Работодатели составляют и утверждают инструкции, положения, графики и другие документы, которые регулируют порядок работы персонала и действуют внутри компании. Это локальные нормативные акты (ЛНА). Рассказываем, какие ЛНА являются обязательными, как их оформлять и хранить.
Что такое ЛНА
ЛНА — документы, определяющие рабочие отношения внутри компании. Согласно статье 8 ТК РФ, в актах содержатся нормы трудового права. Их составляют все работодатели. Исключение — физические лица без статуса индивидуального предпринимателя.
ЛНА применяют, когда действующие законы не адаптированы под специфику бизнеса или недостаточно конкретны. Это инструкции, штатные расписания и другие документы, которые компании утверждают с учетом направления деятельности и потребностей. ЛНА могут быть в бумажном или цифровом виде, в последнем случае их можно хранить и подписывать в системе КЭДО HRlink.
ЛНА составляет и утверждает работодатель, он обязан ознакомить персонал с актами под подпись. Работники, не соблюдающие требования ЛНА, привлекаются к дисциплинарной ответственности, организации — к административной.
Основные признаки ЛНА
Законность. ЛНА разрабатывают с учетом трудового законодательства. Например, документ не может лишить сотрудников обеденного перерыва или другим образом ухудшить условия труда. ЛНА, которые не соответствуют трудовому законодательству, применяться не могут.
Многократность. Эти документы рассчитаны на неоднократное применение, но для нескольких или всех работников. Например, приказ об отпуске не ЛНА, так как относится только к одному сотруднику. Но если компания выпустит приказ, запрещающий уходить в отпуск с марта до июля из-за специфики производственных процессов, он будет считаться ЛНА, поскольку распространяется на команду. Инструкция по охране труда с мерами безопасности — ЛНА, потому что применяется ко всему персоналу.
Субъектность. Используются и имеют силу только внутри конкретной компании — регулируют отношения между работодателем и сотрудниками.
Какие ЛНА обязательны для компании
Точного перечня обязательных ЛНА и рекомендаций по их применению не существует. Это вызывает сложности при работе с кадровыми документами. Перечень документов перекликается с направлением деятельности компании и сотрудниками, занятыми на должностях. ЛНА для офиса и производственного предприятия, связанного с опасными и вредными условиями труда, медосмотрами или коммерческой тайной, будут различаться.
В 2025 году перечень обязательных актов, зафиксированных в разных нормативных актах, следующий:
Перечисленные в таблице акты чаще всего запрашивают контролирующие органы в ходе проверок. К необязательным относятся положения о командировках, аттестации и повышении квалификации, должностные инструкции. Речь идет обо всех внутренних документах, соответствующих ранее указанным параметрам, не противоречащих законодательству и отвечающих потребностям организации.
Здесь можно узнать больше о КЭДО и законодательной базе, получить доступ к бесплатным учебным материалам.
Правила оформления ЛНА
Акты разрабатываются уполномоченными работниками. Общий порядок оформления устанавливается приказом руководителя организации.
Подготовка к составлению
Создание правил внутреннего распорядка или графика отпусков делегируют кадровой службе, положений об оплате труда или системах премирования — представителю бухгалтерии или финотдела. Документ обязательно содержит:
- фамилию, имя и отчество ИП или название организации — указывается так, как в учредительных документах;
- наименование ЛНА — инструкция, постановление;
- номер, дату и место утверждения акта или данные документа, которым он утвержден;
- специальные отметки в случае наличия приложений;
- подпись руководителя. Для документов, требующих согласования, — подписи ответственных лиц;
- дату вступления в силу, если она отличается от даты подписания или не зафиксирована в документе, утверждающем акт.
Согласование
Составленный акт направляют на согласование структурным подразделениям организации. Если у них есть замечания — их передают в письменной форме. Статья 372 ТК РФ обязывает работодателя согласовывать документ с профсоюзом. Срок для выдвижения предложений — пять рабочих дней. При отсутствии таких объединений в компании, руководитель утверждает ЛНА самостоятельно.
Утверждение
Руководитель ставит подпись и печать на согласованном документе. Ввод в действие выполняется внутренним приказом, составленным в свободной форме.
Ознакомление персонала
Работодатель обязан ознакомить персонал с актом. Сотрудники подписывают отдельный документ, подтверждающий, что изучили ЛНА и не имеют возражений. Для ознакомления можно использовать:
- отдельный журнал;
- лист ознакомления для каждого акта.
Новый персонал знакомится с актами при заключении трудового договора. В этом случае готовят приложение к ТД, где указывают ЛНА.
Знакомить сотрудников с ЛНА можно с помощью КЭДО HRlink. Система упрощает работу с документами для кадровых специалистов и сотрудников компании. Модуль для подписания ЛНА:
- сокращает срок ознакомления персонала с новыми версиями актов;
- позволяет контролировать статусы подписания, что особенно удобно, когда с актами нужно познакомить сотни или тысячи сотрудников;
- разрешает настраивать автоматическую отправку ЛНА.
Например, Familia при переводе кадровых процессов в КЭДО автоматизировали ознакомление сотрудников с ЛНА.
Хранение и изменение ЛНА
Локальные акты в бумажном виде хранятся в отделе кадров, бухгалтерии. В цифровом — в системах КЭДО, такая возможность есть в HRlink.
Руководитель вправе в любой момент издать приказ об изменении старого акта или утверждении нового, прописав сроки ознакомления сотрудников с обновленной версией. Работа выполняется, если произошло изменение:
- Законодательства, государственных стандартов и рекомендаций, а действующий ЛПА противоречит установленным нормам. Например, был издан новый ГОСТ.
- Внутренних рабочих процессов. Было заменено оборудование в цехе, производство расширилось и условия труда изменились.
- Фактической информации. Адрес, руководитель, сфера деятельности — эти обновления делают существующие ЛНА неактуальными.
Последний вопрос — отмена, она осуществляется в трех случаях:
- истек срок действия акта;
- существующие локально-нормативные акты заменены новыми;
- вступили в силу документы, предоставляющие сотрудникам больше гарантий.
Для отмены составляется приказ с указанием даты окончания срока действия акта.
Есть ли штрафы за работу без ЛНА
Если во время проверки ЛНА будут отсутствовать, то это может быть квалифицировано как административное правонарушение (часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ). Применяются штрафы:
- 1000-5000 рублей — ответственные должностные лица и ИП;
- 30000-50000 рублей — организации.
Коротко о главном
ЛНА – документы, действующие на территории определенной организации, они:
- составляются уполномоченным лицом;
- утверждаются руководителем;
- хранятся в цифровом и электронном виде;
Сотрудники обязательно знакомятся с каждым новым актом, со всеми – при трудоустройстве на работу. Акты не могут противоречить трудовому законодательству. Бывают обязательными и необязательными, за неиспользование первых грозит административная ответственность.