О компании
Antal Talent — один из лидеров рынка подбора персонала в России и странах СНГ.

Масштаб бизнеса
・70 сотрудников;
・офисы в Москве и Санкт-Петербурге;
・гибридный формат работы;
・HR-команда — в Москве;
・часть сотрудников — в регионах.

Задачи
・за две недели перейти на новое решение для КЭДО;
・самостоятельно создавать электронные шаблоны заявлений.

Решение
перевести кадровые процессы и документы в HRlink

Фишка
Перешли на HRlink с предыдущего вендора КЭДО за две недели.

Результат
→ завершили проект в срок;
→ перевели 100% сотрудников на HRlink;
→ освободили время HR;
→ заложили основу для дальнейшей цифровизации.

Анна Чивилева

директор по персоналу и административной деятельности Antal Talent

Почему задумались о переходе на КЭДО

У Antal Talent два офиса в Москве и Санкт-Петербурге. В СПб нет HR-специалиста, и любые кадровые документы приходилось отправлять почтой или через доставку. Это занимало время, влекло дополнительные расходы и создавало риски срыва сроков.

“

— Особенно тяжело было с увольнениями. Когда сотрудник уходит, он хочет получить документы в последний день работы. Чтобы бумаги доставили в другой город вовремя, нам нужно было отправлять их заранее, но это нарушало правила. Мы постоянно искали компромиссы, и стало ясно: без КЭДО не справиться.

— Анна Чивилева, директор по персоналу и административной деятельности Antal Talent

Пандемия ускорила решение об HR-цифровизации. Сотрудники Antal Talent перешли на удаленку. И компания оказалась в условиях, где бумажные процессы начали напрямую тормозить работу бизнеса. Параллельно HR-команда внедряла LMS-систему, и переход на КЭДО стал логичным этапом общей цифровой стратегии.

Еще одной причиной стала необходимость снизить нагрузку на HR. Кадровое делопроизводство в Antal Talent ведут два сотрудника, и один из них совмещает КДП с расчетом зарплат. Нужно было разгрузить специалистов и сделать процессы более управляемыми, особенно при работе с удаленными сотрудниками.

Как выбирали решение

КЭДО был новым процессом для команды Antal Talent. И HR-специалисты ориентировались прежде всего на то, что предлагают вендоры: функциональность, условия и общую логику работы решений.

На рынке было два заметных игрока. HR-команда внимательно изучила оба варианта, но одно из предложений оказалось более выгодным по коммерческим условиям. Это и сыграло ключевую роль при выборе.

Компания рассматривала КЭДО как новый процесс и не была готова инвестировать в него серьезные бюджеты, пока не станет понятно, как решение приживется. Такой выбор стал логичным стартом — быстрым и экономически безопасным.

“

— Мы не проводили тендер — просто смотрели, что предлагают вендоры и насколько это подходит под наши задачи. В тот момент нам сделали очень привлекательное предложение, и мы решили попробовать.

— Анна Чивилева, директор по персоналу и административной деятельности Antal Talent

Почему первая попытка с КЭДО оказалась неудачной

Внедрение решения длилось почти год — значительно дольше ожидаемого. Но ключевыми стали другие трудности в работе.

Слабая техническая поддержка. Ответы приходили с задержкой до пяти дней. Для кадровых процессов это критично: приемы и увольнения требуют оперативных действий, а при сбоях HR были вынуждены переходить на бумагу.

Трудности с созданием своих шаблонов заявлений. В компании часто появляются нестандартные заявления. Например, на различные компенсации затрат с необходимостью прикладывать документы. Вендор КЭДО предлагал два варианта: либо заказывать доработку за дополнительную плату, либо тратить на настройку почти весь рабочий день. Для небольшой HR-команды это было невозможно.

Плохая совместимость с «1С:УПП». Типовая интеграция КЭДО плохо подходила под учетную систему Antal Talent, и часть функций требовала ручной обработки.

