Сэкономили 400 000 ₽ за год на кадровом документообороте: КЭДО для группы компаний «Кориб»

Группа компаний «Кориб» занимается продажей, ремонтом и восстановлением грузовой техники от разбора до полной сборки. Также она производит аккумуляторные батареи. Внутренняя IT-компания, которая начала работу в 2023 году, занимается разработкой программных продуктов и оказывает поддержку со стороны 1С другим предприятиям.

Из-за нескольких юридических лиц и большого числа производственного персонала в «Кориб» была сложная логистика обмена документами между работодателем и сотрудником. Это затрудняло все согласования. Работникам нужно было постоянно посещать отдел кадров, а потеря документа означала, что весь путь придется проходить заново.

Особой проблемой было одновременно подписать большой объем документов. Например, при индексации зарплаты.

В 2023 году финансовый директор «Кориб» Юлия Горячева выступила с предложением — перевести кадровые документы в электронный вид. Именно по ее инициативе была создана рабочая группа, и стартовал проект КЭДО. До этого «Кориб» уже перевела бухгалтерскую документацию и бумаги для контрагентов в электронный вид. Поэтому внедрение кадрового ЭДО стало логичным продолжением автоматизации процессов.

Поиск решения начался весной 2023 года. В рабочую группу проекта КЭДО вошли пять сотрудников «Кориб»: представитель IT-службы, специалист по кадрам, 1С-разработчик, финансовый директор и руководитель отдела труда и заработной платы.

В процессе «Кориб» ориентировалась на несколько основных критериев.

Удобство использования. В группе компаний много сотрудников, у которых нет опыта работы с компьютерными системами. Поэтому в первую очередь рабочая группа проекта ориентировалась на удобный адаптивный интерфейс.

Безопасность персональный данных. Для «Кориб» было важно, как именно хранится информация о сотрудниках и сможет ли партнер, оказывающий эти услуги, обеспечить их безопасность.

Совместимость с 1С. Группа компаний не хотела затягивать процесс внедрения и была рада избежать лишних трудозатрат со стороны своей IT-службы.

Рейтинг и отзывы. Контрагенты «Кориб», которые уже пользовались HRlink, давали обратную связь о работе системы.

После того как «Кориб» сделала выбор в пользу HRlink, рабочей группе оставалось согласовать проект с директором. Как им это удалось?

Официально проект КЭДО стартовал в конце мая 2023 года. Уже 3 июля на электронные документы перевели пилотную группу сотрудников, в которую вошли 12 работников внутренней IT-компании. Так «Кориб» протестировала решение, пересмотрела и оптимизировала процессы. По сути пилотная группа помогла отделу кадров провести внутренний аудит и понять, что затрудняло их работу до этого момента. КЭДО помог подсветить «узкие места» в документообороте и перестроить их.

На этапе внедрения рабочей группе проекта КЭДО помогла всесторонняя поддержка директора группы компаний. Он помог преподнести новость о переходе на электронные документы как об обязательном для всех сотрудников процессе. При этом основным аргументом за КЭДО стал приход к полной прозрачности работы с кадровыми документами.

После тестовой группы на КЭДО перешли топ-менеджеры и линейные руководители. Это помогло им правильно доносить до подчиненных суть изменений.

Для адаптации всех сотрудников рабочая группа проекта разделила коллектив на команды по 40 человек и провела для них обучение. А видеоинструкция от команды внедрения HRlink помогла наглядно показать, как работает система КЭДО на практике.

Прямо в процессе обучения сотрудники группы компаний «Кориб» активировали личный кабинет и могли задать любые уточняющие вопросы.