О компании
«ЭР-Телеком» — лидер рынка телеком-услуг
с высоким фокусом на технологии.

Масштаб бизнеса
・более 60 юридических лиц;
・более 18 000 сотрудников;
・география охвата — от Москвы
до Владивостока.

Задачи
・снизить расходы на бумажный документооборот;
・ускорить кадровые процессы и снизить нагрузку на HR-команду;
・упростить подписание документов
для сотрудников и кандидатов.

Решение
перевести кадровый документооборот
в электронный вид и оптимизировать бизнес-процессы под диджитал-подход.

Фишка
Проект реализовала команда из двух специалистов за 6 месяцев с подписания договора.

Результат
→ 52 млн рублей сэкономили на КДП в год;
→ с 5 дней до 1 часа сократили время подписания документов;
→ снизили нагрузку на HR и бизнес;
→ автоматизировали найм кандидатов.

Павел Панов

ИТ-бизнес-партнер «ЭР-Телеком»

Почему задумались о переходе на КЭДО

В 2023 году около 50% сотрудников «ЭР-Телеком» работали мобильно. Они не могли лично обратиться в отдел кадров, поэтому все документы приходилось отправлять почтой или специально приезжать в офис. Сотрудники «ЭР-Телеком», которые все же числились в офисе, тратили время
на печать и подписание, ожидание специалиста кадров.

Это замедляло процессы — от переводов и оформления сверхурочных до согласования отпусков. Сотрудники и бизнес теряли время, а HR-команда — эффективность.

“

— Раньше команда HR жаловалась, что в их кабинете из всей площади — только один стул для человека, а все остальное — бесконечные архивы
и бумаги.

— Павел Панов, ИТ-бизнес-партнер «ЭР-Телеком»

Тогда в «ЭР-Телеком» задумались о переходе на КЭДО, который позволил бы:

обеспечить быстрый и удобный доступ к кадровым документам онлайн из любой точки;
снизить нагрузку на HR-команду;
ускорить внутренние процессы и избавиться от необходимости приезжать в отдел кадров лично;
сократить затраты на печать, доставку и хранение бумажных документов.

Как выбирали решение

Выбор вендора проводился по внутренним процедурам холдинга. Вначале в «ЭР-Телеком» сформировали список требований к новому решению с участием HR- и ИТ-отделов, службы информационной безопасности. После анализа рынка выбрали 18 поставщиков. Из них выделили 12 решений для проработки, а до финального тендера дошли пять систем.

При выборе платформы КЭДО обращали внимание на:

простоту интерфейса;
масштабируемость и облачные решения;
наличие десктопной и мобильной версий;
готовность работать по процессам крупного бизнеса.

Разумеется, оценивали стоимость и уровень безопасности. Сервис HRlink набрал максимум баллов почти по всем критериям.

“

— Почему мы выбрали HRlink? Потому что решение не нужно дорабатывать
за большие деньги. Команда нас слышит, предлагает и совершенствует платформу.

— Павел Панов, ИТ-бизнес-партнер «ЭР-Телеком»

Сыграли роль и функциональные возможности HRlink:

интеграция с «1С:ЗУП» из коробки;
перенаправление уведомлений руководителю, если сотрудник не реагирует;
база знаний с информацией обо всех релизах;
модуль подписания ЛНА;
график отпусков.

Анализ рынка и оценка решения заняли у «ЭР-Телеком» три месяца. После демодоступа
и финальной защиты в «ЭР-Телеком» сделали выбор в пользу HRlink.

Команда проекта

Со стороны «ЭР-Телеком» проект КЭДО реализовала команда из двух специалистов: ИТ-бизнес-партнера и руководителя отдела кадрового делопроизводства. Юристы и служба ИБ подключались к ним на стадии утверждения документации.

HRlink стал для «ЭР-Телеком» полноценным технологическим партнером. На старте команда помогала с расчетами, чтобы обосновать экономическую эффективность проекта. И оперативно подключалась для решения возникающих вопросов:

направляла шаблоны документов;
консультировала по безопасности размещения данных в облаке;
по запросу предоставляла необходимые сертификаты.