В сочетании эти факторы сделали систему слишком неудобной для работы, и команда Antal Talent приняла решение менять вендора КЭДО.

Как выбирали новое решение и почему остановились на HRlink

Ключевым фактором стала рекомендация дочерней компании «Антал Бизнес Решения», которая уже работала с HRlink и дала положительную оценку платформе. Это позволило сразу сузить круг вариантов и вернуться к продукту, который в Antal Talent рассматривали еще при первой попытке перехода к КЭДО.

Кроме подтвержденного клиентского опыта, важными стали еще два параметра.

Возможность перейти на новую платформу за очень короткий срок. Договор с предыдущим вендором КЭДО заканчивался, и на миграцию оставалось меньше трех недель. Нужно было решение, которое можно запустить без долгих согласований и сложной подготовки. Мы подтвердили, что уложимся в срок и обеспечим полное сопровождение.

Удобная работа с шаблонами и документами без привлечения вендора. На прошлой платформе создание нового заявления занимало целый рабочий день или требовало оплаты доработок. HRlink позволяет делать шаблоны самостоятельно и быстро, за 10–15 минут.

Наша команда провела онлайн-демонстрацию возможностей HRlink, подтвердили сроки и готовность оперативно сопровождать проект. После этого в Antal Talent приняли решение о переходе.

Как проходила смена вендора КЭДО

Переход на HRlink занял две недели — компания уложилась в срок между окончанием договора с прежним вендором и стартом работы в новой системе. Со стороны Antal Talent проектом занимались директор по персоналу и административной деятельности и специалист по КДП.

Основную часть задач составили юридические процедуры: подписание согласий с сотрудниками и оформление документов по персональным данным. Техническая часть прошла без задержек: HRlink не требует сложной интеграции с внутренними системами, а кадровые процессы можно настроить быстро.

“

— Менеджер HRlink подключалась в любое время, когда нам было удобно. Показывала, как настраивать интеграцию с «1C», загружать документы, выстраивать гибкие маршруты. Иногда даже складывалось впечатление, что мы — единственные клиенты. Настолько все было оперативно.

— Анна Чивилева, директор по персоналу и административной деятельности Antal Talent

Архив документов из предыдущей системы решили не переносить — его выгрузили и хранят отдельным массивом.

На HRlink перевели сразу всех сотрудников — 70 человек. Согласия на КЭДО и другие документы подписывали на бумаге, так как в тот момент в компании шел аудит по персональным данным и юристы рекомендовали оформить все в офлайн-формате.
После этого 100% сотрудников начали работать в HRlink. А возражений о смене вендора КЭДО руководство компании не встретило.

Результаты

Перешли на HRlink за две недели. Компания уложилась в ограниченный срок между завершением договора с предыдущим вендором и запуском новой системы. Переход прошел без задержек и остановки процессов.

Подключили всех сотрудников к КЭДО. 70 сотрудников начали работать в HRlink. Даже с учетом отпусков и офлайн-подписаний переход завершился быстро и без возражений.

Снизили операционные затраты на курьерскую доставку. Документы больше не отправляют между офисами Москвы и Санкт-Петербурга. Курьерская нагрузка сократилась до минимума — на бумаге остались только трудовые книжки.

Высвободили время HR-команды. Специалисты работают быстрее: отпала необходимость присутствовать в офисе при приемах и увольнениях, упростилось подписание всех документов.

Сократили трудозатраты на создание документов. Шаблоны теперь создаются за 10–15 минут без привлечения вендора и без дополнительных расходов. Это напрямую снизило нагрузку на HR.

Подготовили основу для дальнейшей цифровизации. В планах — переход на новую «1С» и возможное подключение Start Link для цифровизации найма.

Хотите как в кейсе?

Запишитесь на консультацию. Обсудим вашу задачу и подберем решение под ваши кадровые процессы.

Записаться на консультацию