О компании
ГК Selecty — ИТ-вендор, аутсорсинг-компания, решающая задачи по цифровизации бизнеса под ключ.

Масштаб бизнеса
・12+ лет на рынке;
・22% — доля компании на рынке ИТ-аутсорсинга в 2025-м;
・200+ сотрудников нанимают в месяц.

Задачи
・найти инструмент для законного ведения кадровых процессов в электронном формате;
・упростить обмен кадровыми документами с распределенной командой;
・оцифровать процесс оформления кандидатов.

Решение
・перевести кадровые процессы в HRlink;
・внедрить сервис онлайн-приема Start Link.

Фишка
Масштабирование и увеличение штата стали главными причинами перехода на КЭДО, требовалось повысить эффективность процессов.

Результат
→ 2 232 сотрудника подключены к HRlink;
→ около 80% затрат на бумагу, печать и курьерские услуги оптимизировали;
→ 8 000 документов ежемесячно проходят через HRlink;
→ 20 минут теперь занимает прием соискателей.

Анна Козулина

руководитель отдела кадров

Как был устроен кадровый документооборот до HRlink

ГК Selecty специализируется на ИТ-аутсорсинге и нанимает сотрудников по всей России, вся бумажная нагрузка ложилась на кадровых специалистов. До перехода на КЭДО работники из Москвы и МО приезжали в офис, а с удаленными сотрудниками документами обменивались через почтовые сервисы и курьерские службы.

При масштабировании компании затраты на логистику росли, к тому же значительная часть времени кадровых специалистов уходила на задачи по контролю отправки документов, их подписания и возврата. При этом коммуникация с удаленными сотрудниками могла затягиваться из-за разницы в часовых поясах, а документы могли теряться при пересылке.

Почему задумались о переходе на КЭДО

Запрос на автоматизацию кадровых процессов исходил от HR-директора Selecty и был связан с активным масштабированием и необходимостью оптимизировать операционные рутинные задачи.

При выборе вендора обращали внимание на следующие параметры:

стоимость;
понятность интерфейса;
функциональность платформы;
простота внедрения и развитие системы под запросы бизнеса.

Как внедряли HRlink

Переговоры о запуске проекта вели с лета 2022 года, переход на КЭДО завершился в ноябре того же года. В состав группы внедрения со стороны Selecty входили HR-директор, специалисты отдела кадров и ИТ-поддержка.

Как кадровые администраторы и HR-координаторы отреагировали на изменения

Автоматизация кадровых процессов позволила заметно сократить долю рутинных задач и ускорить работу. HR-команда и специалисты по КДП отмечают, что контроль подписания документов перестал быть трудоемким процессом.

Сотрудники получили возможность самостоятельно проверять документы и их статус на платформе КЭДО, что снижает поток повторяющихся вопросов к HR. Пользователи отмечают удобство и понятность HRlink, а HR-специалисты — высвобождение ресурсов для других важных задач.

Подключение Start Link для цифровизации найма

Команда HRlink предложила сделать еще один шаг в сторону автоматизации и рассказала о возможностях модуля для онлайн-оформления кандидатов Start Link.

HR-команда ознакомилась с предложением и заинтересовалась решением, поскольку оно:

обеспечивает безопасную работу с персональными данными;
сокращает время обработки кандидатов;
объединяет документы в одну систему, что упрощает контроль и учет;
позволяет автоматически переносить данные в «1С»;
предоставляет удобный и интуитивно понятный интерфейс.

“

— Во время пилотного тестирования команда обработала несколько кандидатов и убедилась, что Start Link помогает автоматизировать процесс приема, повышает прозрачность и эффективность работы с соискателями.

Анна Козулина, руководитель отдела кадров

После пилота Selecty масштабировали процесс онлайн-оформления новых сотрудников. Компания подошла к задаче комплексно и подготовила письмо-памятку, которое позволяет соискателю легко разобраться в Start Link.

“

— Когда мы отправляем первое приветственное письмо кандидату, который принял офер, прикладываем памятку. В ней указано, что человеку придет приглашение в систему Start Link — безопасную платформу для передачи документов при приеме в компанию. В памятке описаны все действия, которые потребуются для загрузки данных.

Если позже возникнут вопросы — а их обычно крайне мало — кандидат может обратиться к своему HR-координатору.

Анна Козулина, руководитель отдела кадров

Результаты перехода Selecty на КЭДО

2 232 сотрудника подключены к HRlink, процессы ведут четыре кадровых специалиста и руководитель отдела кадров;
на 60% сократилось количество рутинных операций и ускорилась обработка документов;
около 80% затрат на бумагу, печать и курьерские услуги оптимизировали;
8 000 документов ежемесячно проходят через HRlink;
снизилась нагрузка на специалистов по КДП — теперь не приходится проверять комплектность, печатать и передавать документы, достаточно загрузить их в HRlink;
упростился контроль — статусы подписания и все документы находятся в едином интерфейсе и доступны в режиме реального времени;
повысилась удовлетворенность команды — теперь даже если в документе или заявлении допущена ошибка, ее можно легко и быстро скорректировать, не затягивая сроки подписания;
уменьшилось количество однотипных вопросов к HR-координаторам — команда теперь может отслеживать статусы подписания заявлений, а также видеть все свои кадровые документы в HRlink;
сократился срок оформления кандидатов на 80%. 20 минут теперь занимает прием соискателей.

“

— Хочется отметить работу персональных менеджеров HRlink. Очень ценно, что они всегда открыты к предложениям, готовы прийти на помощь и ответить на вопросы. Не бывает ситуаций, что запрос остается в подвешенном состоянии.

Анна Козулина, руководитель отдела кадров

Что говорят сотрудники Selecty об HRlink

Хотите как в кейсе?

Запишитесь на консультацию. Обсудим вашу задачу и подберем решение под ваши кадровые процессы.

Записаться на консультацию