О компании
Wörwag Pharma — семейная фармацевтическая компания, основанная в 1971 году доктором Вёрвагом в Германии.

Масштаб бизнеса
・20+ лет на российском рынке;
・200 сотрудников;
・распределенная команда — работники находятся во всех частях страны.

Задачи
・бесшовно сменить поставщика КЭДО;
・повысить прозрачность и скорость кадровых процессов;
・снять контрольную нагрузку с HR BP.

Решение
・перевести кадровые процессы в HRlink, чтобы ・увеличить их прозрачность и повысить операционную эффективность;
・автоматизировать процесс оформления соискателей с помощью модуля Start Link.

Фишка
Переход на HRlink занял 2 рабочих дня. Смена вендора прошла настолько легко и бесшовно, что у сотрудников не возникло никаких вопросов. Клиент отмечает, что работать с документами стало легче, а система доступна даже в регионах с ограничениями мобильной связи.

Все доступные кадровые процессы перевели в HRlink со дня запуска проекта.

Результат
→ 98% кадровых процессов перевели в HRlink;
→ более 15 000 кадровых документов за год работы прошло через HRlink;
→ 2 рабочих дня занял переход на HRlink;
→ вдвое сокращена нагрузка на HR BP;
→ исключены риски при работе с персональными данными кандидатов при оформлении;
→ снижена нагрузка на кадровых специалистов в сезон пиковый сезон.

Дарья Каширцева

HR BP

Как был устроен кадровый документооборот до перехода на КЭДО

До 2021 года в компании был организован бумажный документооборот. Тогда потребовался инструмент, который бы позволил гибко и быстро обмениваться кадровыми документами с сотрудниками, которые работают по всей России.

HR-команда приняла решение о разработке собственной системы автоматизации на базе Microsoft Outlook и «1С».

“

— Мы были пионерами цифровизации кадровых процессов. Разработали положение, подписали согласия с сотрудниками и начали отправлять кадровые документы на ознакомление через электронную почту. Автоматизировали все, что на тот момент могли.

Дарья Каширцева, HR BP

В начале 2023 года HR-команда и кадровые специалисты почувствовали, что самописная система не закрывает все потребности команды. Например, было сложно перевести в цифру такие процессы, как работа в выходной день.

“

— Руководство поддержало переход на КЭДО. Так я начала искать вендора.

Дарья Каширцева, HR BP

Как выбирали первого провайдера КЭДО

При поиске вендора ориентировались на следующие критерии:

репутация компании;
наличие демоверсии и технологические возможности платформы, включая интеграцию с «1С»;
наличие мобильного приложения для iOS;
зрелость и устойчивость продукта, поскольку часть игроков на рынке развивала КЭДО как непрофильное или второстепенное направление.

В 2023 году выбрали провайдера, который на тот момент отвечал требованиям компании, и начали процесс внедрения. Перевод документов в цифру занял около полутора месяцев — тестировали по одному кадровому процессу в неделю.

Почему решили сменить вендора

Взаимодействие с поставщиком осложнялось несколькими факторами:

долгие ответы техподдержки — например, на запрос, отправленный в ноябре, специалист ответил лишь в мае;
ощущение, что бизнес-направление КЭДО стало для компании не приоритетным — низкая вовлеченность менеджера, медленное развитие продукта и срывы сроков по выпуску доработок системы;
сложности при цифровизации процесса отпусков — долгое ожидание выхода этой функции и последующие сбои;
неудобство при работе с кадровыми документами — если дедлайн по документу закончился, файл «сгорал» и его невозможно было восстановить, приходилось создавать с нуля.

Все эти факторы привели к тому, что HR BP тратила слишком много времени на поиск решений, администрирование системы. Так появилась потребность в поиске нового вендора, который будет соответствовать всем ожиданиям компании.

“

— На протяжении всего срока использования системы я, можно сказать, была тестировщиком. Находила баги, писала тикеты, помогала разобраться в проблеме и найти решение.

Закономерно, что в какой-то момент процесс стал неэффективен, слишком много моего времени стал занимать КЭДО, и на остальные задачи его не хватало. Обратилась к руководителю, получила поддержку и приняла решение изучить рынок вендоров КЭДО.

Дарья Каширцева, HR BP

Почему выбрали HRlink

Знакомство с платформой произошло сразу на практике — и Дарья убедилась, что инструмент соответствует актуальным запросам.

“

— Коллеги из других компаний поделились своим положительным опытом использования HRlink. Меня заинтересовал продукт, поэтому я изучала его возможности, смотрела на практике в демоверсии, как работает платформа КЭДО. И поняла, что HRlink закроет текущие задачи по кадровому делопроизводству в нашей компании.

