Гибкий маршрут — это порядок прохождения документов через различные этапы согласования и подписания внутри HRlink. В нем можно настроить:

• последовательность подписания;
• состав участников;
• действия каждого из них;
• виды доступных подписей.

Благодаря гибким маршрутам документы автоматически перемещаются по цепочке между согласующими. Кадровый специалист не тратит время, чтобы получить необходимые подписи. Скорость согласования повышается в десятки раз.

Изначально настройкой гибких маршрутов документов занималась служба заботы о клиентах HRlink. Для создания нового маршрута или корректировки текущего вам нужно было оставить заявку, дождаться ее рассмотрения, а после — реализации. Чтобы ускорить процесс, мы добавили возможность самостоятельно настраивать гибкие маршруты в несколько кликов.

Теперь пользователи с ролью «Администратор» решают технические задачи без обращения в службу заботы. Они могут самостоятельно создавать и редактировать гибкие маршруты за несколько минут.

1. Перейдите в «Справочники» > «Маршруты подписания» и кликните «Добавить маршрут».

2. Введите название маршрута. Есть два основных подхода при выборе названия.

Универсальный. Укажите последовательность этапов, а не название документа. Например, «Финансовый отдел > Сотрудник > Работодатель». Такой вариант подойдет, чтобы использовать один маршрут для разных документов, к которым он применим.

По названию процесса или документа. Укажите в названии процесс или документ, для которого подходит этот маршрут. Например, «Авансовый отчет». Если маршрут подходит для нескольких типов документов, перечислите их: «Авансовый отчет, расчет при увольнении».

3. Настройте видимость маршрута.

Доступен. Кадровый специалист будет видеть маршрут в параметрах документа и сможет выбрать его в выпадающем списке.

Недоступен. Кадровый специалист не будет видеть маршрут в параметрах документа. Вы сможете отредактировать его в любой момент и сделать доступным позже.

4. Выберите объект подписания: документы или заявления. Кликните «Далее».

1. Выберите юрлица, для которых можно использовать гибкий маршрут. Можно указать сразу несколько из списка. Если маршрут подходит для всех юрлиц, оставьте «Все юрлица».

2. Определите, кто будет первым подписывать документ. Нажмите «Добавить участника» и выберите из списка.

Руководитель — лицо, которое подписывает документ в качестве работодателя с помощью УКЭП. Например, генеральный директор. Руководителя как сторону трудовых отношений можно добавить в маршрут только один раз.

Сотрудник — тот, к кому относится документ. Сотрудника как сторону трудовых отношений можно добавить в маршрут только один раз.

Согласующий — участник маршрута, который будет согласовывать документ. Например, бухгалтер. В оттиске печатной формы документа отобразится «Согласовано» и ФИО согласующего. Согласующий может быть выбираемым или фиксированным.

Подписант — участник маршрута, который подписывает документ. Единственное отличие от согласующего в том, что в оттиске печатной формы документа отображается «Подписано», а не «Согласовано». Также может быть выбираемым или фиксированным.

Дальнейшие шаги зависят от роли, которая будет первой подписывать документ.

• Для руководителя система автоматически укажет УКЭП как тип подписи. Изменить его нельзя.
• Для сотрудника нужно выбрать тип подписи в выпадающем списке.
• Если документ нужен только для ознакомления, установите галочку «Сотруднику запрещено отклонение». Она подразумевает ознакомление под подпись, а не подписание.
• Для согласующего и подписанта нужно выбрать два параметра: выбираемый он или фиксированный и какой тип подписи использует.

3. После сохранения первого участника гибкого маршрута добавьте следующего.

Если вы уже выбрали руководителя или сотрудника. Система автоматически разделит маршрут на этапы. Нажмите «Добавить участника на новый этап».

Если вы уже выбрали согласующего или подписанта. Нажмите «Добавить участника» к текущему этапу или «Добавить участника на новый этап».

4. Если в вашей компании есть сотрудник, который должен получить доступ к документу после того, как все участники маршрута подпишут и согласуют его, кликните «Добавить получателя». Это может быть специалист, который отвечает за хранение и каталогизацию архивов завершенного документооборота. Получатель также может быть выбираемым или фиксированным.

Проверьте гибкий маршрут перед сохранением. При необходимости внесите корректировки.

Изменить порядок этапов. Если вы ошиблись в последовательности подписания, выделите нужный этап и кликните на стрелки перемещения.

Удалить лишний этап. Для этого кликните на иконку корзины.

Отредактировать или удалить участников. Наведите курсор и кликните на иконку карандаша или корзины.

Выбрать условие завершения для этапов с несколькими участниками. Один или сразу все должны принять решение.

После выполнения всех шагов платформа переадресует вас в справочник маршрутов. Здесь можно найти нужный маршрут при помощи фильтров и перейти к его редактированию.

Справочник маршрутов содержит:

• гибкие маршруты документов, которые администратор или кадровые специалисты добавили на портал через нашу службу заботы о клиентах;
• гибкие маршруты документов, которые вы самостоятельно создали на портале;
• стандартные маршруты.

Маршруты, которые можно отредактировать, имеют пометку «Пользовательский».

Теперь пользователи HRlink могут самостоятельно создавать и редактировать маршруты подписания документов в несколько кликов. Для их настройки больше не нужно обращаться в службу заботы о клиентах и ждать рассмотрения заявки.

Гибкие маршруты документов станут автоматически доступны пользователям после обновления платформы HRlink до текущего релиза.