Как встроить КЭДО в существующую
ИТ-инфраструктуру компании — все интеграции HRlink

При внедрении кадрового электронного документооборота компании редко начинают работу с чистого листа. Обычно кадровые процессы уже выстроены вокруг привычных систем: «1С», SAP, корпоративных порталов, инструментов для подбора персонала, сервисов организации командировок и других решений.

Поэтому одна из ключевых задач вендора КЭДО — встроиться в существующий цифровой контур организации. Если кадровые данные автоматически синхронизируются между системами, а сотрудники продолжают работать в привычном интерфейсе, внедрение проходит быстрее и требует меньше ресурсов.

HRTech-решения HRlink поддерживают интеграции с кадровыми, учетными и корпоративными системами, а открытый программный интерфейс (API) будет полезен для подключения собственных решений.

Благодаря модулям КЭДО HRlink для «1С» кадровые специалисты могут работать в привычном интерфейсе, а обмен документами и данными между системами происходит автоматически.

HRlink интегрируется с «1С:ЗУП», «1С:Фреш», «1С:Бухгалтерией», «1С:ЗКГУ» и другими конфигурациями. Базовая настройка занимает около 15 минут, а при необходимости интеграцию можно донастроить с учетом особенностей процессов компании.

Интеграция позволяет:

• автоматически создавать карточки сотрудников;
• синхронизировать данные;
• поддерживать справочник руководителей в актуальном состоянии;
• подключать сотрудников к КЭДО при приеме непосредственно из «1С»;
• использовать кастомные печатные формы;
• массово формировать и отправлять документы, такие как локальные нормативные акты;
• настраивать маршруты согласования кадровых документов;
• формировать приказы на отпуск на основании заявления из HRlink автоматически;
• отображать статусы подписания документов в реестрах «1С».

Кадровому специалисту не требуется вручную переносить документы и постоянно переключаться между двумя сервисами: большинство операций выполняется в привычной кадровой учетной системе, а HRlink обеспечивает маршрутизацию и своевременное подписание документов.

КЭДО HRlink поддерживает интеграцию и с другими кадровыми учетными системами.

HRlink предоставляет открытый интерфейс взаимодействия (API) для интеграции с кадровыми и учетными системами.

С помощью API можно реализовать необходимый сценарий обмена данными, в том числе:

• синхронизацию справочников (юридические лица, подразделения, должности, сотрудники, роли, типы документов и др.);
• назначение ролей сотрудникам и отправку приглашений в HRlink;
• создание и передачу кадровых документов на согласование и подписание;
• получение и отслеживание статусов подписания;
• массовую отправку документов;
• получение архива кадрового электронного документооборота;
• другие операции, необходимые для конкретного бизнес-процесса.

Набор сценариев определяется задачами заказчика и реализуется с использованием API силами интегратора или собственной ИТ-команды.

Интеграция КЭДО HRlink возможна и с внутренними корпоративными сервисами. Это позволяет сотрудникам получать уведомления и переходить к подписанию кадровых документов без поиска нужной ссылки или переключения между вкладками.

Интеграция с корпоративным порталом помогает:

• просматривать кадровые документы из профиля сотрудника;
• получать уведомления о кадровых документах, ожидающих подписания;
• переходить к подписанию непосредственно из уведомления в пару кликов.

Интеграция не поддерживается на мобильных устройствах.

Для сотрудников, которые предпочитают этот мессенджер в качестве основного способа связи, редко работают за компьютером или используют мобильные устройства, доступен удобный канал информирования о новых документах. 

Telegram-бот отправляет уведомления о кадровых документах и их статусах, а также позволяет перейти к подписанию по ссылке из сообщения и получить код подписания. Кроме того, HRlink поддерживает и другие способы доставки уведомлений и кодов: электронную почту, СМС, мобильное приложение.

*Telegram в России работает с ограничениями. Подробности о доступных каналах доставки оповещений вы можете изучить на нашем лендинге.

После того как кандидат принимает офер, следующий этап — оформление документов. Чтобы кадровому специалисту и рекрутеру не приходилось переносить информацию вручную, модуль онлайн-приема от HRlink интегрируется с популярными ATS:

• Talantix;
• «Поток»;
• «Хантфлоу»;
• e-staff;
• Skillaz.

Интеграция обеспечивает автоматическую передачу данных и исключает ручной ввод информации. Это позволяет минимизировать риски при работе с персональными данными соискателей.

HRlink поддерживает двустороннюю интеграцию с порталом «Работа России». Интеграция позволяет использовать подписание документов с помощью ПЭП ЕСИА, организовать бесшовный переход сотрудника для подписания документов, формировать архив документов и загружать файлы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя. 

Также у HRlink реализована интеграция с приложением «Госключ», которое позволяет подписывать кадровые документы УНЭП, выданной с использованием инфраструктуры электронного правительства.

Не все компании используют типовые информационные системы. Поэтому HRlink предоставляет открытый REST API.

С его помощью платформу можно интегрировать с корпоративными системами управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), системами управления ресурсами предприятия (ERP) и другими внутренними сервисами. Это позволяет встроить КЭДО и HRTech-сервисы в существующую ИТ-инфраструктуру без необходимости менять привычные бизнес-процессы.

Помимо готовых интеграций, HRlink предлагает инструменты, которые помогают развивать и углублять цифровую зрелость компании.

Так, например, при переходе с другого провайдера КЭДО можно заказать услугу миграции архива кадровых документов. Архив передается по защищенному каналу, проходит проверку и импортируется в пространство компании в HRlink в соответствии с требованиями законодательства.

Для крупных организаций и холдингов доступна функция «Мультипространства», которая позволяет вести несколько юридических лиц или направлений бизнеса в рамках одного портала в КЭДО. Для каждого пространства можно настроить собственные маршруты согласования, шаблоны документов и права доступа.

Еще один модуль — «Оргструктура». Он помогает поддерживать управленческую организационную структуру компании в актуальном состоянии, назначать руководителей в маршрутах согласования и быстро находить коллег и руководителей в едином цифровом пространстве.

Модули интеграции позволяют не просто использовать HRlink как отдельный сервис, а встраивать его в цифровую инфраструктуру компании. Благодаря этому данные синхронизируются между системами, сотрудники продолжают работать в привычном интерфейсе, а оформление и подписание документов становятся частью выстроенных бизнес-процессов.