Кадровому специалисту важно отслеживать сроки подписания документов. Если вы видите, что согласование приказов затягивается, скорее всего, в процессе есть узкое место. Аналитика помогает найти его и устранить.

Раньше данные в HRlink собирали вручную. Теперь у вас есть встроенный инструмент — «Аналитика по документам». Рассказываем, как он работает и как помогает кадровым специалистам на разных уровнях.

Аналитика по документам — это визуальный дашборд кадрового специалиста с ключевыми показателями документооборота. Он информирует, сколько документов подписано, а сколько ждут согласования и какое среднее время подписания. Предоставляет статистику по отделам и подсвечивает, где возникают задержки.

Идея дашборда родилась по итогам открытого микрофона с клиентами, где мы обсуждали, каких функций не хватает в HRlink. Бизнес хотел получить инструмент, который бы упрощал сбор и анализ статистики и экономил время кадрового специалиста.

Новый раздел ориентирован на кадровых специалистов и руководителей отдела КДП. Его миссия — экономить время и предоставлять важную для бизнеса информацию в удобном формате.

Управление статусами и сроками подписания. Кадровый специалист может указать тип документов и сразу увидеть, сколько из них подписаны, отклонены или находятся в работе. А также узнать среднее время подписания.

Понимание скорости подписания разных типов документов помогает оптимизировать процессы. Если документ выходит за рамки «нормального» времени, возможно, что-то пошло не так. Кадровый специалист заметит это и сможет оперативно вмешаться.

Выявление узких мест. Аналитика по документам показывает, какие отделы или сотрудники задерживают подписание. Если один и тот же отдел регулярно нарушает сроки, это может быть сигналом, что процесс пора менять. Дашборд поможет кадровому специалисту понять, стоит ли пересмотреть маршрут согласования.

Минимизация ручных операций. Не нужно скачивать файлы и переходить в другие программы — кадровый специалист работает в одном окне. Может быстро узнать, какие из документов зависли, и сразу отправить повторные уведомления сотрудникам в HRlink.

С помощью нового раздела руководители КДП могут быстро оценивать нагрузку на своих сотрудников. Достаточно ввести ФИО в столбце «Кадровик», и система покажет, какой объем документов у него в работе.

Это особенно полезно в крупных компаниях, где в штате одновременно могут работать несколько кадровых специалистов. Дашборд покажет, кто и насколько загружен, и поможет распределить задачи.

1. Перейдите в раздел HRlink «Документы» и кликните «Аналитика».

2. Задайте период, за который нужно собрать данные, и установите фильтры в верхней панели дашборда. Вы можете выбрать тип документа, юрлицо, отдел, руководителя, сотрудника или кадрового специалиста.

3. Чтобы увидеть список документов с нужным статусом, нажмите на кнопку «Смотреть документы» внутри одного из блоков «Завершено», «В процессе» или «Отклонено».

4. Отфильтрованный реестр откроется в новой вкладке браузера. Здесь вы увидите все документы с интересующим вас статусом.