Как переход на КЭДО повысил лояльность сотрудников «Нетологии» на 90%

Автор статьи

шеф-редактор HRlink

Лера Романова

Эксперты

Руководитель отдела КДП «Нетологии»

Вера Козлова

Екатерина Смолякова

HRD «Нетологии»

После того как наши работники стали одной кнопкой подписывать документы, результаты опросов стали показывать рост уровня лояльности к HR-процессам. 90% сотрудников оценили удобство системы и отметили, что КЭДО значительно упростил процесс подписания договоров. Общая оценка работы HR-функции тоже выросла.

Екатерина Смолякова

О клиенте

«Нетология» — российская образовательная платформа, которая работает на рынке онлайн-обучения уже 13 лет. Компания специализируется на подготовке взрослых по 12 направлениям: от курсов по программированию и маркетингу до магистерских программ и тренингов по саморазвитию.

Единственный офис в Москве.
600 сотрудников.
70% персонала на удаленке по всей России.
15% сотрудников живет за рубежом.

Почему «Нетологии» понадобился КЭДО

В период пандемии COVID-19 на образовательном рынке ожидаемо резко вырос спрос на онлайн-курсы. Ведь все студенты и специалисты компаний оказались в прямом смысле на домашнем обучении. Поэтому «Нетология» активно набирала сотрудников и развивала новые продукты, внедряя дистанционные технологии. Именно в этот момент в компании задумались о цифровизации КДП. К этому подтолкнул ряд причин.

1. Те HR-специалисты, которые тогда работали в компании, уже не справлялись с возрастающим потоком кадровых документов. Ведь их нужно было оформлять вручную.
2. «Нетология» столкнулась со сложностями отправки документов сотрудникам на удаленке и возвратом оригиналов в офис. Компании приходилось пересылать бумаги почтой и с курьерами, и некоторые из них терялись по дороге. При проведении внутреннего аудита «Нетология» обнаружила, что в архиве не хватает более 50% оригиналов документов.
Если же сотрудник допускал ошибку при заполнении бумаг, процесс начинался заново. Плюс доставка требовала дополнительных финансовых затрат.

Чтобы оптимизировать кадровый документооборот и снизить нагрузку на отдел КДП, в «Нетологии» задумались о переходе на КЭДО.

Как проходил выбор вендора

Я узнала о КЭДО в одной из почтовых рассылок о возможностях автоматизации HR-процессов в компаниях. Я сразу обратила внимание на цифровизацию документооборота и обратилась к руководству с этой идеей. Они ее оценили и поручили внутреннему IT-подразделению заняться поиском подходящего решения.

Вера Козлова

IT-отдел проводил исследование рынка и оценивал технические возможности систем КЭДО. В рабочую группу проекта также вошли несколько сотрудников HR-департамента.

«Нетология» довольно быстро выбрала вендора. На тот момент на рынке было всего несколько систем КЭДО, которые подходили под критерии компании.

Во-первых, «Нетологии» был важен гибкий и богатый функционал платформы.

Во-вторых, компания оценивала стоимость подключения к КЭДО и цену лицензий для сотрудников.

В-третьих, компании была важна готовая интеграция с системой 1С.

Таких комплексных и достаточно проработанных решений на рынке было немного, и большинство из них работали на базе SAP. По оценке технических специалистов «Нетологии», у HRlink была самая простая и удобная платформа, которая требовала меньше всего технических доработок.

Гайд

Дарим гайд по выбору КЭДО за подписку на блог

Работа с сотрудниками и их реакция на КЭДО

Когда сотрудники «Нетологии» узнали об идее цифровизации, многие настороженно отнеслись к необходимости загружать свои персональные данные куда-то онлайн. Тогда персонал не до конца понимал, насколько КЭДО упростит работу и освободит время на более важные задачи.

Поэтому в коммуникации с сотрудниками руководство «Нетологии» стремилось показать пользу цифровизации именно для работников, а не для компании. По внутренним каналам связи рассылались материалы с наглядными скриншотами HRlink.

Например, что подписание документа происходит в два простых действия: нажать кнопку «Подписать» и ввести одноразовый код.

Или как просто заполнить форму подачи заявления.

«Нетология» сравнила процедуру обычного обмена документами и работу онлайн: без КЭДО от отправки бумаги сотруднику до ее получения обратно могло проходить до трех месяцев (для сотрудников, проживающих вне РФ). После цифровизации этот процесс занимал всего 3 минуты.

Благодаря грамотно выстроенной внутренней коммуникации в «Нетологии» и быстрой работе команды HRlink, волна сопротивления среди сотрудников быстро прошла, и компании удалось оперативно внедрить новое решение сразу на всю команду.

Внедрение КЭДО

Переход на КЭДО занял у «Нетологии» три месяца. HRlink оказалась довольно простой платформой с точки зрения технической реализации: компании не потребовалось докупать дополнительные серверы для хранения данных, система была полностью готова к использованию. Также сотрудники в «Нетологии» высоко оценили интуитивно понятный интерфейс HRlink.

Хочу отдельно отметить работу техподдержки HRlink. Это суперотзывчивые ребята, которые быстро отвечали на все наши вопросы.

У нас в компании принято проводить ретро по итогам каждого проекта. В случае с переходом на КЭДО мы разошлись за 15 минут. Потому что у нас практически не было болезненных моментов, связанных с переходом.

Екатерина Смолякова

Итоги перехода на КЭДО

Среднее время подписания документов сократилось с 2,5 часов (без учета пересылки) до трех минут.
Сотрудники, которые работают на удаленке, больше не тратят время на походы на почту за получением или отправкой документов (часто они были вынуждены делать это в нерабочее время)
Значительно снизилось время на работу с бумажными документами. Сократились площади для хранения архивов.
Любые ошибки в делопроизводстве легко исправить. Для этого просто нужно удалить документ и создать новый.
Компания обезопасила себя с точки зрения соблюдения трудового законодательства. Когда сотрудник открывает документ в КЭДО, он автоматически с ним знакомится.

— Мы ожидали рост eNPS процессов HR после перехода на КЭДО, но не ожидали, что при проведении исследования вовлеченности 90% сотрудников отметят это изменение как лучшее за последний год в компании. Никто не любит подписывать все эти бумажки, документы и бланки. Поэтому когда сотрудники получили возможность визировать документы нажатием одной кнопки, это вызвало бурю восторга.
Лояльность к HR-процессам в компании выросла. Это стало приятным дополнением к другим функциям HRlink.
Учитывая тенденцию на цифровизацию HR-процессов, внедрение КЭДО — отличный первый шаг на этом пути.

Екатерина Смолякова

Новости мира HR, тренды и мемы — в Telegram HRlink