О компании
ГК «МЕДСИ» — признанный лидер и эксперт рынка частной медицины России.

Масштаб бизнеса
・160 клиник, включая российские и зарубежные;
・18 600+ медицинских сотрудников.

Задачи
・объединить все кадровые процессы в едином цифровом контуре;
・сократить объем бумажного документооборота и перевести ключевые процессы в электронный формат;
・стандартизировать кадровые процессы для сети клиник с несколькими юридическими лицами;
・снизить время обработки кадровых документов и сделать их статусы прозрачным для сотрудников и кадровых специалистов.

Решение
внедрить HRlink и перевести кадровые процессы в единый цифровой контур, интегрировав платформу КЭДО с «1С» и адаптировав ее под сложную организационную структуру компании. Для сети клиник настроили гибкие маршруты согласования, управленческую структуру и, благодаря мобильному приложению, обеспечили быстрый доступ к кадровым документам.

Фишка
Проект стартовал с офисных подразделений, после чего систему постепенно масштабировали на клиники Москвы и Санкт-Петербурга. Параллельно компания дорабатывала интеграцию с «1С» и настраивала маршруты согласования с учетом особенностей медицинского бизнеса.

Результат
→ 6 юридических лиц перевели на КЭДО;
→ 13 800 сотрудников пользуются HRlink;
→ до 45 минут вместо 1,5–2 часов сократился срок оформления нового сотрудника;
→ более 70% кадровых процессов перевели в электронный вид;
→ все основные типы кадровых заявлений переведены в электронный формат.

Никита Бурмистров

руководитель направления «Блок по информационным технологиям»

начальник управления трудовых отношений

Мария Никонова

Как был устроен кадровый документооборот до перехода на КЭДО

До внедрения HRlink документооборот вели на бумаге. Документы поступали в отдел кадров сразу через несколько каналов: лично, по электронной почте, в виде сканов и даже через СМС. Кадровым специалистам приходилось самостоятельно искать актуальную версию документа и отслеживать, на каком этапе находится согласование. Из-за этого возрастал риск утери данных.

Скорость обработки различалась от клиники к клинике. В одних подразделениях кадровый специалист работал постоянно, в других — приезжал несколько раз в неделю. Это влияло на сроки оформления заявлений и приказов, ознакомления с кадровыми документами.

Сотрудники не всегда понимали, какое заявление необходимо оформить и кому его направить. Многие ориентировались на советы коллег, из-за чего кадровым специалистам приходилось регулярно отвечать на однотипные вопросы и исправлять ошибки.

Почему решили внедрять КЭДО

Переход на электронный кадровый документооборот стал необходимостью, когда бумажные процессы перестали справляться с масштабом компании. По мере открытия новых клиник увеличивалось количество документов, маршрутов согласования и участников кадровых процессов. Бумага, электронная почта и мессенджеры лишали компанию прозрачности и контроля за документами.

Инициатором проекта стали HR-служба и кадровые специалисты. Команда сформировала требования к будущему решению, согласовала их с ИТ-департаментом и службой информационной безопасности.

На этапе выбора компания рассматривала несколько систем КЭДО. После проведения тендера предпочтение отдали HRlink.

Как проходило внедрение КЭДО: технические доработки и настройка интеграций

“

— Гибкость HRlink позволяет адаптировать систему под особенности конкретной компании и отрасли, а команда глубоко погружается в специфику бизнеса. На старте стандартная версия HRlink закрывала лишь 30–40% потребностей компании. Причина — сложная организационная структура сети клиник, большое количество совмещений, нестандартные маршруты согласования и собственные печатные формы в «1С». После совместных доработок HRlink и команды «МЕДСИ» система закрывает около 70% процессов.

Никита Бурмистров, руководитель направления «Блок по информационным технологиям»

ИТ-команда «МЕДСИ» адаптировала инфраструктуру компании: развернула HRlink на локальных серверах. А также совместно с командой ИБ настроила требования к безопасной эксплуатации системы и вывела HRlink во внешний контур. Сотрудники могут работать с КЭДО не только внутри корпоративной сети в офисе, но и из дома, в командировках и в дороге — с помощью мобильного приложения.

“

— Со стороны КДП нам удалось создать процесс бесшовной передачи документов в HRlink из «1С:ЗУП». Специалисты HRlink и наша команда разработки «1С:ЗУП» проявили максимум креатива и гибкости при совместной работе, мы очень им благодарны.

Мария Никонова, начальник управления трудовых отношений

Примеры доработок HRlink

Настройка управленческой структуры в HRlink. Юридическая структура из «1С» не отражала реальную картину подчинения: сотрудник мог работать в одном юридическом лице, а его руководитель — в другом. Команда настроила управленческую структуру до нескольких уровней подчинения. Это позволяет автоматически определять функциональных руководителей, чтобы корректно настраивать маршруты согласования в КЭДО.
Доработка интеграции с «1С:ЗУП» с учетом особенностей внутренних печатных форм.
Настройка кастомных маршрутов согласования с учетом сложной структуры клиник.
Доработка признаков клиник.

“

— Потребность в доработке признаков стояла особенно остро, поскольку один сотрудник может работать сразу в нескольких клиниках. При этом у него могут совпадать должность и ставка. Поэтому важно было учитывать клинику как отдельный признак — без этого сложно корректно определить, к какому месту работы относится конкретный документ или кадровый процесс.

Никита Бурмистров, руководитель направления «Блок по информационным технологиям»

Как сотрудников переводили на КЭДО

Проект по подключению HRlink внедряли поэтапно. Перед масштабированием команда запустила пилот внутри центрального офиса. Первыми пользователями стали ИТ-департамент и кадровая служба. После проверки интеграций и устранения ошибок проект постепенно расширили на клиники Москвы и Санкт-Петербурга. Команда лично выезжала в каждую клинику, проводила очные встречи и помогала сотрудникам освоить новую систему.

