«‎Движение Первых»: как оцифровать все кадровые процессы и перевести на КЭДО 100% сотрудников

О компании
«‎Движение Первых»‎ — общественная организация для воспитания
и планирования досуга детей и молодежи. Основана в июле 2022 года.

Масштаб бизнеса
・юридические лица в каждом из 89 субъектов РФ;
・более 7000 сотрудников;
・70% команды на удаленке;
・3 отдела кадров и около 30 кадровых специалистов.

Задачи
・упростить обмен документами с сотрудниками из разных регионов;
・уменьшить риски несоответствия Трудовому кодексу при подписании и согласовании документов;
・полностью исключить отправку посредством почты;
・упростить процесс контроля за работой кадровых отделов.

Решение
перевести в электронный вид кадровые документы и отладить механизмы их подписания.

Фишка
90% сотрудников компании на КЭДО с первого дня работы.

Результат
→ 7200 сотрудников перешли на КЭДО HRlink;
→ 100% кадровых процессов переведены в электронный формат;
→ 2 минуты занимает оформление отпуска.

Главный специалист отдела кадров ОЦО

Оксана Кузина

Почему задумались о переходе на КЭДО

Идея перейти на кадровый электронный документооборот зародилась сразу после создания организации. В «‎Движении» понимали, что обмен бумажными оригиналами с каждым регионом, где планируется работа, будет очень трудозатратным.

“

— «‎Движение» пришло к решению перейти на КЭДО, потому что современные технологии позволяют выбрать именно такой способ обмена документами. Мне кажется, это самый разумный вариант. Документы иногда теряются, а их восстановление требует дополнительных усилий, времени и почтовых расходов. Вряд ли кто-то хочет тратить на это силы и ресурсы.

Оксана Кузина

Только первые сотрудники центрального подразделения организации оформляли кадровые документы на бумаге. К концу 2022 года, спустя всего полгода после основания «‎Движения Первых», стартовал проект по цифровизации КДП.

Основные причины перехода на КЭДО:

широкая география — присутствие в 89 субъектах РФ;
большой штат и 70% сотрудников на удаленке;
активный найм и обмен документами, в связи с этим большие затраты на оплату услуг почты и курьерских служб;
юридические риски из-за отсутствия подписей и утери документов.

Как выбирали решение

Поиск подходящего решения для проекта по цифровизации занял около трех месяцев. Сотрудники «‎Движения Первых»‎ разделили работу на два этапа.

Составили сравнительную таблицу
В ней собрали основные характеристики будущего решения для КЭДО, которые были важны для организации.

Три основных параметра:

простой интерфейс, понятный тем, кто никогда до этого не сталкивался с ЭДО;
возможность подтверждать действия с помощью кода из СМС;
максимальное покрытие сценариев работы с кадровыми документами: от приказов до всех видов заявлений.

Провели анализ рынка и защитили проект
Два месяца исследовали рынок КЭДО, подбирали решение, анализировали информацию о вендорах и изучали нюансы законодательства РФ об электронном документообороте. Затем защитили проект перед руководством.

“

— Для аргументации пользы КЭДО важно подчеркнуть, что он освобождает время кадровых специалистов для решения более важных задач. Они не отвлекаются на звонки и уговоры, если кто-то не подписал документ. Или на исправление ошибок в приказах и их повторную отправку. Экономия времени — это большое преимущество.

С КЭДО все документы фиксируются и упорядочиваются, что позволяет избежать поиска и восстановления архивов. Каждый кадровый специалист, независимо от региона, может увидеть предыдущие документы и не тратить время на поиски.

Также стоит отметить сокращение расходов на бумагу и почту. А еще экономию на отдельном сотруднике, который подшивает документы для архива.

Оксана Кузина

Как проходило внедрение

Переход на кадровый электронный документооборот HRlink стартовал в декабре 2022 года. «‎Движение Первых» не выделяло отдельную группу работников для пилотного внедрения. На КЭДО перешли сразу все действующие сотрудники, на тот момент их было 930. Новым же кандидатам сообщали о том, что обмен кадровыми документами в организации происходит в электронном виде.

Кадровые специалисты «‎Движения Первых»‎ осваивали новую систему практически одновременно с линейными сотрудниками. Коллектив совместно привыкал к новой технологии и узнавал нюансы работы в КЭДО. Например, как подать заявление или как поменять канал получения уведомлений о новом документе на подпись. Работа отдела кадров на этом этапе усложнялась тем, что каждый специалист оформлял в штат в среднем 13 новых сотрудников в день.

В процессе перехода на КЭДО «‎Движению»‎ оказывала поддержку команда HRlink. Менеджеры помогали разрабатывать типовые шаблоны заявлений для загрузки в HRlink. Для кадровых специалистов команда провела онлайн-обучение по работе с платформой КЭДО.

Реакция сотрудников

Как и при любых нововведениях, среди сотрудников «‎Движения Первых» были те, кто опасались переходить на КЭДО. При этом подавляющее большинство работников организации — педагоги разных возрастов. У старшего поколения переход на КЭДО вызывал сомнения. Основными причинами для беспокойства были защищенность персональных данных и вопрос доступа к личным кабинетам на государственных порталах. Сотрудники хотели избежать необходимости вводить регистрационные данные с портала «Госуслуги». Поэтому организация не настаивала на использовании приложения «Госключ» для подписания документов. Так удалось снять основные опасения — сотрудникам объяснили, что документы не обязательно подписывать Госключом, который работает в связке с «Госуслугами».

Сегодня вся команда «‎Движения Первых» подтверждает действия в КЭДО HRlink с помощью кодов СМС или email-сообщений. Усиленные неквалифицированные подписи (УНЭП) работники получают в удостоверяющих центрах, с которыми сотрудничает HRlink.

Результаты

100% сотрудников перешли на КЭДО — 7200 человек.
Все кадровые процессы протекают онлайн.
У кадровых специалистов освободилось время для решения стратегически важных задач.
Оформление отпуска занимает две минуты вместо нескольких дней.
Появилась возможность отслеживать статусы документов, а сами документы теперь легко найти в электронном архиве.
Есть протокол документооборота, который помогает в спорных ситуациях.
Удобно контролировать работу кадровых специалистов, в том числе для определения премии.
Бухгалтерия также частично использует КЭДО. Например, для отправки платежных ведомостей и загрузки авансовых отчетов.

Хотите как в кейсе?

Запишитесь на консультацию. Обсудим вашу задачу и подберем решение под ваши кадровые процессы.

Записаться на консультацию