Как переход на КЭДО помог компании ЭТМ высвободить 15% времени кадровиков

О компании
ЭТМ — комплексный поставщик электротехники, компонентов систем безопасности, инженерной сантехники, систем обогрева и вентиляции.

Масштаб бизнеса
・на рынке с 1991 года;
・более 10 500 сотрудников;
・центральный офис в Санкт-Петербурге;
・223 точки продаж в 120 городах России;
・9 логистических центров.

Задачи
・снизить трудоемкость кадрового документооборота;
・поддержать стратегию по переходу на цифровые технологии.

Решение
перевести документооборот в цифровой вид и унифицировать кадровое делопроизводство.

Фишка
Первыми пользователями системы стали 170 специалистов IT-подразделения.

Результат
→ 15% времени высвободилось у кадровых специалистов
→ 7000 сотрудников перешли на КЭДО

Светлана Шестопалова

руководитель группы КДП и регулирования трудовых отношений компании ЭТМ

руководитель группы развития бизнес-процессов и ИС компании ЭТМ

Ирина Копичникова

Почему задумались о переходе на КЭДО

Центральное предприятие ЭТМ расположено в Санкт-Петербурге. Также в структуре организации есть региональные «кусты»: Центр, Северо-Запад, Поволжье, Юг, Урал, Сибирь и Дальний Восток. В рамках каждого действует своя служба управления персоналом. Все они работают с сотрудниками в более чем 120 городах России.

За счет перехода на КЭДО в ЭТМ хотели снизить трудоемкость кадрового документооборота и поддержать стратегию по переходу на цифровые технологии. Кроме того, в организации использовали почту и курьерскую доставку для передачи бумаг между офисами, точками продаж и логистическими центрами. Документы часто приходили с опозданием или высылались повторно. Также возникали сложности с ведением реестров отправленных, подписанных и полученных документов.

Поэтому одной из ключевых задач компании стала оптимизация процессов кадрового документооборота.

Как выбирали решение

Инициатором перехода на кадровый электронный документооборот стала Светлана Шестопалова, региональный менеджер по персоналу.

“

На предыдущем месте работы у меня был опыт взаимодействия с КЭДО, когда Минтруд только начинал эксперимент по переходу на кадровый электронный документооборот в 2021 году. Тогда мы рассматривали возможность участия в нем. Но сотрудники выразили опасения, поскольку не было ясно, чем закончится эксперимент.

В ЭТМ мы подошли к вопросу более ответственно. Не просто рассматривали возможность участия, а хотели провести тестирование системы и окончательно определить, нужен ли нам КЭДО.

— Светлана Шестопалова, руководитель группы КДП и регулирования трудовых отношений компании ЭТМ

Помимо Светланы к проекту подключились Ирина Копичникова, ведущий специалист группы развития бизнес-процессов и информационных систем (ИС), и дирекция ИС.

В конце 2022 года рабочая группа проекта приступила к выбору подходящей системы КЭДО. На первом этапе специалист из дирекции ИС собирал информацию о программных продуктах и услугах разных провайдеров. Он провел сравнительный анализ и составил перечень наиболее подходящих для ЭТМ решений.

Далее к проекту подключились работники КДП и IT-службы. IT-специалисты оценивали возможность интеграции с «1С:ЗУП». Эту программу используют для управления персоналом и расчетов с сотрудниками. Также ЭТМ была важна простота и понятность настроек, чтобы не приходилось задействовать большие ресурсы со своей стороны. И наличие базы знаний по продукту. Специалисты КДП сравнивали решения по удобству использования для рядовых сотрудников и стоимости.

На финальном этапе в 2022 году служба управления представила руководству итоговый список программных продуктов для КЭДО. HRlink выбрали как наиболее подходящее решение.

Как проходило внедрение

Внедрение кадрового электронного документооборота в ЭТМ состояло из двух этапов — перехода пилотной группы и перехода остальных подразделений.

Переход пилотной группы

В начале 2023 года компания внедрила КЭДО на одном из направлений деятельности. Первыми пользователями системы стали 170 специалистов IT-подразделения. Их выбрали для пилота, потому что они были готовы использовать новые технологии. Плюс большинство IT-специалистов работало удаленно. И тестирование пилота на них позволяло оценить удобство КЭДО для распределенных команд.

Запуск на небольшую пилотную группу помог быстрее разобраться с возникавшими на старте вопросами: как выпустить усиленную неквалифицированную подпись (УНЭП), кого поставить согласующим, как выбрать тип заявления.

В течение года компания тестировала разные функции КЭДО и анализировала результаты. IT-специалисты адаптировались к новой системе, поэтому в начале 2024 года в ЭТМ приняли решение распространить КЭДО на всех сотрудников.

