О компании
Changellenge — стратегический HR-партнер крупных компаний и топ-1 карьерная платформа для молодежи.

Масштаб бизнеса
・300+ проектов с топ-компаниями России;
・более 100 сотрудников;
・90% команды на удаленке;
・10% работников в офисах в Москве и Санкт-Петербурге.

Задачи
・автоматизировать обмен документами с удаленными сотрудниками;
・упростить оформление кадровых изменений по итогам работы промоушен-комитетов.

Решение
перевести документооборот в электронный формат.

Фишка
Для сотрудников, которые живут за границей, настроили уведомления в Telegram вместо СМС.

Результат
→ 100% документов подписаны в срок;
→ 300 000 рублей сэкономили на печати и доставке документов за год;
→ на 20% снизилась нагрузка на HR и бухгалтерию.

Екатерина Михайлова

директор по развитию Changellenge

Почему задумались о переходе на КЭДО

Команда Changellenge хотела решить две задачи:

Упростить обмен документами с дистанционными сотрудниками. Большая часть коллектива Changellenge работала удаленно. Офисы в Москве и Санкт-Петербурге посещали только 10% команды. Для обмена документами с дистанционными работниками в компании использовали курьерские услуги. Кадровый специалист вручную готовил и отправлял бумажные оригиналы, а затем ждал, пока их подпишут и вернут обратно. Из-за задержек в пути сроки подписания могли срываться.
После пандемии количество сотрудников, посещающих офис, сократилось еще сильнее. При этом объем кадровых документов остался прежним. Взаимодействие с удаленщиками усложнилось, расходы на бумагу, печать и пересылку увеличились.

Снизить сезонную нагрузку на бухгалтерию и HR-отдел. Раз в полгода в Changellenge организуют промоушен-комитеты, которые оценивают успехи и навыки команды. По итогам около половины сотрудников получают повышение зарплаты и переходят на другую должность. Кадровому специалисту нужно зафиксировать все изменения — подготовить дополнительные соглашения и приказы. В случае с удаленными работниками и без того трудоемкая задача становилась еще сложнее.

“

— Нам хотелось разгрузить HR-отдел и снять головную боль с бухгалтерии. Рутинная работа с физическими бумагами отнимала время у всех, а места для хранения не хватало.

— Екатерина Михайлова, директор по развитию Changellenge

Первая попытка оказалась неудачной

Первую попытку перехода на КЭДО предприняли в 2021 году. На старте казалось, что выбранная платформа — лучший вариант. В Changellenge смогли перевести кадровые процессы в электронный формат. Но по мере внедрения обнаруживалось все больше проблем:

частые технические сбои;
сложности с настройками;
длительное ожидание отклика службы поддержки.

“

— В последние полгода взаимодействовать с провайдером стало совсем тяжело. Поддержка отвечала неделями, а некоторые технические задачи так и не удалось решить за все время сотрудничества.

— Екатерина Михайлова, директор по развитию Changellenge

Когда на фоне нерешенных вопросов провайдер объявил о повышении цены, в Changellenge поняли, что нужно искать другого вендора.

Как выбирали новое решение для КЭДО

При выборе нового партнера в Changellenge учли предыдущий опыт. В ходе сравнения систем особое внимание уделяли:

качеству поддержки;
наличию мобильного приложения;
возможности интеграции с «1С»;
удобству переноса данных;
срокам подключения.

Сервис HRlink соответствовал ключевым требованиям. Но решающими аргументами в его пользу стали рекомендации коллег по HR-сообществу и тестирование платформы. На демо команда Changellenge увидела систему в действии и смогла оценить, насколько она удобна в работе.

“

— Об HRlink говорили многие коллеги в HR-среде. После демо мы поняли: это именно то, что нам нужно. Функционально и удобно.

— Екатерина Михайлова, директор по развитию Changellenge

Как проходило внедрение

В рабочую группу проекта КЭДО вошли директор по развитию (экс-HRD) Екатерина Михайлова и сотрудники бухгалтерии.

Переход на HRlink занял три месяца. Команда провайдера сопровождала процесс на всех этапах:

настраивала систему для быстрого переноса данных от предыдущего поставщика;
добавляла уровни доступа для разных категорий сотрудников;
консультировала бухгалтерию по интеграции с «1С», чтобы они могли подписывать все необходимое в КЭДО;
проводила обучение для кадровых специалистов и предоставляла материалы для сотрудников.

“

— Очень порадовало, как быстро и четко реагировала команда HRlink. Все нюансы учли, помогли бухгалтерии настроить подписи и порядок действий.
Также мы были рады получить возможность подключить к КЭДО сотрудников из других стран благодаря оповещениям в Telegram.

— Екатерина Михайлова, директор по развитию Changellenge

Как переводили сотрудников

У коллектива Changellenge уже был опыт работы с КЭДО, сомнений и сопротивления новому не возникло. Но предстояло решить другие задачи:

Предупредить команду о смене платформы. Для этого использовали корпоративный Telegram-канал.

Перевыпустить электронные подписи. Уведомления на выпуск также рассылали через Telegram. Такой канал выбрали, потому что часть сотрудников работают из-за рубежа и не могли бы получить сообщение с кодом по номеру телефона. Благодаря оповещению через Telegram они зарегистрировались на платформе и выпустили новые электронные подписи.

“

— Сотрудники особенно оценили интеграцию с Telegram. Уведомления о новых документах приходят прямо в мессенджер, а международные номера телефонов не усложнили работу в системе

— Екатерина Михайлова, директор по развитию Changellenge

Результаты

Упростили оформление кадровых изменений. HR полностью электронно управляют повышением зарплат и переходами на другие должности по итогам работы промоушен-комитетов. Весь процесс протекает в КЭДО — специалисты больше не тратят время на ручные операции и работу с бумажными документами. Нагрузка на бухгалтерию и HR-отдел снизилась, появилось время для стратегических задач.

Настроили бесшовную интеграцию системы КЭДО с «1С». Все изменения в учетной системе автоматически подтягиваются в HRlink. Кадровым специалистам не нужно вручную дублировать информацию и вести параллельный учет.

Предложили удобный канал связи для сотрудников. Часть команды работает за границей и не может получать уведомления по СМС. Мы настроили оповещения в Telegram — сотрудники не пропускают важные напоминания и не испытывают проблем с входом в систему.

“

— Если вы хотите улучшить опыт сотрудников и освободить HR от рутины, КЭДО — базовая вещь. Это про заботу о команде и про эффективность бизнеса. Документы перестают быть проблемой, и все кадровые вопросы решаются мгновенно.

— Екатерина Михайлова, директор по развитию Changellenge

Хотите как в кейсе?

Запишитесь на консультацию. Обсудим вашу задачу и подберем решение под ваши кадровые процессы.

Записаться на консультацию

Как сменить вендора и сэкономить на КЭДО300 000 рублей: кейс Changellenge

Как сменить вендора и сэкономить на КЭДО
300 000 рублей: кейс Changellenge