Раньше, даже при наличии согласованного графика отпусков, работники писали бумажные заявления на отпуск. Теперь все происходит в одном окне: в HRlink приходит уведомление, и прямо в нем есть ссылка для переноса даты отпуска, если это требуется. Работникам не нужно выходить из системы. Процесс стал быстрее и удобнее.

Главная цель на этом этапе — быстрый старт и проверка работоспособности КЭДО, а не полная цифровизация. На этапе первого внедрения закрыли только минимально необходимый набор кадровых процессов: прием работников и отпуска.

После первого этапа компания поняла, что использует возможности системы не полностью. При этом сама платформа показала высокий потенциал. Поэтому команда кадрового администрирования приняла решение сделать перевнедрение и перевести на HRlink все кадровые процессы.

Цель проекта — полноценный переход на КЭДО с выстроенными маршрутами согласования, корректной интеграцией с кадровым контуром, удобной логикой работы для разных подразделений и возможностью поддерживать большой объем кадровых операций.

Проект реализовывался поэтапно.

Команда «эВ-групп»:
1) проанализировала текущую работу системы;
2) выявила рутинные ручные операции и узкие места;
3) определила приоритеты развития;
4) перестроила маршруты согласования;
5) доработала типы заявлений;
6) провела тестирование и обучение пользователей.

К проекту подключились:

• кадровые специалисты;
• HR-методологи;
• разработчики «1С»;
• эксперты HRlink.

По словам команды кадрового администрирования, участие опытных консультантов HRlink стало одним из факторов успеха проекта.

Проект был важен тем, что он одновременно затрагивал кадровую методологию, техническую часть и пользовательский опыт работников.

При первом внедрении было оцифровано два кадровых процесса, теперь — 90%. Если ранее кадровые специалисты вручную выстраивали и контролировали маршруты согласования документов, тратили время на рутинную работу с «1С», то после перевнедрения большая часть этих операций была автоматизирована: в системе HRlink настроены маршруты согласования, а данные передаются автоматически благодаря интеграции с «1С». Это позволяет специалистам справляться с большим объемом документооборота в холдинге, унифицировать кадровые мероприятия и документы даже в условиях активного масштабирования и запуска новых проектов в разных регионах страны. Теперь кадровое администрирование в холдинге ведется децентрализованно: каждая дочерняя компания группы самостоятельно сопровождает бизнес-процессы.

Одной из самых масштабных задач стала настройка маршрутов согласования.
Для этого проектная команда «эВ-групп»:

• актуализировала организационную структуру;
• выстроила автоматическую маршрутизацию документов;
• донастроила процесс согласования заявлений, чтобы платформа КЭДО автоматически определяла нужного руководителя.

Раньше кадровые специалисты вручную формировали приказы на основании заявлений работников.
После доработки:

• заявление автоматически передается в «1С»;
• система «1С» самостоятельно формирует кадровый документ;
• исключается ручной ввод данных.

Это позволило снизить количество ошибок и ускорить обработку документов.

После перевнедрения удалось автоматизировать:

• массовые переводы;
• индексации;
• подготовку дополнительных соглашений;
• уведомления о начале отпуска на основании графика отпусков;
• формирование приказов в «1С» по части кадровых процедур.

Ранее с учетом пересылки обработка дополнительных соглашений занимала до недели. Теперь система КЭДО формирует и направляет документы на подписание автоматически в течение одного дня.

Процесс также частично переведен в HRlink, а автоматические уведомления позволяют своевременно напоминать работникам о подписании документов.

Сопротивления со стороны работников компания не зафиксировала. Наоборот, высокий процент подключения показал хороший уровень принятия новых инструментов:

• около 98% работников компании используют КЭДО;
• по холдингу доля составляет около 80%.

Особенно наглядным оказалось подключение синих воротничков и вахтовых работников, которые активно используют систему.

Средняя интенсивность найма — 500 человек в месяц. До перехода на КЭДО оформление работников в удаленных регионах занимало 2–3 дня из-за необходимости подписывать и пересылать кадровые документы. При росте компании нагрузка на кадровые службы постоянно увеличивалась.

Для холдинга процесс оформления является сложным межфункциональным сценарием. Например, в «эВ-групп» регулярно нанимают большое количество персонала, работающего вахтовым методом, специалистов, которых оформляют по срочным трудовым договорам, а также иностранных граждан.

К приему подключаются не только кадровые специалисты, но и службы безопасности, охраны труда, а также руководители подразделений. Ранее этот прием был выстроен через подачу и согласование кадровых документов по электронной почте. Это снижало прозрачность процесса, занимало больше времени и создавало риски утечки персональных данных (ПДн).

До внедрения Start Link:

• документы поступали по разным каналам;
• согласования проходили через электронную почту;
• данные вручную переносились в систему;
• возникали риски ошибок и нарушения требований по работе с персональными данными.

После внедрения Start Link:

• кандидат получает от рекрутера ссылку-приглашение в Start Link;
• соискатель загружает в сервис приема документы, которые кадровый специалист предварительно указал в шаблоне для приема;
• документы и согласия собираются в единой системе с учетом требований к защите персональных данных;
• сведения автоматически передаются в «1С», кадровому специалисту остается лишь проверить их корректность, что снижает риск ошибок из-за человеческого фактора.

• 1 день вместо 3 рабочих дней занимает оформление соискателя.
• Снизилась нагрузка на рекрутеров и кадровых специалистов.
• Повысилась прозрачность процесса приема.
• Отсутствует необходимость пропорционального расширения штата кадровых специалистов при увеличении численности коллектива холдинга.
• Сократилась значительная часть ручных операций, включая пересылку и  повторные запросы документов.
• Снижены затраты на курьерскую доставку, бумагу, хранение кадровых документов.

По словам команды, пока наиболее заметен именно операционный эффект, который еще предстоит перевести в финансовые показатели.

HR-команда «эВ-групп» планирует:

• выстроить единый канал коммуникации с персоналом;
• запустить сегментированные опросы для работников;
• развить внутренние сервисы самообслуживания;
• предоставлять расширенную информацию по расчетным листкам с применением ИИ-инструмента;
• использовать модуль «Оргструктура».