отдел продаж:
+7 812 467 48 81
sales@hr-link.ru
WhatsApp
тех. поддержка:
+7 800 333 63 89
help@hr-link.ru
+7 812 467 48 81
sales@hr-link.ru
тех. поддержка:
+7 800 333 63 89
help@hr-link.ru
Контакты
отдел продаж
тех. поддержка
Отправить заявку
Мы свяжемся с вами в течение 2х часов, чтобы назначить встречу
Как внедрить КЭДО on-premise: опыт «ДОМ.РФ»
О компании
«ДОМ.РФ» — это крупнейший финансовый институт, который занимается развитием жилищной сферы. Объединяет несколько направлений деятельности. Работает с 1997 года.
Масштаб бизнеса
・7 юридических лиц;
・6 офисов в разных городах России;
・8000 работников.
«ДОМ.РФ» — это крупнейший финансовый институт, который занимается развитием жилищной сферы. Объединяет несколько направлений деятельности. Работает с 1997 года.
Масштаб бизнеса
・7 юридических лиц;
・6 офисов в разных городах России;
・8000 работников.
Задачи
・углубить цифровизацию бизнес-процессов;
・упростить работу с документами для удаленных работников;
・повысить безопасность электронного документооборота и реализовать подписание УНЭП и УКЭП;
・сократить трудозатраты работников, кадровых специалистов и руководителей.
Решение
・встроить HRlink в существующий IT-ландшафт;
・организовать подписание кадровых документов УНЭП;
・перевести в электронный вид основные кадровые документы и отладить механизмы их подписания.
Фишка
・выпустили новый тип МЧД с передоверием;
・разработали модель угроз и руководство администратора информационной безопасности;
・организовали удобный вход в КЭДО для совместителей из разных организаций группы компаний «ДОМ.РФ».
・углубить цифровизацию бизнес-процессов;
・упростить работу с документами для удаленных работников;
・повысить безопасность электронного документооборота и реализовать подписание УНЭП и УКЭП;
・сократить трудозатраты работников, кадровых специалистов и руководителей.
Решение
・встроить HRlink в существующий IT-ландшафт;
・организовать подписание кадровых документов УНЭП;
・перевести в электронный вид основные кадровые документы и отладить механизмы их подписания.
Фишка
・выпустили новый тип МЧД с передоверием;
・разработали модель угроз и руководство администратора информационной безопасности;
・организовали удобный вход в КЭДО для совместителей из разных организаций группы компаний «ДОМ.РФ».
Результат
→ 15+ бизнес-процессов «переехали» в КЭДО;
→ 90% штата перешли на HRlink в течение трех месяцев;
→ работники подписывают документы УНЭП;
→ руководители подписывают документы УКЭП.
Срок
8 месяцев
→ 15+ бизнес-процессов «переехали» в КЭДО;
→ 90% штата перешли на HRlink в течение трех месяцев;
→ работники подписывают документы УНЭП;
→ руководители подписывают документы УКЭП.
Срок
8 месяцев
Алевтина Исакова
руководитель проектов, Пользовательские сервисы, «ДОМ.РФ»
руководитель, Операционная эффективность, «ДОМ.РФ»
Григорий Мохнаткин
IT-лидер команды управления персоналом «ДОМ.РФ»
Тимофей Мелехин
Почему задумались о переходе на КЭДО
Офисы группы «ДОМ.РФ» располагаются в разных городах России. Часть сотрудников трудится в удаленном формате. С учетом этих особенностей в компании идет постоянная работа по внедрению цифровых инструментов.
До старта проекта в «ДОМ.РФ» уже реализовали простую электронную подпись (ПЭП) — с ее помощью работники подписывали документы на внутрикорпоративном портале. Дальнейшей целью было повышение зрелости и безопасности кадровых процессов. Для этого предстояло усилить автоматизацию и внедрить КЭДО.
До старта проекта в «ДОМ.РФ» уже реализовали простую электронную подпись (ПЭП) — с ее помощью работники подписывали документы на внутрикорпоративном портале. Дальнейшей целью было повышение зрелости и безопасности кадровых процессов. Для этого предстояло усилить автоматизацию и внедрить КЭДО.
Как выбирали решение
В «ДОМ.РФ» изначально искали самое зрелое решение из существующих на рынке — устраивали встречи с вендорами, ходили на демо и тщательно изучали возможности систем.
При выборе платформы КЭДО учитывали:
Удобство. Было важно, чтобы сотрудники быстро научились работать в системе и начали подписывать документы. Для этого искали решение с простым и понятным интерфейсом.
