О компании
«СберСпасибо» — IT-компания, которая занимается разработкой и поддержкой программ лояльности «Сбербанка».

Масштаб бизнеса
・740 сотрудников;
・офис и отдел кадров в Москве;
・подразделение в Новосибирске;
・70% сотрудников — на гибриде в Москве, 30% — на удаленке по всей стране.

Задачи
・за два месяца найти новое решение
для КЭДО;
・обеспечить бесшовное внедрение
без простоев.

Решение
перевести кадровые процессы и документы
в HRlink

Фишка
В компании уже был внедрен КЭДО, но провайдер неожиданно сообщил об окончании работы. Мы оперативно подхватили проект.

Результат
→ завершили проект точно в срок;
→ 680 сотрудников перевели в новую систему;
→ перенесли архив документов;
→ освободили время HR на развитие
и стратегические задачи.

Маргарита Полухина

менеджер отдела
по работе с персоналом
«СберСпасибо»

менеджер по внедрению HRlink

Александра Неклюдова

Почему задумались о переходе на КЭДО

В «СберСпасибо» уже было внедрено КЭДО, но в 2024 году провайдер неожиданно объявил об окончании работы. Компании предстояло за два месяца найти и внедрить новое решение.

“

— Мы не ожидали, что наш вендор закроет направление КЭДО. Поэтому пришлось срочно искать новое решение и одновременно готовиться к миграции. Мы хотели организовать плавный переход и уже пользоваться новым КЭДО, когда предыдущая лицензия закончится.

— Маргарита Полухина, менеджер отдела по работе с персоналом «СберСпасибо»

Задачу осложняла специфика внутреннего согласования. Для «переезда» в новую систему требовалось, чтобы ее одобрили архитектурный и финансовый отделы, а также служба кибербезопасности.

Как выбирали решение

В «СберСпасибо» за проект по смене вендора отвечала Маргарита Полухина, менеджер отдела по работе с персоналом. Ей предстояло найти подходящее решение, а затем защитить его перед командой.

Рассматривали три системы: «СБИС», «Контур» и HRlink. Первый вендор был знаком Маргарите по прошлым местам работы. А с HRlink она столкнулась еще в 2020 году и сразу отметила для себя наше решение. Было важно понять, какая из систем лучше встроится в процессы компании и решит поставленные задачи. Для этого проводили встречи с вендорами — анализировали технические и функциональные возможности, соответствие закону.

По итогам демо стало очевидно, что HRlink наиболее соответствует требованиям. У сервиса:

удобный и понятный интерфейс;
возможность самостоятельно управлять маршрутами документов и заявлений;
бесшовная интеграция с «1С:ЗУП», которая настраивается за 15 минут;
открытая база знаний, доступная сотрудникам и кадровым специалистам;
мобильное приложение.

“

— Даже с точки зрения обычного сотрудника, а не кадрового специалиста, мне было все понятно в HRlink. Не перегруженный интерфейс без лишних сложностей — это особенно важно для нашей команды, где у всех быстрый ритм работы. Перегруженные системы у нас не приживаются.

— Маргарита Полухина, менеджер отдела по работе с персоналом «СберСпасибо»

Как проходила смена вендора

Переход на HRlink занял менее двух месяцев и включал в себя следующие этапы:

знакомство с командой внедрения;
подготовку документов — согласие для сотрудников и ЛНА;
настройку интеграции с «1С:ЗУП»;
настройку маршрутов подписания и шаблонов документов;
обучение для отдела кадров;
вебинар для линейных сотрудников;
тестирование интеграций и запуск HRlink.

Закон требует обеспечения сохранности и доступности электронных документов на протяжении всего срока хранения. Даже если компания перестает работать с провайдером, она все равно несет ответственность за архив. При смене системы КЭДО было важно не потерять ни одного документа.

Чтобы сделать переход удобным и незаметным для бизнеса, мы выстроили бесшовную миграцию. Пока команда «СберСпасибо» готовила нормативную документацию и собирала согласия о переходе, наши инженеры импортировали данные. Перенос документов из старой системы в HRlink проходил параллельно внедрению. Это помогло сэкономить время и завершить проект в установленные сроки — два месяца.

“

— Обычно в компаниях с аналогичным количеством сотрудников смена вендора занимает около года. Мы перевели 680 работников «СберСпасибо» на HRlink за два месяца. Такой результат возможен, когда у клиента есть четкая цель и вовлеченная команда. А мы со своей стороны гибко подстраиваемся и помогаем со всеми возникающими вопросами.

— Александра Неклюдова, менеджер по внедрению HRlink

Подготовка сотрудников

Сотрудников переводили в два этапа. Сначала подключили тех, кто числился в основном штате, а затем совместителей. Последним для удобства отправляли приглашения в КЭДО в СМС.

Сотрудников информировали о переходе заранее и разными способами:

вместе с HRlink провели welcome-встречу с демонстрацией платформы;
отправили серию писем по корпоративной почте;
разместили посты во внутреннем Telegram-канале с более красочной визуальной подачей.

“

— Сотрудники оценили удобство мобильного приложения и уведомлений в Telegram. Им не нужно ждать доступа к почте или компьютеру — все подписывается на ходу. Еще один плюс для команды — открытая база знаний. Люди сами изучали вебинары для общего развития, делились ссылками с коллегами. Это редкость, когда инструмент вызывает такой интерес.

— Маргарита Полухина, менеджер отдела по работе с персоналом «СберСпасибо»

Результаты

Перевели 680 сотрудников на HRlink за два месяца. В три раза быстрее, чем другие компании с аналогичной численностью.

Перевели электронный архив в новую систему. Миграция данных проходила параллельно основным этапам внедрения. Инженеры HRlink перенесли документы в соответствии с Приказом Минкомсвязи РФ №578.

Высвободили ресурсы HR. У специалистов появилось больше времени на задачи, которые влияют на развитие компании в долгосрочной перспективе. Теперь вместо ручных рутинных операций HR могут сосредоточиться на стратегических направлениях: развитии корпоративной культуры, удержании и обучении сотрудников, построении систем мотивации.

“

— Сотрудникам не нужно быть в офисе, чтобы оформить отпуск, заявление или увольнение. А у меня появилась возможность учиться, развивать себя и компанию благодаря экономии времени. Сейчас это один из моих приоритетов. Я могу участвовать в новых проектах и внедрять изменения, а не тонуть в бумаге.

— Маргарита Полухина, менеджер отдела по работе с персоналом «СберСпасибо»

“

— Кейс «СберСпасибо» — отличный пример четкой и слаженной работы. Клиент пришел к нам с конкретной задачей и вовлеченной командой. А мы постарались обеспечить быстрый и качественный результат.

— Александра Неклюдова, менеджер по внедрению HRlink

Хотите как в кейсе?

Запишитесь на консультацию. Обсудим вашу задачу и подберем решение под ваши кадровые процессы.

Записаться на консультацию