Кроме того, мне было важно, чтобы команда техподдержки оперативно отвечала на вопросы и решала возникшие трудности.

Дарья Каширцева, HR BP

Также в HRlink привлекли следующие факторы:

наличие удобного мобильного приложения, которое адаптировано для iPad, поскольку сотрудники используют планшеты;
гибкость платформы — по аналогии с конструктором можно собрать необходимые процессы и добавить кастомные шаблоны заявлений.

Преимущества платформы HRlink для малого и среднего бизнеса

Высокий уровень экспертности. HRlink — признанный стандарт КЭДО и №1 по версии РБК в России.
Зрелость и устойчивость продукта. Платформа КЭДО — профильный продукт компании, который HRlink развивает более 6 лет. Решение объединяет кадровый документооборот, прием кандидатов и взаимодействие с сотрудниками в одной системе — без «зоопарка» сервисов и лишней нагрузки на HR, сотрудников КДП и ИБ.
Наличие готовых модулей интеграции с кадровыми учетными системами, включая «1С», «БОСС-Кадровик» и другие. Интеграции можно настроить за 15 минут и бесшовно встроить в цифровой контур компании.
Отсутствие компании в санкционных списках.

Как проходила смена вендора

Опасений при переходе не было — компания гибко адаптируется к изменениям, а богатый опыт цифровизации кадровых процессов и технический бэкграунд позволил бесшовно сменить провайдера.

Компания быстро определилась с провайдером. HR BP уже знала, какие шаги нужны для перехода. Очень быстро согласовали документальный фонд для КЭДО, поскольку практически ничего не пришлось менять после предыдущего провайдера. Далее HR BP изучила маршрут проекта по переходу (дорожную карту), заметила, что значительную часть времени занимает обучение, которое не требовалось команде Wörwag Pharma. Стало понятно — понадобится не больше двух дней на создание маршрутов для всех процессов в конструкторе, формирование шаблонов документов и настройку регламентных заданий в «1С».

“

— Мне нравится HRlink, поскольку в нем можно легко разобраться самостоятельно и помощь почти не требуется. Большой плюс в том, что нет необходимости постоянно привлекать программиста «1С» для поддержания системы.

Дарья Каширцева, HR BP

Внедрение HRlink проходило нестандартно

HR BP отказалась от полноценного стандартного процесса с онлайн-встречами и пошаговым разбором возможностей платформы. Дарья уже была знакома с функциональностью HRlink и была глубоко погружена в особенности цифровизации кадровых процессов.

Переход на HRlink занял 2 рабочих дня. HR BP создала шаблоны заявлений и привлекла программиста для первичной настройки интеграции с «1С».

Отдельно компания воспользовалась платной услугой по миграции кадрового архива из системы КЭДО от предыдущего вендора. Это автоматический перенос всех документов сотрудников в HRlink. Опция позволила компании сменить вендора бесшовно и с сохранением юридической значимости документов в соответствии с Приказом Минкомсвязи РФ №573.

Как работает бесшовная миграция архива на HRlink

Процесс переноса архива

Как переводили сотрудников

Процесс был бесшовным. HR-команда предупредила, что придет СМС и потребуется авторизоваться на платформе, а история документов подгрузится в течение месяца. Инструкция по регистрации состояла из одного слайда с двумя скриншотами.

“

— Мне было важно, чтобы команда не почувствовала разницы. Мы не акцентировали внимание на смене вендора, а сфокусировали на новых преимуществах.

Сотрудники отметили, что пользоваться КЭДО стало легче. Платформа работает стабильно даже в период ограничений мобильной связи, поскольку HRlink входит в «белый список».

Дарья Каширцева, HR BP

💡 HRlink включили в «белый список» Минцифры России — читать новость

Как изменилась работа кадровых специалистов с HRlink

После перехода на HRlink кадровые процессы стали проще, особенно в части оформления командировок и приема сотрудников, что позволило сократить количество ручных операций.
Например, оформление командировок стало полностью проходить на платформе, и сценарий согласования документов включает в себя всех заинтересованных сотрудников, в том числе непосредственного руководителя и бухгалтера. Больше нет бумажных документов и согласований в почте, поскольку участники процесса видят документы в системе КЭДО.

Для распределенной команды особенно важным стало ускорение кадрового оформления. Если раньше сотрудники могли не подписать документы в день приема из-за технических сложностей, то сейчас такие случаи сведены к минимуму. В результате компания исключила юридические риски.

Уменьшилась нагрузка на кадровых специалистов за счет отправки подписантам и согласующим автоматических уведомлений и удобного контроля статусов документов. Кадровый специалист и HR-команда отмечают стабильную работу системы и снижение количества обращений от сотрудников, связанных с доступом или подписанием документов.