Внедрение on-premise. В «ДОМ.РФ» рассматривали только локальное размещение на собственных серверах. Такой вариант сложнее в реализации, но он обеспечивает независимость от инфраструктуры вендора. Позволяет самостоятельно контролировать безопасность данных и устанавливать дополнительные средства защиты.
Встраиваемость в IT-ландшафт. Корпоративный портал «ДОМ.РФ» разработан на базе «Битрикс24». Легкость интеграции с системой также учитывали при сравнении платформ КЭДО.
По результатам проведенного анализа команда «ДОМ.РФ» сформировала техническое задание. HRlink оказался сервисом, полностью соответствующим требованиям ТЗ.
При выборе платформы КЭДО учитывали:
Удобство. Было важно, чтобы сотрудники быстро научились работать в системе и начали подписывать документы. Для этого искали решение с простым и понятным интерфейсом.
Внедрение on-premise. В «ДОМ.РФ» рассматривали только локальное размещение на собственных серверах. Такой вариант сложнее в реализации, но он обеспечивает независимость от инфраструктуры вендора. Позволяет самостоятельно контролировать безопасность данных и устанавливать дополнительные средства защиты.
Встраиваемость в IT-ландшафт. Корпоративный портал «ДОМ.РФ» разработан на базе «Битрикс24». Легкость интеграции с системой также учитывали при сравнении платформ КЭДО.
По результатам проведенного анализа команда «ДОМ.РФ» сформировала техническое задание. HRlink оказался сервисом, полностью соответствующим требованиям ТЗ.
“
— «ДОМ.РФ» — государственная компания. У нас есть определенные требования к системе КЭДО. Предварительно мы подготовили техническое задание. А к выбору решения подключилась целая группа сотрудников — от специалистов по закупке до юристов и представителей службы ИБ. По совокупности всех факторов победил HRlink.
Как проходило внедрение
Переход на КЭДО занял у «ДОМ.РФ» около восьми месяцев. В рабочую группу проекта вошли представители IT-службы и отдела кадров. Со стороны HRlink были задействованы бизнес-аналитики, специалисты по ИБ, разработчики и инженеры эксплуатации ПО. Вовлеченность всех участников позволила выстроить параллельную работу по двум блокам: техническому и организационному. Пока специалисты отдела кадров готовили документацию и собирали согласия о переходе на КЭДО, IT-команда получала доступы и настраивала инфраструктуру.
Подготовили кадровые процессы
Команда «ДОМ.РФ» провела внушительную подготовительную работу и проанализировала более 50 бизнес-процессов компании. К старту проекта у нее уже было понимание, как должно проходить внедрение и какие документы «переедут» в КЭДО.
В рамках первой итерации автоматизировали четыре процесса:
Команда подготовила нормативную документацию и постепенно начала информировать работников о переходе на КЭДО. Параллельно развернулось внедрение HRlink в цифровой контур.
В рамках первой итерации автоматизировали четыре процесса:
- оформление отпусков;
- подписание согласий на работу в выходные дни;
- согласование командировок;
- изменение ФИО.
Команда подготовила нормативную документацию и постепенно начала информировать работников о переходе на КЭДО. Параллельно развернулось внедрение HRlink в цифровой контур.
Настроили IT-инфраструктуру
Из-за сложности инфраструктуры техническая подготовка заняла около четырех месяцев. Предстояло понять, как взаимодействовать с контуром компании и получить необходимые доступы. В тесном партнерстве команды «ДОМ.РФ» и HRlink готовили документацию и решали технические вопросы.
“
— С самого начала мы выстроили прозрачную и эффективную коммуникацию между всеми участниками проекта, четко разграничили зоны ответственности и утвердили регулярные встречи для обсуждения статусов, сроков и открытых вопросов. Совместно с командой HRlink мы проработали концептуальную и техническую архитектуру решения, выполнили расчет и подготовку необходимой инфраструктуры. Отдельное внимание уделили информационной безопасности.
Кроме того, мы заранее организовали пользовательское тестирование и провели нагрузочное тестирование системы, чтобы убедиться в ее стабильности и готовности к масштабированию. Со стороны HRlink был выделен технический специалист, который оперативно сопровождал нас по всем вопросам настройки, что позволило минимизировать риски и ускорить внедрение.
Кроме того, мы заранее организовали пользовательское тестирование и провели нагрузочное тестирование системы, чтобы убедиться в ее стабильности и готовности к масштабированию. Со стороны HRlink был выделен технический специалист, который оперативно сопровождал нас по всем вопросам настройки, что позволило минимизировать риски и ускорить внедрение.
Выполнили доработки на стороне HRlink
В «ДОМ.РФ» проект внедрения не типовой. Чтобы учесть все требования, предстояло решить ряд технических задач.
