отдел продаж:
+7 812 467 48 81
sales@hr-link.ru
тех. поддержка:
+7 800 333 63 89
help@hr-link.ru

На что «Ростелеком Контакт-центр» тратит 5,5 млн рублей, которые сэкономил на КДП

Кейсы

Опубликовано 25.09

Автор статьи

Лера Романова

шеф-редактор HRlink

Эксперты

Александра Шубина

главный менеджер по кадровому делопроизводству «Ростелеком Контакт-центра»

Наталья Пригарова

руководитель отдела кадрового администрирования
«Ростелеком Контакт-центра»

Во-первых, успех проекта КЭДО от вовлеченности кадровых специалистов в процесс. Ведь только они понимают, как много бумажек должны обрабатывать каждый день. Если кадровые специалисты участвуют в проекте на должном уровне, заинтересованность цифровизацией передается руководителям подразделений и сотрудникам. Во-вторых, от работы команды. Как со стороны вендора, так и со стороны компании. В-третьих, от верхнеуровневых решений. Если HR-директор становится двигателем процесса внедрения КЭДО, переход пройдет успешно.

Наталья Пригарова

Результаты перехода «Ростелеком Контакт-центра» на КЭДО HRlink

Сэкономили 5,5 млн рублей на КДП за 1 год (май 2023 года — май 2024 года)

Бумага, картриджи, работа курьеров — компания экономит на этом деньги.

Руководители подразделений не тратят время на решение вопросов с КДП

Если сотрудник забыл поставить подпись, его оповещают в системе КЭДО.

Благодаря МЧД все нужные документы подписывают кадровые специалисты

А бизнес занимается бизнесом.

Добились удобства всех процессов КДП

В КЭДО «Ростелеком Контакт-центр» использует гибкие индивидуальные маршруты согласования документов, знакомит коллектив с ЛНА и должностными инструкциями, отправляет сотрудникам все виды справок и разрабатывает собственные форматы заявлений.

Электронная система не дает нарушать требования ТК РФ

Без согласований задним числом и документов, оставленных без подписи.

Как «Ростелеком Контакт-центр» добился таких результатов при переходе на КЭДО и как развивает проект сегодня — рассказываем дальше.

Справка о компании

«Ростелеком Контакт-центр» (АО «МЦ НТТ») — один из крупнейших аутсорсинговых контакт-центров России.

На рынке с 1995 года
19 городов присутствия
4 000 000+ вызовов в месяц
3 место в рейтинге крупнейших контакт-центров России по доли рынка

Дочерняя компания ПАО «Ростелеком»
2 юридических лица: АО «МЦ НТТ» и ООО «ДЖИНЕЗИС»
6600+ сотрудников
26 контакт-центров по всей России

75% сотрудников на удаленке = трудности с подписанием документов

Большинство сотрудников «Ростелеком Контакт-центра» работает из дома со всех концов России. До цифровизации КДП это вызывало ряд проблем.

Не все необходимые документы доходили до офиса.
Сотрудники тратили время, силы и личные средства на распечатку.
Компания платила за работу курьеров.
При этом могли возникнуть юридические риски из-за отсутствия документов с подписью работника.

Тогда у HRD «Ростелеком Контакт-центра» Яны Лентач возникла идея: перевести все процессы КДП в электронный вид.

Команда

В рабочую группу проекта вошли сотрудники разных отделов.

КДП

Оценивали возможности разных систем

HR-бизнес-партнеры

Понимали пользу КЭДО и продвигали проект

IT

Хотели избежать расходов на «железо»

ИБ

Хотели On-Premise

Финансовый блок

Хотели сократить расходы, готовили и защищали ТЭО

А также специалисты по внедрению и сопровождению клиентов со стороны HRlink.

Подготовка

Поэтапное внедрение

У «Ростелеком Контакт-центра» более 6000 сотрудников по всей стране. При таких масштабах переход на КЭДО мог происходить только поэтапно.

В пилотную группу проекта вошли 400 сотрудников обособленного подразделения «Череповец». После них на КЭДО постепенно переводили специалистов из других регионов.

Новости мира HR, тренды и мемы — в Telegram HRlink

Сотрудники

— КЭДО — это в первую очередь удобство сотрудников.

Наталья Пригарова

Работников компании подробно информировали о переходе на электронные документы. Для этого использовали разные каналы: группу «ВКонтакте», корпоративные Telegram-каналы, внутренние чаты команд и email-рассылки. А HR-бизнес-партнеры рассказывали о пользе КЭДО именно для сотрудников. С HRlink им больше не нужно лично ходить в отдел кадров или отправлять бумажные документы почтой, а взять отпуск или справку и подать заявление на увольнение можно за 2 минуты онлайн.

Внутренний проект: чат-бот в Telegram

Зачем?

У сотрудников при трудоустройстве возникали вопросы о работе в КЭДО.
Хотели разгрузить специалистов своего кадрового блока и службу заботы HRlink.

Как?

Собрали список распространенных вопросов в службу заботы HRlink.
Дополнили тем, что хотели узнать сотрудники «Ростелеком Контакт-центра».

Что внутри?
Сотрудник может задать интересующий вопрос и сразу получить ответ. Какая информация есть в боте?

Как пройти регистрацию в HRlink.
Как восстановить пароль.
Как подать заявление.
Как подписать документ.
Как связаться со специалистом.

Развитие сервиса КЭДО в «Ростелеком Контакт-центре» и плюсы экономии

Компания уже приобрела дополнительные лицензии с ролью администраторов для специалистов из финансово-экономического блока и блока охраны труда.

Они направляют авансовые отчеты и другие необходимые документы сотрудникам на ознакомление через КЭДО.

— У HRlink прозрачная дорожная карта развития сервиса. Мы видим, что платформа развивается, и пользуемся всеми ее возможностями.

Наталья Пригарова

Сэкономленные 5,5 млн рублей «Ростелеком Контакт-центр» вкладывает в дальнейший рост и цифровизацию кадровых процессов: внедрение RPA и роботизированной автоматизации.

Гайд

Дарим гайд по выбору КЭДО за подписку на блог