Отдельно стоит отметить упрощение передачи дел на период отсутствия кадрового специалиста: аутсорс-подрядчики либо уже знакомы с HRlink, либо быстро погружаются в процессы благодаря интуитивно понятному интерфейсу системы. Это снижает зависимость от одного человека и повышает устойчивость кадровых операций. Ранее при использовании решения другого вендора процесс передачи дел был существенно сложнее и требовал большого количества инструкций и регламентов для корректного выполнения задач.

HRlink также используют для нестандартных сценариев — например, адресной рассылки сотрудникам уведомлений, например, о повышении зарплаты. Система позволяет быстро и безопасно передавать документы конкретному получателю без риска технических ошибок или несанкционированного доступа других пользователей к чувствительным сведениям.

Преимущества HRlink для компании из фармацевтической отрасли

HRlink помогает равномерно распределить нагрузку в отделе персонала в периоды сезонной активности в апреле и сентябре. Пример такой нагрузки — индексация зарплаты, когда одновременно оформляется в среднем 2–3 документа на сотрудника. Система позволяет заранее подготовить все документы, а в нужный момент сделать несколько кликов для отправки на ознакомление и подписание.

“

— В один из таких сезонных пиков особенно пригодился отложенный старт отправки документов сотрудникам. Кадровый специалист готовилась к нему заранее и постепенно загружала документы в HRlink.

Такой подход помог в ситуации, когда специалист по кадрам не смогла присутствовать на работе в день отправки документов. Заменяющему ее специалисту было достаточно нажать на пару кнопок, чтобы процесс запустился. Мы очень оценили такую возможность.

Дарья Каширцева, HR BP

Еще одна особенность — строгое следование графику отпусков. Этот кадровый сценарий закрывает график отпусков в HRlink — благодаря инструменту легко запланировать отпуска, проверить остаток дней и пересечения с коллегами. А уведомления об отпуске помогают не забыть о грядущем отдыхе и своевременно оформить выплаты. Ранее в компании использовали Microsoft Excel для сведения графика отпусков.

Результаты перехода на КЭДО HRlink

→ смена вендора КЭДО потребовала 2 рабочих дня;
→ сотрудники перешли на новую платформу практически незаметно — без длительного обучения и сложной адаптации;
→ ускорилось оформление приемов, командировок и отпусков до 1 рабочего дня;
→ минимизированы риски несвоевременного подписания кадровых документов;
→ 98% кадровых процессов переведены в HRlink;
→ упростилась передача дел на период отсутствия кадрового специалиста благодаря понятному интерфейсу системы;
→ компания получила инструмент для гибкой настройки кадровых сценариев и кастомных шаблонов документов.

Автоматизация приема соискателей с помощью модуля Start Link

Одновременно с внедрением КЭДО в Wörwag Pharma был подключен модуль онлайн-оформления Start Link. Решение приняли без сомнений: рекрутер уже работала с аналогичным инструментом у другого вендора, поэтому модуль воспринимался как гигиенический минимум.

Как модуль встраивается в процесс оформления

В компании описали процесс приема и разделили зоны ответственности — каждый участник четко понимает, в какой момент кандидат переходит в его ведение. Это повышает прозрачность и управляемость найма.

Со стороны кандидатов онлайн-оформление также не вызывает сложностей: КЭДО и сопутствующая HR-цифровизация уже стали стандартом отрасли. Start Link воспринимается как обычный и привычный способ взаимодействия с работодателем. Модуль обеспечивает предсказуемость и управляемость процессов найма в условиях сезонных пиков нагрузки, а также исключает юридические риски при работе с персональными данными.

“

— В фармацевтической отрасли, где сотрудники работают по всей стране, цифровизация — это базовая опция. Новых сотрудников на этапе приема скорее удивит просьба предоставить бумажные документы, чем просьба загрузить их по ссылке в КЭДО.

Дарья Каширцева, HR BP

Результаты подключения модуля Start Link

→ процесс приема стал более быстрым и прозрачным за счет четкого распределения зон ответственности между членами HR-команды;
→ исключены юридические риски при работе с персональными данными кандидатов;
→ кандидаты отмечают быстрый процесс предоставления документов для оформления на работу — не нужно привозить оригиналы документов и делать скан-копии.

Почему компания рекомендует коллегам переходить на КЭДО

В современных компаниях КЭДО — это базовый инструмент, который помогает эффективно инвестировать время и ресурсы специалистов HR-команды.
КЭДО — это реальный инструмент уменьшения человеческого фактора и ошибок, что снижает юридические риски компании в целом.

Хотите как в кейсе?

Запишитесь на консультацию. Обсудим вашу задачу и подберем решение под ваши кадровые процессы.

Записаться на консультацию