Изначально планировалось использовать единый маршрут согласования для всех подразделений. Однако уже через месяц после запуска стало понятно, что универсальный сценарий не учитывает особенности всех клиник. В результате были разработаны отдельные маршруты практически для каждого медицинского учреждения и категории сотрудников.

Как сотрудники отреагировали на изменения

Особое внимание уделили общению с командами — это стало залогом успеха проекта. Поскольку при внедрении системы на первом этапе столкнулись с консерватизмом и цифровой усталостью. Медицинские сотрудники работают со множеством ИТ-систем и предпочитают личную коммуникацию при взаимодействии с отделом кадров.

“

— Утрата персонального контакта была одним из барьеров, который тревожил сотрудников. При ответе на подобные опасения мы предлагали заглядывать в отдел кадров, чтобы обсудить новости и поздороваться, а кадровые документы подписывать онлайн.

Кроме того, сотрудники сомневались в безопасности персональных данных. Чтобы снизить сопротивление, мы подробно разбирали, почему работникам не стоит беспокоиться.

Никита Бурмистров, руководитель направления «Блок по информационным технологиям»

Как HRlink встраивается в особенности кадровых процессов медицинской организации

Большое количество совмещений. Рекорд компании — 8 совмещений у одного сотрудника. А также сложные маршруты согласования в связи с несколькими ставками, клиниками и согласующими — функциональными руководителями, старшим медицинским персоналом, заведующими. В HRlink настроены гибкие кастомные маршруты согласования, а при оформлении заявлений сотрудник легко сможет найти своих руководителей благодаря будущей доработке интерфейса.

Нестандартный подход к расчету отпусков. У медицинского работника могут быть основной и дополнительные отпуска, например за ненормированный рабочий день. Обстоятельства зависят от графика и условий работы конкретного сотрудника.

Зоопарк ИТ-систем. Медицинские работники на ежедневной основе взаимодействуют с МИС «Медиалог», где ведут пациентов и медицинские карты, системой электронного расписания, еще просматривают внутренний корпоративный портал и электронную почту. Руководители также работают с BI-системами. Было важно, чтобы интерфейс системы КЭДО был понятным для сотрудников и не создавал дополнительной нагрузки.

Отсутствие постоянного доступа к рабочему компьютеру. Одним из ключевых требований стала возможность подписывать кадровые документы через мобильное приложение HRlink.
Трудоемкий процесс приема и высокая нагрузка на отдел кадров. До перехода на КЭДО барьером был большой объем печатных документов, а также ручной контроль ознакомления и подписания.

“

— Кадровое делопроизводство в здравоохранении уникально, а расположение клиник в разных точках добавляло сложности. Мы долго думали о переходе на КЭДО и возможных рисках, это было непростое решение.

Сейчас я могу уверенно сказать, что проект перехода стал успешным. Сотрудники отмечают удобство подачи заявлений, быстроту согласований с руководителями и возможность в любое время вернуться к своим кадровым документам.

Мария Никонова, начальник управления трудовых отношений

“

— Благодаря HRlink удалось частично упростить рабочие процессы специалистов по КДП. В среднем при оформлении сотруднику раньше нужно было поставить около 63 подписей, а также вручную проставить даты, например, при ознакомлении с локальными нормативными актами. Если сотрудник тщательно изучал каждый документ, прием мог занимать и 7 часов.

Несмотря на то, что процесс в HRlink сейчас дорабатывается, количество бумаг снизилось, а скорость оформления увеличилась. Рассматриваем также возможность подключения HRlink «Кандидаты» (Start Link) для ускорения процесса найма.

Никита Бурмистров, руководитель направления «Блок по информационным технологиям»

HRlink «Кандидаты» (Start Link) — модуль онлайн-приема, который позволяет оформлять кандидатов из любой точки России и мира, а также отказаться от ручного переноса данных в «1С». Инструмент распознает 20+ типов документов, запрашиваемых при трудоустройстве.

Узнать больше

Результаты перехода на КЭДО HRlink

→ 6 юридических лиц перевели на КЭДО;
→ 13 800 сотрудников пользуются HRlink;
→ до 45 минут вместо 1,5–2 часов сократился срок оформления нового сотрудника;
→ более 70% кадровых процессов перевели в электронный вид;
→ все основные типы кадровых заявлений переведены в электронный формат.

“

— Главный результат внедрения HRlink для нас — это не просто переход от бумаги к цифре, а создание единой среды и формирование новой культуры работы с документами.

Кадровые процессы стали более прозрачными, управляемыми и стандартизированными. Сегодня почти 14 тысяч сотрудников работают в HRlink, документы не теряются, а взаимодействие между сотрудниками, кадровиками и руководителями стало быстрее и понятнее

Никита Бурмистров, руководитель направления «Блок по информационным технологиям»

“

— Как руководитель кадровой службы я могу теперь быть спокойна, поскольку все документы единообразны, их движение осуществляется правильно, все подписывается вовремя.

Отдельно хочу отметить работу технической поддержки. У сотрудников было множество вопросов, и нас поддерживали круглосуточно, находя решения в самых сложных ситуациях. Большое спасибо команде HRlink за терпение, нестандартные подходы и великолепный результат.

Мария Никонова, начальник управления трудовых отношений

Хотите как в кейсе?

Запишитесь на консультацию. Обсудим вашу задачу и подберем решение под ваши кадровые процессы.

Записаться на консультацию