Переход остальных подразделений

В IT-службе работники используют не так много документов, происходит меньше движений бумаг и изменений регламентов. Но у кадрового делопроизводства в других отделах свои особенности. Перед распространением КЭДО на остальных сотрудников ЭТМ проводила унификацию и настройку процессов в региональных подразделениях. Согласование и подписание документов, способы получения информации — все это приводили к единому виду.

“

Унификация кадрового делопроизводства — внутренняя задача компании. Она была нужна вне зависимости от внедрения КЭДО, ею все равно предстояло заняться. Но в рамках перехода на кадровый электронный документооборот задача приобрела высокий приоритет.
Мы и сейчас продолжаем работу над ней. На реальных примерах и документах выявляем дополнительные аспекты для улучшения процессов. И работаем над этими вопросами со специалистами КДП и региональными руководителями служб управления персоналом.

— Светлана Шестопалова, руководитель группы КДП и регулирования трудовых отношений компании ЭТМ

Команда HRlink поддерживала рабочую группу ЭТМ на каждом этапе внедрения и оперативно подключалась, когда требовалась помощь. Менеджеры объясняли, какие документы нужно подготовить, и делились шаблонами. Подсказывали, как выстроить внутренние процессы, и отвечали на вопросы о работе платформы.

В течение 2024 года большая часть сотрудников ЭТМ перешла на КЭДО. К декабрю в системе работали 70% коллектива. В первом квартале 2025 года запланирован переход еще 25% сотрудников, а целевой показатель — 95% пользователей КЭДО.

Результатами перехода на КЭДО команда ЭТМ делилась в соцсетях — за первый месяц к HRlink подключились более 5000 сотрудников

Как готовили сотрудников к работе в КЭДО

Использовали материалы от команды HRlink. В них были памятки для работников. На основе этих материалов ЭТМ создала внутренний электронный курс. У компании есть система дистанционного обучения, где доступны различные программы и семинары. Рабочая группа проекта КЭДО воспользовалась порталом и создала собственный курс, который мог пройти любой сотрудник.

Делали рассылки. Коллеги, ответственные за развитие HR-бренда, подключили социальные сети. В них публиковали общую информацию о работе с КЭДО для компании.

Пост о переходе на КЭДО в VK

Работали с ключевыми лицами. Исходя из специфики внутреннего устройства компании, команда проекта КЭДО определила два ключевых направления работы. Одно из них — взаимодействие со специалистами отдела КДП. Им первым показали систему и рассказали о ее преимуществах. Незаменимыми помощниками стали офис-менеджеры в удаленных городах. Они помогали получать все подписи и сканы документов, потому что им показали и объяснили, как КЭДО упростит их работу.

Второе направление — взаимодействие с руководителями подразделений. Специалисты КДП и начальники служб управления персоналом проводили собрания и Skype-конференции, где рассказывали о преимуществах перехода на КЭДО. Общая информация была доступна для всех участников кадрового делопроизводства. Некоторые руководители увидели преимущества, а кто-то сказал: «Раз компания приняла такое решение, то нужно переходить».

Использовали административный ресурс. Это помогло быстро внедрить КЭДО и перевести на него максимальное количество сотрудников. Рабочая группа проекта рассказывала про преимущества цифровизации и преподносила нововведения как окончательное решение руководства ЭТМ.

Результаты перехода ЭТМ на КЭДО

На декабрь 2024 года в системе кадрового электронного документооборота работали около 70% сотрудников ЭТМ — 7000 человек.

На старте проекта было два основных аргумента за переход на КЭДО. Первый — экономия на курьерских доставках. Второй — повышение эффективности отдела КДП. Цифровизация процессов позволила бы кадровым специалистам минимизировать рутину и сосредоточиться на решении важных для компании задач.

Так и получилось. Переход ЭТМ на КЭДО HRlink помог сотрудникам кадровых служб высвободить время, которое раньше уходило на монотонную работу с бумажными документами.

“

— Старшие специалисты по кадровому делопроизводству уже замечают результаты высвобождения ресурсов. Сотрудники КДП экономят время, и многие задачи выполняются быстрее. Например: запрос справок, согласование и подписание документов, подача заявлений и ознакомление с ЛНА.
Старшие кадровые специалисты также осознают, что всем в КДП легче работать. Они замечают, что теперь можно добавить новые фокусы и заменить обработку бумажных документов более важными задачами.

Я подсчитала, что у каждого специалиста КДП высвободилось 15% времени, которое раньше уходило на монотонную работу с документами. Это стало возможным благодаря внедрению КЭДО. И при этом процесс протекает естественно и не вызывает проблем.

Сотрудникам тоже стало намного удобнее. Они могут подавать заявления в электронном виде, а документы хранятся в безопасности в едином контуре. Также работники стали получать зарплатные листы, чего раньше не было.

— Светлана Шестопалова, руководитель группы КДП и регулирования трудовых отношений компании ЭТМ

Хотите как в кейсе?

Запишитесь на консультацию. Обсудим вашу задачу и подберем решение под ваши кадровые процессы.

Записаться на консультацию