О компании
belle you — российский бренд базового нижнего белья и одежды.

Масштаб бизнеса
・2 офиса — в Екатеринбурге и Москве;
・30+ магазинов на территории России;
・300+ сотрудников.

Задачи
・упростить обмен кадровыми документами между офисами и магазинами;
・снизить расходы на бумагу и логистику;
・унифицировать систему хранения документов

Решение
перевести кадровые процессы в HRlink.

Фишка
Подключили амбассадоров в лице управляющих, чтобы убедить сотрудников магазинов перейти на КЭДО.

Результат
→ 100% сотрудников подключены к HRlink;
→ 40 минут вместо 2 часов требуется для выполнения базовых кадровых операций;
→ в 2 раза сократили трудозатраты HR-команды;
→ на 62% снизили расходы на бумагу;
→ 3 дня вместо 2 месяцев уходит на согласование графика отпусков.

Зульфия Махмудбекова

руководитель кадрового администрирования и C&B

Почему задумались о переходе на КЭДО

Российский бренд нижнего белья и одежды belle you в 2024 году вышел на активный уровень развития — на тот момент компания уже открыла 30 магазинов по всей стране. Так возникла потребность отказаться от бумажного кадрового документооборота, чтобы:

ускорить обмен документами между магазинами и кадровыми специалистами, которые работают в Екатеринбурге и Москве;
снизить логистические издержки на пересылку;
обеспечить хранение документов и заявлений в единой системе с учетом требований законодательства к защите персональных данных;
повысить прозрачность кадровых процессов и упростить их для сотрудников и кадрового отдела;
сократить количество используемой бумаги, чтобы следовать экологической стратегии компании.

“

Кадровые специалисты находятся в офисах в Москве и Екатеринбурге. При работе с бумажными документами приходилось запрашивать копии и сканы, что было неудобно. Кроме того, логистика документов была затруднена. Нередко это приводило к тому, что к моменту получения документов о приеме сотрудник уже мог быть уволен. Сроки пересылки документов настолько увеличивались, что их актуальность могла быть утрачена.

— Зульфия Махмудбекова, руководитель кадрового администрирования и C&B

Почему HRlink стал оптимальным решением для холдинговой структуры

Выбор сделали, опираясь на позитивный опыт работы с провайдером и сервисом, а также возможность бесшовного встраивания платформы в существующую организационную структуру.

“

У нас холдинговая структура, поэтому при переходе на КЭДО появилась потребность корректно оцифровать маршруты согласований. На бумаге это решалось просто, но в системе требовало доработки.
HRlink оказался, пожалуй, единственным вендором, готовым это реализовать, и в итоге решение было найдено. Существенных проблем не возникло: была точечная доработка, которую удалось успешно выполнить.

— Зульфия Махмудбекова, руководитель кадрового администрирования и C&B

Как проходило внедрение

К переходу на КЭДО со стороны belle you подключилась рабочая группа в составе руководителя отдела КДП, юристов, управляющих магазинов, а также команды, отвечающей за «1С». Эксперты HRlink сопровождали и поддерживали на всем пути — проводили еженедельные встречи и оперативно отвечали на вопросы.

Внедрение проходило с декабря 2024 по апрель 2025 года.

“

Опыт перехода на КЭДО оставил приятные впечатления.

Специалисты «1С» с разным опытом внедрения КЭДО от других вендоров оставили положительные отзывы и отметили простоту интеграции с HRlink. Также они подчеркнули, что кейсы по доработкам решались оперативно. Такая обратная связь от команды «1С» особенно ценна.

— Зульфия Махмудбекова, руководитель кадрового администрирования и C&B

Что еще повлияло на положительный опыт внедрения КЭДО от HRlink

Возможность самостоятельной настройки совмещений по смежным юридическим лицам без обращения в техподдержку.
Наличие базы знаний, в которой можно найти информацию.
Поддержка службы заботы — возможность быстро получить ответ на свой вопрос.
Открытость команды HRlink — менеджер искал решения по точечным запросам и предлагал варианты.

Как переводили сотрудников

Наиболее гибкими при переходе на HRlink были офисные работники, а для команд розничных магазинов и склада потребовался более творческий подход.

Организовали три обучающих сессии — одну общую для всего коллектива и точечные для розницы и склада.
Провели встречу с юристами компании belle you. Специалисты ответили на вопросы сотрудников о КЭДО и электронной подписи, развеяли мифы и страхи.
Сделали ставку на индивидуальный подход. Помогали специалистам склада адаптироваться, показывали, как пройти регистрацию и установить приложение, объясняли, как пользоваться, и рассказывали о плюсах КЭДО.
Вовлекли в процесс амбассадоров в лице управляющих магазинов, которые показывали пример и помогали своим командам быстрее освоить мобильное приложение HRlink.

Для новых сотрудников стали проводить приветственные встречи, где рассказывают, как пользоваться HRlink.

Советы от команды belle you для тех, кто планирует перейти на КЭДО

Не отказывайтесь от цифровизации, если кажется, что не существует подходящего коробочного решения. Задавайте вопросы вендору, рассказывайте о потребностях бизнеса. Так, например, HRlink смог закрыть нестандартные запросы компании.
Подключайте отдел бухгалтерии на старте внедрения КЭДО. Это поможет упростить процесс перевода командировок и авансовых отчетов в электронный формат.
Находите агентов влияния на местах — в случае belle you амбассадорами HRlink стали управляющие.
Инвестируйте время в поддержку и обучение сотрудников: проведите встречу с юристами, чтобы разобрать вопросы и снять тревожность, помогите зарегистрироваться и подписать первый документ.

Результаты перехода belle you на КЭДО

100% сотрудников подключили к HRlink — весь штат компании полностью переведен на КЭДО без сложностей при внедрении;
40 минут занимает прием сотрудника вместо 1 недели;
в 2 раза сократили временные ресурсы HR-отдела благодаря КЭДО;
на 62% снизили затраты на бумагу;
2 недели вместо 2 месяцев требуется на согласование графика отпусков;
получили положительную обратную связь от сотрудников, что оформлять кадровые документы стало проще;
укрепили HR-бренд и лояльность. Управляющие магазинов отметили, что благодаря КЭДО они могут сосредоточиться на задачах и не тратить время на бумажную рутину.

“

HRlink покрывает около 60% процессов, которые ранее велись на бумаге. Переход на КЭДО ускорил нашу работу и позволил качественно оптимизировать ресурсы без потери качества. В том числе были пересмотрены внутренние кадровые процессы — шаблоны, маршруты и форматы взаимодействия.

Сейчас, общаясь с коллегами из других компаний, где КЭДО еще не внедрен, мне сложно представить, как мы работали раньше. Теперь удивляюсь, как сегодня бизнес обходится без КЭДО.

— Зульфия Махмудбекова, руководитель кадрового администрирования и C&B

Хотите как в кейсе?

Запишитесь на консультацию. Обсудим вашу задачу и подберем решение под ваши кадровые процессы.

Записаться на консультацию