Как проходило внедрение

В июне 2023 года холдинг перевел тестовую группу из 600 сотрудников на КЭДО. Развертывание платформы прошло быстро — портал запустили за один день и настроили за два. Для этого даже
не пришлось привлекать отдельного технического специалиста. А рабочее пространство в HRlink для первых сотрудников создали еще до подписания договора с вендором.

После тестирования решения в «ЭР-Телеком» оперативно перевели на КЭДО еще 12 000 сотрудников. К декабрю 2023 года электронными документами обменивались 93% работников компании.

Течение проекта КЭДО

Кадровые документы также переводили в КЭДО постепенно. Их разделили по функциям владения. Кадровое делопроизводство было в первой волне, расчет заработной платы, охрана труда и другие процессы — во второй.

Подготовка сотрудников и результаты

Изменения в «ЭР-Телеком» внедряют в несколько этапов. В случае с КЭДО команда проекта:

выстраивала многоуровневую коммуникацию: от CEO до линейных сотрудников;
делала рассылки, вебинары и брендированные элементы;
проводила розыгрыши призов для стимулирования интереса.

“

— Основную массу сотрудников мы переводили на КЭДО постепенно, волнами. Для каждой волны мы установили дату, до которой им необходимо подписать заявление о переходе. Среди тех, кто успел, разыгрывали сертификаты. Не потому, что это должно было стать аргументом для перехода на КЭДО. А потому, что мы действуем с позиции пользы и позитивного подкрепления.

— Павел Панов, ИТ-бизнес-партнер «ЭР-Телеком»

Проект не встретил сопротивления сотрудников. В холдинге изначально заложен фильтр —
при приеме выбирают кандидатов соответствующих духу компании. А культура «ЭР-Телекома» построена на инновациях и стремлении к эффективности и постоянному развитию.

Точечные сомнения о безопасности персональных данных в КЭДО возникли только у нескольких сотрудников. Их помогли преодолеть материалы по ИБ и разъяснения от команды HRlink.

“

Переход на КЭДО помог «ЭР-Телеком»:

сэкономить на КДП 52 млн рублей за год;
снизить нагрузку на HR-отдел и бизнес.

Следующий шаг — ускорение найма

При завершении любого проекта в «ЭР-Телеком» команда готовит план его развития на ближайшие три года. Перевод трудоустройства в онлайн был логичным продолжением проекта КЭДО.

Среднее время приема сотрудника на массовую позицию в «ЭР-Телеком» составляло 30 дней. В холдинге хотели сократить его до трех дней
и реализовать проект One Day Offer. То есть получать данные от кандидата
и полностью оформлять его за 8 рабочих часов.

Уже в январе 2024 года в «ЭР-Телеком» получили первые 200 лицензий Start Link, начали тестировать сервис и сравнивать его с другими решениями. Команда обращала внимание на:

технические возможности, в том числе качество распознавания документов кандидатов;
уровень защиты персональных данных, загружаемых в систему;
возможность интеграции Start Link с другими HR-сервисами.

После финального выбора в пользу решения от HRlink количество лицензий увеличили с 200
до 1000.

“

— Представьте, что у вас есть выбор: или ехать два часа через всю Москву,
или вечером за ноутбуком нажать пару кнопочек, загрузить пару файлов
и завершить трудоустройство.

— Павел Панов, ИТ-бизнес-партнер «ЭР-Телеком»

Кандидаты, особенно технические специалисты, восприняли цифровой найм положительно: меньше поездок, больше скорости. Подписание документов стало занимать минуты, а не дни.

Результаты перехода на Start Link

Приняли на работу 1200 новых сотрудников через Start Link.
Сократили время проверки кандидата на благонадежность с 3 дней до 1 часа.
Усилили внутренний HR-бренд.

“

— Раньше у сотрудников было много вопросов — куда идти, кому звонить,
как оформить. Сейчас ответ — одна ссылка. Заходишь, нажимаешь, и все готово.

— Павел Панов, ИТ-бизнес-партнер «ЭР-Телеком»

Хотите как в кейсе?

Запишитесь на консультацию. Обсудим вашу задачу и подберем решение под ваши кадровые процессы.

Записаться на консультацию

Как «ЭР-Телеком» сэкономил 52 миллионаи ускорил найм

Как «ЭР-Телеком» сэкономил 52 миллиона
и ускорил найм