О компании
«Лемана ПРО» — компания-ритейлер, специализирующаяся на продаже товаров и решений для строительства, отделки и обустройства дома, дачи и сада.

Масштаб бизнеса
・200 кадровых специалистов;
・114 магазинов;
・15 складских комплексов и собственный маркетплейс.

Задачи
・ускорить подписание кадровых документов и снизить юридические риски;
・повысить прозрачность и стандартизировать кадровые процессы;
・сэкономить на бумаге, архивном хранении и повысить социальную ответственность.

Решение
унифицировать кадровое делопроизводство и перевести документооборот в цифровой вид с HRlink.

Фишка
Сначала HRlink запустили в центральном офисе, затем решение масштабировали на всю торговую сеть, подключая по 12–15 магазинов за одну волну.

Результат
→ с 30 до 2 минут сократилось среднее время подписания документов у сотрудников, у директоров — с двух недель до 5 минут;
→ более 90% кадровых процессов переведено в цифровой формат;
→ 110 000+ документов обработано в HRlink за I квартал 2026 года;
→ более 95% сотрудников подключено к HRlink.

Евгения Степочкина

руководитель ИТ-продукта

директор по администрированию персонала, оплате труда, компенсациям и льготам

Елена Ивашкевич

Как вели документооборот до HRlink

В «Лемана ПРО» работают почти 40 000 сотрудников в разных регионах России. До внедрения HRlink кадровый документооборот был децентрализованным и полностью бумажным. При таком масштабе это занимало много нецелевого времени у руководителей, директоров и линейного персонала:

приходилось вручную подбирать нужный бланк, заполнять реквизиты, искать руководителя для подписания, передавать подписанный документ в кадровую службу, заносить документ в кадровую систему;
хранение бумажных документов требовало значительных архивных площадей;
ручное оформление документов увеличивало нагрузку на сотрудников, руководителей и кадровых специалистов;
подписание документов могло затягиваться, что повышало юридические риски;
единых шаблонов и стандартов оформления кадровых документов не было.

Чтобы ускорить кадровые операции и унифицировать их на уровне всей компании, команда инициировала переход на КЭДО.

Выбор платформы КЭДО

Ключевым требованием была возможность встроить решение в сложную матричную структуру компании и масштабировать его на десятки тысяч сотрудников. По итогам тендера проектная команда «Лемана ПРО» выбрала HRlink.

Ключевые критерии оценки:

интеграция с используемыми в компании системами, включая «БОСС-Кадровик»;
возможность гибкой настройки и доработки платформы под задачи компании;
поддержка сложных маршрутов согласования кадровых документов;
стоимость решения.

“

— HRlink оказался наиболее гибким решением для наших задач. Чтобы проверить возможности платформы, мы выбрали два сложных бизнес-процесса: согласование работы в выходной день и оформление приказа на транспортную премию. Система успешно отработала оба сценария. Кроме того, HRlink развивается с учетом особенностей нашей организационной структуры. Ряд доработок, предложенных командой «Лемана ПРО», впоследствии вошли в продукт и теперь доступны другим клиентам.

Елена Ивашкевич, директор по администрированию персонала, оплате труда, компенсациям и льготам «Лемана ПРО»

Этапы внедрения HRlink

Проект стартовал в 2024 году. Со стороны «Лемана ПРО» в него вошли руководитель продукта, проектный менеджер, аналитик, менеджер сервиса и разработчик.

Команда выбрала поэтапный подход: сначала HRlink запустили в центральном офисе, затем решение масштабировали на всю торговую сеть, подключая по 12–15 магазинов за одну волну. В первую очередь в цифровой формат перевели наиболее сложные кадровые процессы.

Ключевые этапы

Май 2024 — февраль 2025: развертывание и настройка HRlink на сервере «Лемана ПРО», подготовка инструкций и пилотный запуск в центральном офисе.
Февраль — декабрь 2025: поэтапное масштабирование КЭДО на подразделения компании.

Подключение магазинов

Для масштабирования сформировали график подключения подразделений с лимитом до 5 000 сотрудников в месяц. Перед запуском каждой волны проектная команда проводила встречи в выбранных магазинах — всего до шести встреч в месяц.

Отдельные встречи организовывали с директорами магазинов: им объясняли цели проекта, преимущества КЭДО и роль руководителей в переходе. Кадровых специалистов обучали работе с типовыми сценариями и функциями платформы.

Подготовка подразделений включала:

подписание локальных нормативных актов для перехода на КЭДО;
оформление усиленной квалифицированной электронной подписи и машиночитаемой доверенности;
изучение обучающих материалов;
работу в тестовом пространстве HRlink с последующим переходом в рабочую систему.

Инструкции, полезные материалы и записи встреч размещали в корпоративных социальных сетях. Это обеспечило единый информационный контур и позволило сопровождать сотрудников на каждом этапе внедрения.

Адаптация сотрудников

Большинство сотрудников магазинов не используют компьютеры в ежедневной работе и взаимодействуют с цифровыми сервисами со смартфонов. Поэтому одним из ключевых факторов принятия КЭДО стала возможность оформлять заявления и подписывать документы в мобильной версии сайта.

Переход требовал постепенной адаптации. Руководители подразделений поддерживали внедрение и помогали закрепить новые сценарии работы в командах.

Наиболее эффективным оказался прикладной подход: преимущества КЭДО демонстрировали на реальных задачах. Например, при массовом повышении заработной платы сотрудникам предлагали оформить документы онлайн. Такой сценарий позволял сразу сравнить скорость и удобство цифрового процесса с бумажным.

“

— На старте сотрудники не всегда понимали ценность КЭДО. Ситуация менялась, когда появлялась конкретная задача: оформить заявление на донорство, документы по повышению зарплаты или ознакомиться с нормативным актом. Возможность сделать это онлайн сразу показывала разницу между цифровым и бумажным процессом.

Евгения Степочкина, руководитель ИТ-продукта «Лемана ПРО»

Результаты перехода на КЭДО

у линейных сотрудников среднее время подписания документов сократилось с 30 до 2 минут, а у директоров — с двух недель до 5 минут;
в цифровой формат переведено более 90% кадровых процессов — исключение пока составляют прием, увольнение и дисциплинарные взыскания;
кадровые документы и процессы стандартизированы на уровне всей компании;
за I квартал 2026 года в HRlink обработано более 110 000 кадровых документов;
к HRlink подключено более 95% сотрудников, к концу года компания планирует охватить 98% сотрудников.

“

— Подписание документов стало значительно быстрее. Сотрудникам больше не нужно искать шаблоны заявлений и руководителей для согласования, поэтому они могут больше времени уделять работе в торговом зале. Документы унифицированы по всей стране и доступны в единой системе. Для бизнеса это означает управляемый процесс и уверенность в соблюдении юридических требований.

Евгения Степочкина, руководитель ИТ-продукта «Лемана ПРО»

Следующий этап проекта — дальнейшая цифровизация кадрового цикла. Компания рассматривает подключение модуля Start Link для автоматизации оформления соискателей.

Хотите как в кейсе?

Запишитесь на консультацию. Обсудим вашу задачу и подберем решение под ваши кадровые процессы.

Записаться на консультацию