КЭДО в кармане: как мобильное приложение HRlink помогает подписывать документы за минуту

По данным исследований, смартфонами активно пользуются 86% россиян. Рабочие и повседневные процессы массово мигрируют в мобильные приложения, например, с их помощью пользователи просматривают рабочие письма или проверяют банковские счета.

Разберем, какие возможности доступны в мобильном приложении HRlink и как начать им пользоваться.

Мобильное приложение HRlink — это полноценный аналог веб-версии платформы в кармане, который позволяет:

• получать коды подписания от подключенных удостоверяющих центров и уведомления о статусах кадровых документов;
• забыть о переключении между вкладками — не придется искать оповещения среди почтовых рассылок и СМС;
• заходить в HRlink из любой точки страны и мира — в офисе, по пути домой, в командировках, при отсутствии рабочего места с компьютером (например, на производстве) и в других сценариях.

Также при подключении платформы HRlink Pro мобильное приложение становится единым цифровым пространством для взаимодействия сотрудника с работодателем: здесь можно читать корпоративные новости, искать контакты коллег из смежных отделов и проектов и легко находить на витрине корпоративных сервисов нужный — Jira, почта и другие.

Чтобы сотрудники могли использовать мобильное приложение HRlink, вам потребуется:

• запросить подключение мобильного приложения через персонального менеджера HRlink;
• закрепить в Положении о КЭДО дополнительный способ доступа к HRlink через мобильное приложение и проинформировать сотрудников;
• поделиться ссылкой на скачивание с сотрудниками — им останется только установить и активировать мобильное приложение.

Оповещения отображаются на экране смартфона, и сотрудник не тратит время на проверку почты, мессенджеров и входящих СМС. Благодаря этому кадровым специалистам не приходится дополнительно уведомлять сотрудников о необходимости подписать документы, а процесс подписания занимает несколько секунд.

После подключения мобильного приложения коды подписания доставляются через уведомления. Это позволяет отказаться от СМС как основного канала доставки и уменьшить нагрузку на бюджет компании.

Интерфейс мобильного приложения спроектирован для пользователей с различным цифровым опытом. Сотрудникам не нужно разбираться в запутанных сценариях или изучать длинные инструкции. Пользоваться HRlink не сложнее, чем привычными банковскими приложениями или «Госуслугами».

Приложение одинаково удобно как для офисных сотрудников, так и для синих воротничков, руководителей подразделений и специалистов, которые большую часть рабочего времени проводят вне рабочего места.

С мобильным приложением HRlink могут работать сотрудники компаний, в которых двухфакторная аутентификация — обязательное требование службы информационной безопасности. При каждом входе в приложение работник будет вводить не только логин и пароль, но и одноразовый шестизначный код из приложения-аутентификатора. Даже зная логин и пароль, злоумышленник не сможет авторизоваться без дополнительного ключа, который приходит на смартфон работника. 

Сотрудникам с ролью «Администратор» или «Кадровик» нужно подать запрос на включение функции в службу заботы о клиентах HRlink, чтобы активировать настройку. После этого работникам понадобится установить на смартфон аутентификатор (например, «Яндекс Ключ»).

Еще один надежный способ авторизации — технология единого входа (SSO), если на портале компании настроен вход через корпоративные сервисы.

Скачать его можно в цифровых магазинах:

• App Store, 
• Google Play, 
• RuStore.

Если компания уже подключила мобильное приложение HRlink, дополнительная настройка не требуется: сотрудник заходит в него и сразу получает доступ к своим кадровым документам и корпоративным сервисам.

Доступные способы входа:

• с помощью одноразового кода;
• по QR-коду;
• с помощью логина и пароля;
• через технологию единого входа (SSO).

Если войти не получается, можно восстановить пароль или выбрать другой метод авторизации.
Также сотрудники могут настроить способы для быстрого входа:

• по биометрии (Face ID, Touch ID);

Когда кадровый специалист направляет документ на подписание, сотрудник получает уведомление. Достаточно нажать на него, чтобы сразу открыть документ в приложении.

