О компании
NOVAROLL — группа компаний, производит транспортную
и пищевую упаковку, строительную
и химическую продукцию.

Масштаб бизнеса
・более 5 000 сотрудников;
・более 30 юридических лиц;
・офисы и производственные площадки
по всей стране;
・40% команды заняты на производстве;
・350 иностранных работников.

Задачи
・упростить обмен кадровыми документами
с распределенной командой;
・найти инструмент для законного ведения КДП электронно;
・автоматизировать оформление кандидатов.

Решение
・перевести кадровые процессы в HRlink;
・внедрить сервис онлайн-приема Start Link.

Фишка
350 сотрудников-иностранцев на КЭДО.

Результат
→ более 3 500 сотрудников перевели на КЭДО;
→ упростили работу с ЛНА;
→ ускорили процесс трудоустройства;
→ снизили нагрузку на HR.

Ирина Щербакова

руководитель департамента кадрового делопроизводства и администрирования NOVAROLL

Почему задумались о переходе на КЭДО

У NOVAROLL распределенная структура с подразделениями по всей стране. 40% команды работают на производстве, остальные 60% — в офисах, на складах и торговых площадках. Не всем сотрудникам было удобно приезжать в отдел кадров, чтобы подписывать документы. Пересылка почтой занимала много времени, а отправления могли задержаться или потеряться.

Пандемия еще больше усложнила ведение кадрового учета. Сотрудники вынужденно ушли на удаленку — было важно наладить возможность обмениваться с ними документами без визитов в офис. Отправка электронной почтой не решала задачу, так как не наделяла документы юридической силой. Приказы, заявления и другие официальные кадровые бумаги должны были иметь подтвержденную подпись. Чтобы законно обмениваться с сотрудниками документами в электронном формате, в NOVAROLL задумались о переходе на КЭДО.

“

Наша компания идет к полной автоматизации процессов. С КЭДО мы хотели увеличить количество операций, которые выполняют кадровые специалисты, и сократить на них время.

— Ирина Щербакова, руководитель департамента кадрового делопроизводства и администрирования Novaroll

Как выбирали решение

К выбору решения для КЭДО приступили в 2022 году. В команду проекта вошли кадровые специалисты и сотрудники ИТ-службы NOVAROLL. Они же оценивали предложения вендоров.

Основными критериями были:

удобное подключение сотрудников без множества шагов;
возможность работать с разными подразделениями в электронном формате;
соблюдение 152-ФЗ «О персональных данных»;
возможность интеграции с «1С:ЗУП».

КЭДО от HRlink соответствовал заявленным параметрам. Дополнительно команда оценила стоимость и сроки внедрения, а также изучила отзывы клиентов. После этого согласовала выбор решения с руководством.

Как проходило внедрение

Первыми на КЭДО перевели кадровых специалистов и сотрудников одной из компаний группы. Такой подход позволил протестировать инструмент на разных категориях работников — офисных, складских, производственных, торговых представителях и сотрудниках-иностранцах. И устранить узкие места перед масштабированием решения на всю группу компаний.

В ходе тестирования команда хотела проверить, насколько удобно подключать сотрудников, которые работают в разных локациях. После успешного перевода на КЭДО работников в офисах, на складах и производствах в NOVAROLL начали внедрение КЭДО во всей группе компаний.

“

Вначале мы хотели сами понять продукт и полностью разобраться в нем. А потом уже объяснять нашим сотрудникам, как работать с HRlink. Поэтому кадровые специалисты переходили на КЭДО в первых рядах.

— Ирина Щербакова, руководитель департамента кадрового делопроизводства и администрирования Novaroll

Первыми в цифровой вид перевели процессы по отпускам, затем поэтапно все остальные документы.

Как переводили сотрудников

После успешного завершения пилота КЭДО начали внедрять на производственных площадках.

Подключение сотрудников в цехах. Кадровые специалисты подключали работников прямо на местах: приезжали на площадки и вручную помогали зарегистрироваться на платформе.

Работа с теми, у кого нет смартфона или интернета. Для этой категории сотрудников в цехах и на складах устанавливали учетные точки с общим доступом.

Взаимодействие с сотрудниками-иностранцами. Этой категории работников специалисты HRlink помогали и помогают сегодня в индивидуальном порядке. Рассказывают, как пройти авторизацию, где ждать документы, как восстановить доступ.

Изначально не все в компании понимали, что такое КЭДО. Некоторые думали, что это название для электронной трудовой книжки. Поэтому параллельно с переводом отдельных групп сотрудников компания проводила общую коммуникацию о том, как работает КЭДО и как упрощает кадровые процессы.

Команда HRlink закрывала обучение и методическую часть: мы передали NOVAROLL презентации и инструкции для сотрудников, консультировали кадровых специалистов. Точечно помогали с авторизацией и настройками.

Как автоматизировали оформление кандидатов

После запуска КЭДО компания подключила Start Link, чтобы ускорить оформление кандидатов и избежать возможных ошибок при ручном вводе данных. Сервис работает в компании уже больше года. Формально проект сохраняет статус пилота, пока идут доработки и поэтапное расширение на все группы кандидатов.

За это время в сервис добавили следующие доработки:

Автосохранение анкеты. Кандидаты не теряют введенные данные, если прерывают заполнение формы.

E-mail-уведомления инициатору процесса. Рекрутеры оперативно получают уведомления о статусе оформления кандидата.

Автоматическая рассылка задач участникам, например, службе безопасности. Сервис сам направляет нужным специалистам задачи на проверку или согласование.

Упрощенная загрузка и обработка печатных форм. Сервис автоматически распознает и подставляет нужные данные. Это снижает риск ошибок и ускоряет переход от статуса кандидата к сотруднику.

Теперь оформление выглядит так:

Рекрутер отправляет приглашение кандидату в Start Link.
Кандидат заполняет анкету.
Данные автоматически переносятся в «1С».

Это сократило время на создание карточек сотрудников и избавило от необходимости держать на столе сканы и оригиналы.

Результаты

Более 3 500 сотрудников перешли на КЭДО. Обмен документами происходит в электронном формате. Кадровому специалисту не нужно распечатывать стопки бумаг и самостоятельно напоминать о подписании. Формирование и отправка документов на подпись осуществляется в привычном интерфейсе «1С» в пару кликов.

Упростили контроль за статусами подписания. Все документы собраны в одном месте — кадровый специалист удобно отслеживает их статусы. При необходимости может легко узнать, на ком завис приказ или ЛНА, и отправить уведомление.

Сотрудники подают заявления и подписывают документы без посещения отдела кадров. Из офиса, дома или с производственной площадки.

Перевели трудоустройство в электронный формат. Процесс проходит полностью онлайн. Кандидату не нужно ехать в офис или отправлять документы почтой — они собираются в выделенной защищенной системе в соответствии с 152-ФЗ. А благодаря автоматическому распознаванию рекрутеры не тратят время на ручной ввод данных. Также Start Link помогает удобно собирать согласия на обработку персональных данных и налаживает взаимодействие между HR-отделом и службой безопасности.

Нагрузка на HR снизилась. Теперь нет бумажной работы и потока вопросов от сотрудников, и все кадровые процессы выполняются без сбоев.

Хотите как в кейсе?

Запишитесь на консультацию. Обсудим вашу задачу и подберем решение под ваши кадровые процессы.

Записаться на консультацию