О компании
DIDENOK TEAM — коммуникационное агентство полного цикла, которое сочетает глубокую экспертизу в инфлюенс-маркетинге с мастерством создания 360° кампаний.

Масштаб бизнеса
・130 офисных сотрудников;
・8+ лет на рынке.

Задачи
・упростить обмен кадровыми документами с сотрудниками;
・автоматизировать рутинные задачи кадрового специалиста.

Решение
перевести кадровые процессы в HRlink.

Фишка
Менеджер по кадровому администрированию самостоятельно перевела всех сотрудников на HRlink.

Результат
→ практически 25% от расходов на HR-администрирование оптимизировали благодаря отказу от услуг аутсорс-подрядчика;
→ 100% сотрудников перешли на КЭДО;
→ 3 500 документов и заявлений за год прошло через HRlink;
→ сократили сроки при процессе архивирования документов.

менеджер по кадровому администрированию в коммуникационном агентстве DIDENOK TEAM

Софья Володина

Как был устроен кадровый документооборот до HRlink

В штате DIDENOK TEAM работает один менеджер по кадровому администрированию, часть процедур КДП делегировали аутсорсинговой компании.

Агентство помогало закрывать рутинные задачи:

прием соискателей, заполнение шаблонов;
оформление отпусков;
консультирование сотрудников по типовым вопросам, таким как расчет отпускных выплат.

Почему задумались о переходе на КЭДО

С ростом компании увеличивался и объем документооборота, менеджеру по кадровому администрированию становилось все сложнее справляться с объемом текущих задач. Инициатором проекта выступила HR-директор DIDENOK TEAM, которая искала способ оптимизации кадровых процессов, проект поддержало руководство компании.

“

— К нам обратился генеральный директор, который ежедневно подписывал большое количество документов, с инициативой сократить объем бумажного документооборота. Можно сказать, что проект получил импульс сразу с двух сторон: от HR-команды и ЛПР.

Софья Володина, менеджер по кадровому администрированию в коммуникационном агентстве DIDENOK TEAM

Как выбирали вендора

При поиске оптимального решения ориентировались на следующие критерии:

стоимость;
гибкость системы, наличие интеграций, которые позволят встроить КЭДО в привычный цифровой контур компании;
комфорт при коммуникации с провайдером: уровень открытости, готовность вендора к диалогу и скорость ответов менеджера;
интуитивность интерфейса и простота использования продукта для сотрудников.

“

— Для нас важно не только качество сервиса, но и человеческое взаимодействие, клиентоориентированность — возможность быстро получать ответы и быть в диалоге, а не ждать ответ неделями.

Софья Володина, менеджер по кадровому администрированию в коммуникационном агентстве DIDENOK TEAM

Как переходили на КЭДО

К проекту внедрения HRlink со стороны DIDENOK TEAM подключались менеджер по кадровому администрированию и HR-директор. Переход на КЭДО начался в январе 2025 года и занял около 1,5 месяцев — за это время менеджер по кадровому администрированию прошла обучение от HRlink и перевела сотрудников на платформу.

“

— Особо хочется отметить менеджера HRlink, который нас сопровождал и обучал — мы сразу нашли общий язык, и все прошло гораздо проще, чем я ожидала. При этом внедрение происходило без ИТ-команды или внешних специалистов.

Софья Володина, менеджер по кадровому администрированию в коммуникационном агентстве DIDENOK TEAM

Узнайте, как HRlink обеспечивает безопасность данных и встраивается в цифровой ландшафт компании

Забрать гайд

Как команда отреагировала на HRlink

Сотрудники восприняли переход на КЭДО позитивно и почти сразу заметили преимущества перевода кадровых процессов в онлайн. Особенно в компании оценили понятность интерфейса и инструкций для работников и кадрового специалиста: благодаря этому внедрение удалось реализовать силами одного сотрудника, без привлечения ИТ-команды — все необходимые настройки были выполнены самостоятельно на основе доступных материалов.

“

— Изначально мы готовились к сложностям, поскольку люди обычно настороженно воспринимают изменения привычных процессов. Однако команда отреагировала лояльно — это стало для нас приятным сюрпризом.

Сотрудники увидели преимущества: возможность согласовывать документы онлайн без необходимости приезжать в офис и оформлять бумажные заявления. В итоге переход прошел легко — не было ни одного сотрудника, который выступил бы против или захотел вернуться к бумажному формату.

Софья Володина, менеджер по кадровому администрированию в коммуникационном агентстве DIDENOK TEAM

Результаты внедрения HRlink

100% сотрудников перешли на КЭДО — вся команда пользуется HRlink;
3 500 документов и заявлений за год прошло через HRlink — это 95% от всей кадровой документации;
практически 25% от расходов на HR-администрирование оптимизировали благодаря отказу от услуг аутсорс-подрядчика;
сократили сроки на офлайн-подписание и архивирование документов;
получили возможность работать в HRlink не только со штатными сотрудниками, но и с немногочисленными исполнителями по договору ГПХ;
сократили время на коммуникацию с сотрудниками — они могут в пару кликов посмотреть статусы заявлений и найти расчетные листки;
оптимизировали работу с архивом — теперь документы надежно хранятся в единой системе и найти нужные не составляет труда.

Компания активно поддерживает экологическую повестку, поэтому возможность сократить расход бумаги стала приятным бонусом.

“

— Благодаря внедрению КЭДО и автоматизации эти задачи удалось практически полностью закрыть и существенно сократить операционную нагрузку.

Ускорение сроков подписания не являлось отдельной целью — показатель и так был на хорошем уровне. Однако благодаря внедрению HRlink упростилось взаимодействие с сотрудниками, особенно во время командировок или больничных.

— Софья Володина, менеджер по кадровому администрированию в коммуникационном агентстве DIDENOK TEAM

Хотите как в кейсе?

Запишитесь на консультацию. Обсудим вашу задачу и подберем решение под ваши кадровые процессы.

Записаться на консультацию