КЭДО за 3 месяца
для 7000 сотрудников:
кейс Familia

Familia — российский ритейлер и лидер сегмента офф-прайс в России. Компания продает товары известных брендов со скидками до -85%.

• Представлена на рынке с 2000 года.
  
• 450+ магазинов в 120+ городах России и Республики Беларусь.
  
• 7000+ сотрудников, 6000 из них работают в универмагах сети.
  

У Familia большая сеть обособленных подразделений по всей стране. При этом централизованный отдел кадров расположен в Москве. Именно это стало главной причиной для перехода компании на КЭДО. Все документы сотрудников доставлялись курьерской службой по всей России. А из-за постоянно растущего штата поток трудовых договоров и приказов был огромным.

Другие причины для перехода Familia на электронные документы:

• более быстрая обработка документов;
  
• сокращение нагрузки на сотрудников отдела кадров;
  
• экономия бюджета.
  

Поиск провайдера КЭДО занял у Familia несколько месяцев. Компания рассматривала продукты 7 различных вендоров. В выборе подходящего решения участвовало не только HR-подразделение, но также смежные отделы: юридический, бухгалтерия, IT и специалисты по информационной безопасности.

Основные требования, которые HR служба Familia предъявила к системе КЭДО:

• простота использования и интерфейс, понятный всем возрастным группам;
  
• возможность информировать сотрудников по СМС, а не по электронной почте.
  

Компания оценивала каждое из решений на соотношение цены и качества, а также широту функционала. В итоге Familia остановили свой выбор на КЭДО-платформе HRlink. Переход на электронный кадровые документы стартовал осенью 2022 года.

Проект внедрения HRlink взяла на себя компания-партнёр СберРешения.

1. Разработали пакет юридических документов при переходе на КЭДО:

• положения о КЭДО;
  
• шаблон дополнительного соглашения с учётом перехода на КЭДО;
  
• шаблон уведомления работника о переходе на КЭДО;
  
• шаблон согласия работника о переходе на КЭДО;
  
• проект приказа о переходе на КЭДО.
  

2. Проработали следующие кадровые процессы для перевода в КЭДО:

• приём на работу;
  
• ежегодный отпуск;
  
• учебный отпуск;
  
• отпуск за свой счёт;
  
• отпуск по беременности и родам;
  
• отпуск по уходу за ребёнком;
  
• кадровый перевод;
  
• изменение условий трудового договора (изменение оклада);
  
• расторжение трудового договора;
  
• оформление совмещения должностей;
  
• ознакомление с ЛНА;
  
• информирование работника о составных частях заработной платы (расчётные листы).
  

3. Провели три обучающие онлайн-сессии по переходу на КЭДО для сотрудников Familia.

Первыми на КЭДО перешла часть работников, они вошли в пилотную группу проекта. Затем всего за три месяца Familia постепенно перевели 99% всего персонала на электронные документы. Чтобы подготовить сотрудников к внедрению новой системы, компания постаралась максимально заранее оповестить об этом управляющих и руководителей в разрозненных подразделениях. Так у них хватило времени обсудить предстоящие изменения с подчинёнными.