МЧД с передоверием. В «ДОМ.РФ» используют особый вид машиночитаемых доверенностей — с передоверием. По структуре они отличаются от стандартных. В первом приближении функциональность платформы КЭДО не поддерживала загрузку таких документов. Чтобы исправить это, техническая команда HRlink сделала доработку.
МЧД с передоверием. В «ДОМ.РФ» используют особый вид машиночитаемых доверенностей — с передоверием. По структуре они отличаются от стандартных. В первом приближении функциональность платформы КЭДО не поддерживала загрузку таких документов. Чтобы исправить это, техническая команда HRlink сделала доработку.
“
— В HRlink есть два варианта работы с МЧД: можно выпустить ее прямо на портале или загрузить извне. Коллеги из «ДОМ.РФ» пошли по второму пути. Но выяснилось, что наша система не может корректно обработать загружаемый файл. Мы оперативно отреагировали и произвели доработку. Так в HRlink появился новый тип МЧД с передоверием.
В каком-то смысле проект «ДОМ.РФ» стал для нас зоной роста. Мы еще больше углубили свою экспертизу и расширили возможности платформы.
В каком-то смысле проект «ДОМ.РФ» стал для нас зоной роста. Мы еще больше углубили свою экспертизу и расширили возможности платформы.
Метка доверенного времени. Благодаря метке подпись в документе остается действительной, даже если истек ее сертификат. По закону поставить ее может удостоверяющий центр или оператор информационной системы. Команда HRlink выполнила обязательное требование «ДОМ.РФ» — добавила метку доверенного времени в УКЭП. Это помогает сохранять юридическую силу подписи в документах с долгим сроком хранения.
Модель угроз и руководство администратора информационной безопасности. Эти документы команда HRlink разработала специально для «ДОМ.РФ». Они позволяют следить за уровнем защиты системы — выявлять потенциальные уязвимости и минимизировать риски.
Модель угроз и руководство администратора информационной безопасности. Эти документы команда HRlink разработала специально для «ДОМ.РФ». Они позволяют следить за уровнем защиты системы — выявлять потенциальные уязвимости и минимизировать риски.
Запустили пилотный проект
Пилотный проект стартовал в ноябре 2024 года. Тогда HRlink запустили в тестовом контуре для 100 работников из подразделения управления персоналом и начали собирать обратную связь. Далее систему продолжили тестировать в продуктовой среде.
Пилот помог выявить узкие места и избежать технических ошибок в промышленной эксплуатации. Например, с приглашением в КЭДО совместителей — работников, оформленных в нескольких юридических лицах «ДОМ.РФ».
Пилот помог выявить узкие места и избежать технических ошибок в промышленной эксплуатации. Например, с приглашением в КЭДО совместителей — работников, оформленных в нескольких юридических лицах «ДОМ.РФ».
Масштабировали систему и обучили работников
Пилотный проект показал хорошие результаты — решение подтвердило свою работоспособность и отказоустойчивость. В конце декабря HRlink начали масштабировать на всю компанию. В течение трех месяцев на КЭДО перешли 2500 работников «ДОМ РФ».
Чтобы познакомить пользователей с системой КЭДО, в компании разработали обучающий курс, активно проводилась коммуникационная компания.
Чтобы познакомить пользователей с системой КЭДО, в компании разработали обучающий курс, активно проводилась коммуникационная компания.
“
— Переход на КЭДО для компании стал настоящим вызовом: одновременно требовалось изменить бизнес- и IT-процессы существующего кадрового делопроизводства с обязательным соблюдением повышенных требований со стороны информационной безопасности. Благодаря качественному планированию и управлению проектами, всесторонней работе по подготовке сотрудников ГК к переходу на КЭДО проект удалось завершить в намеченные сроки.
Результаты
2500 работников «ДОМ РФ» уже перешли в КЭДО HRlink и подписывают документы УКЭП. Хотя внедрение не завершено, команда уже ощущает положительный эффект.
“
— Если раньше HR-директору приходилось подписывать огромную стопку приказов на отпуск, сейчас количество бумаги заметно сократилось. Мы продолжаем приглашать работников в систему. А также готовим следующие документы к переносу в цифровое пространство. Например, планируем автоматизировать подписание трудовых договоров. Это позволит легко оформлять кандидатов с соблюдением законодательства. И в ближайшей перспективе эффект от внедрения КЭДО станет еще заметнее.
Хотите как в кейсе?
Запишитесь на консультацию. Обсудим вашу задачу и подберем решение под ваши кадровые процессы.
1 письмо в 2 недели
Полезный дайджест про кадровый ЭДО, законы, HR-цифровизацию и многое другое
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c Политикой конфиденциальности
Отправить заявку
Мы свяжемся с вами в течение 2х часов, чтобы назначить встречу
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c Политикой конфиденциальности