Далее необходимо:
1) ознакомиться с содержанием и выбрать способ «Подписать УНЭП», если доступно несколько вариантов;

2) дождаться автоматической подстановки кода подписания и нажать «Подписать».

После проверки кода документ автоматически будет подписан, а его статус сразу обновится в системе HRlink.

Чтобы получать документы сразу после отправки и подписывать их без дополнительных действий, рекомендуем разрешить приложению отправку всплывающих уведомлений.

Именно через них HRlink сообщает о новых кадровых документах и направляет коды подтверждения для подписания с помощью УНЭП. Если уведомления отключены, сотрудник по-прежнему сможет подписать документ, однако процесс займет больше времени: код придется получать альтернативным способом — например, по электронной почте, СМС или через Telegram-бота.

Включить уведомления можно как при первом запуске приложения, так и позже в настройках смартфона.

Если приложение обнаружит, что уведомления отключены, оно предложит сразу перейти в соответствующий раздел настроек.

На iPhone необходимо:
1) открыть «Настройки»;
2) перейти в раздел «Уведомления»;
3) выбрать приложение HRlink;
4) разрешить отправку уведомлений.

На Android порядок действий аналогичен:
1) открыть «Настройки»;
2) перейти в раздел «Приложения»;
3) выбрать HRlink;
4) открыть раздел «Уведомления»;
5) включить их отображение.

После этого уведомления и коды подписания будут приходить в мобильном приложении.

Мобильное приложение HRlink — это не только инструмент для подписания кадровых документов. Оно объединяет несколько HRTech-сервисов в одном интерфейсе, чтобы сотрудники могли быстрее получать необходимую информацию и взаимодействовать с компанией в едином окне.

Оргструктура — инструмент, который позволяет зафиксировать, как устроена организация в разрезе подразделений, юрлиц, проектов.

Юридическая оргструктура автоматически выгружается из кадровой учетной системы.

Управленческую структуру можно создать в простом визуальном редакторе, а также настроить права доступа и маршруты согласования с автоматической подстановкой функциональных руководителей

Сотрудник может посмотреть, в каком подразделении работает коллега, узнать его должность, быстро найти нужный отдел или управленческого руководителя. Это удобно для крупных компаний с распределенной структурой и большим количеством подразделений и при адаптации новичков.

В личном профиле собрана основная информация о сотруднике: контактные данные, должность, подразделение и другие сведения, доступные в соответствии с настройками компании, — например, оставшиеся дни отпуска. Благодаря этому необходимые сведения всегда находятся под рукой, обращение в кадровую службу не требуется.

Сотрудники получают быстрый доступ к внутренним корпоративным системам и сервисам сразу в мобильном приложении. Это избавляет от необходимости искать нужные ссылки или переключаться между разными приложениями, что делает ежедневную работу удобнее и упрощает онбординг.

Корпоративные каналы с сообщениями доступны прямо в приложении. Сотрудники могут оперативно узнавать о важных событиях, изменениях внутренних процессов, новых программах и мероприятиях без необходимости заходить в корпоративный портал или открывать рабочую почту.

Компания получает возможность сегментировать пользователей, оценивать реальную статистику просмотров. Инструмент помогает поддерживать единое информационное пространство и повышать вовлеченность сотрудников.

Скоро сотрудники смогут участвовать в корпоративных опросах и исследованиях.
Это позволит HR-службе быстрее собирать обратную связь, оценивать уровень вовлеченности, узнавать мнение сотрудников об изменениях внутри компании и принимать решения на основе актуальных данных.

Сотрудники получают понятный и удобный инструмент для решения повседневных задач, а HR-служба — высокую скорость подписания документов, меньше задержек в кадровых процессах и единый цифровой канал взаимодействия с персоналом.