых действий;
- супруги военнослужащих — они вправе брать отпуск в даты, совпадающие с периодом отдыха мужа или жены;
- работники, воспитывающие от трех детей в возрасте до 18 лет, но до достижения младшим ребенком 14 лет;
- доноры крови, награжденные знаком «Почетный донор России».
Некоторые из перечисленных сотрудников могут взять отпуск авансом: в течение первых шести месяцев работы, а не через полгода после трудоустройства. Сюда входят:
- работники до 18 лет;
- усыновители детей в возрасте до 3 месяцев;
- супруги военнослужащих;
- совместители.
Рассмотрим на примере. В компании работают 25 сотрудников. Два из них младше 18 лет, один — устроен по совместительству. Работники младше 18 лет получают право выбрать даты отпуска самостоятельно. Совместитель утверждает даты под отпуск на основном месте работы. Остальные сотрудники распределяют дни по согласованию друг с другом и работодателем.
Особенности составления графика отпусков
Разберем, о чем важно помнить при составлении графика.
По какой форме нужно составлять график
Можно использовать унифицированную № Т-7 или созданную внутри компании. Собственная форма должна содержать:
- даты утверждения;
- название организации;
- данные приказа;
- пометку о том, что график согласован с профсоюзом;
- данные по сотрудникам: ФИО, табельный номер (при совпадении инициалов), структурное подразделение и занимаемая должность, число дней отпуска.
При разработке собственных форм рекомендуется опираться на унифицированную. Форму и порядок заполнения утверждают внутренним приказом.
Когда руководитель должен утверждать график
Срок утверждения регламентирует законодательство: не менее чем за две недели до нового года. График на 2026 год компании должны утвердить до 17 декабря 2025.
Кто занимается составлением, кто подписывает график
График составляет руководитель или уполномоченный сотрудник отдела кадров. В небольших компаниях обязанности можно возложить на секретаря или бухгалтера. В крупных организациях графики формируют на уровне структурных подразделений, после чего передают кадровым специалистам, которые составляют единый сводный документ. Подписывает график начальник кадровой службы, утверждает руководитель организации.
Как составить и утвердить график отпусков
Документ можно вести в бумажном и электронном виде. Рассмотрим этапы составления бумажного графика.
Этап №1: сбор пожеланий сотрудников
Соберите пожелания, чтобы разделить даты честно и удобно для всех. Это можно сделать в электронном виде, например, попросить коллег заполнить Google Таблицу и указать предпочтительное время отпуска.
Этап №2: составление черновика
Внесите всю собранную информацию в черновой график. Проведите проверку совпадения дат и убедитесь, что учтены:
- интересы льготных категорий работников;
- дополнительные дни отпуска тех, кто имеет на них право.
Если графики получены от разных структурных подразделений – проверяйте каждый, а потом формируйте единый сводный документ.
Этап №3: согласование с профсоюзом
Если в организации есть профсоюз — согласуйте график с ним. На утверждение профсоюзу выделяют пять рабочих дней с даты передачи документа. Объединение должно предоставить письменный ответ.
Этап №4: утверждение и издание приказа
График подписывает руководитель или его представитель на основании доверенности. Приказ издает руководитель компании или ИП, если документ имеет свободную форму. Если график составляется по унифицированной форме № Т-7 — приказ не требуется.
Ознакомьте сотрудников с графиком. Это можно сделать под подпись (лист ознакомления), путем проведения общего собрания или размещения документа на корпоративном стенде. Ознакомление под подпись является наиболее надежным вариантом, предупреждает трудовые споры и подтверждает, что работники видели документ.
Создание графика отпусков в КЭДО
Чтобы ускорить создание и утверждение графика, компании используют системы кадрового электронного документооборота. В HRlink реализован модуль отпусков — он полностью автоматизирует процесс и экономит время кадровых специалистов.
Основная функциональность модуля отпусков HRlink:
- количество доступных дней отпуска для сотрудников — работники видят их в момент подачи заявления;
- передача данных за весь период работы из учетных систем, с которыми интегрирована платформа HRlink;
- настраиваемые сроки подачи заявлений на отпуск;
- подача и подписание документов в интерфейсе системы в несколько кликов.
Узнайте, как модуль отпусков HRlink упрощает работу отдела КДП. Перейти к обзору функциональности
Вопрос-ответ
Как изменить график
График отпусков — обязательный ЛНА для работодателя и работников, поэтому любые изменения вносятся только по соглашению сторон. Если отпуск запрашивает сотрудник из приоритетных категорий — работодатель не может ему отказать. Такой работник пишет заявление, издается приказ, а в действующий график вносятся изменения.
Сотрудники без льгот, которые хотят уйти в отпуск не по графику, пишут заявление на имя работодателя с просьбой перенести период отдыха на другие даты. Работодатель вправе отказать или согласиться. Если ответ положительный — составляется приказ о переносе, вносятся новые даты в график.
Изменение графика возможно по болезни, подтвержденной больничным листом: если она совпадает с датами отпуска, то выполняется перенос.
Последняя причина — производственная необходимость, когда работодатель вызывает работника раньше срока окончания отпуска. В этом случае требуется письменное согласие сотрудника.
Как добавить нового сотрудника
Изменить график для добавления человека, который поступил на работу после утверждения, можно двумя способами:
- внести изменения в текущий документ;
- составить график-дополнение, который будет добавлен к существующему.
Есть ли штрафы за отсутствие графика
График отпусков в ходе проверок запрашивают представители трудовой инспекции. Если его нет, то применяются следующие санкции:
- для руководителей: первое нарушение — предупреждение или штраф 1000-5000 рублей, повторное — штраф 10000-2000 рублей или дисквалификация сроком от 1 до 3 лет. Аналогичные правила действуют для малых предприятий и предпринимателей, но без дисквалификации;
- для средних и крупных организаций: первое нарушение — штраф 30000-50000 рублей, повторные — 50000-70000 рублей.
Заключение
График отпусков — обязательный документ для организаций и индивидуальных предпринимателей, нанимающих персонал по трудовым договорам. Обычно составляется специалистом кадровой службы, утверждается — руководителем компании. Работодатель и работники должны соблюдать график, изменения вносятся по соглашению двух сторон. График может быть в бумажном или электронном виде. Если у компании распределенная структура или сотрудники, работающие удаленно, составлять и подписывать график удобнее в системе КЭДО.