СК «Ренессанс Жизнь»

/

Сэкономили 3,4 млн рублей и повысили экологическую устойчивость благодаря КЭДО:

опыт СК «Ренессанс Жизнь» и НПФ «Ренессанс Накопления»

О компании
Страховая компания «Ренессанс Жизнь» оказывает услуги по различным видам страхования жизни и здоровья с 2004 года.

НПФ «Ренессанс Накопления» предлагает клиентам накопительные продукты в рамках программы долгосрочных сбережений и договоров обязательного пенсионного страхования.

Масштаб СК «Ренессанс Жизнь»
・1 229 216 действующих договоров с клиентами — 19 миллионов за весь срок существования компании;
・101 офис присутствия в 9 округах РФ;
・1 300 сотрудников.

Масштаб НПФ «Ренессанс Накопления»
・43 000 вкладчиков — по договорам долгосрочных сбережений.

Задачи
・перевести кадровый документооборот в цифровой формат;
・ускорить подписание документов для распределенной команды;
・снизить затраты на бумагу и логистику;
・минимизировать юридические риски при несвоевременном подписании документов или утере оригинала;
・расширить географию поиска сотрудников;
・углубить ESG-трансформацию и, как следствие, снизить негативное воздействие на окружающую среду, повысить устойчивость компании, улучшить репутацию и получить конкурентные преимущества;
・повысить прозрачность кадровых процессов;
・сократить площади для хранения физических архивов.

Решение
・ускорить реагирование на запросы регуляторов, которым передаются кадровые данные;
・оптимизировать рутинные процессы и повысить эффективность работы сотрудников;
・оцифровать все кадровые процессы с помощью HRlink — от приема до увольнения.

Фишка
Всего за 2 недели перевели НПФ «Ренессанс Накопления» на КЭДО после успешного внедрения HRlink в СК «Ренессанс Жизнь».

Результат
→ 100% кадровых процессов оцифрованы с помощью HRlink;
→ 30 минут вместо 1,5 часов занимает подписание кадровых документов офисными сотрудниками;
при росте штата на 40% не потребовалось увеличивать численность кадровых специалистов — почти 1 800 000 рублей в год составляет экономия на ФОТ;
→ свыше 1 350 000 рублей — сокращение затрат на курьерскую доставку;
→ 220 000 листов бумаги, 26 деревьев и 250 000 рублей удалось сберечь благодаря КЭДО за весь период использования системы.

Ольга Букановская

начальник управления кадрового администрирования, статистики и автоматизации кадрового учета

Как был устроен кадровый документооборот до HRlink

Кадровый документооборот ведется централизованно через московский офис. До внедрения КЭДО документами обменивались через курьерские и почтовые сервисы или личные визиты в офис.

В период пандемии и связанных с ней ограничений часть команды перешла на гибридный и дистанционный форматы работы. Это повлияло на организацию процессов КДП, поскольку некоторые сотрудники, руководители и кадровые специалисты могли работать в разных городах и часовых поясах, из-за чего согласование и подписание документов затягивалось. На момент внедрения КЭДО доля иногородних сотрудников составляла 30%, работающих дистанционно в Москве и МО — порядка 45%. Это привело к тому, что подписывать документы и получать от удаленных сотрудников оригиналы стало сложнее.

Кроме того, открытие новых представительств в регионах нередко сопровождалось неудобствами для команды: сотрудники были вынуждены печатать и сканировать документы, пересылать оригиналы «Почтой России».

Почему задумались о переходе на КЭДО

Широкая география присутствия компании: отделения и сотрудники находились в разных частях страны. Департамент по работе с персоналом планировал сократить затраты на обработку бумажных документов, а также минимизировать юридические риски, которые могли возникать из-за несвоевременного получения оригиналов документов с подписью сотрудника.
Потребность найти удобное и быстрое решение для обмена кадровыми документами для соискателей и команды.
Запрос на минимизацию риска возникновения трудовых споров при несвоевременном подписании документов или их утере при пересылке оригиналов.
Желание оптимизировать рутинные процессы и повысить эффективность работы сотрудников отдела кадрового администрирования, статистики и автоматизации кадрового учета. А также сдерживать рост численности и расходов на ФОТ специалистов отдела кадрового администрирования при увеличивающейся численности штата в целом.

“

— Значимым фактором перехода на КЭДО стала возможность повысить скорость реагирования на запросы регуляторов, включая Пенсионный фонд РФ, СФР, Банк России, которым передаются кадровые данные.

Для нас было важно наличие в электронной базе надлежаще оформленных документов, которые не нужно искать в архиве (например, за прошедший период). Возможность оперативно выгрузить любой подписанный документ существенно снижает риск несвоевременного ответа на запрос регулятора. Кроме того, цифровизация кадровых документов позволяет снизить трудозатраты HR на поиск необходимой информации.

— Ольга Букановская, начальник управления кадрового администрирования, статистики и автоматизации кадрового учета

Как выбирали провайдера КЭДО

Шаг 1. Сотрудники департамента по работе с персоналом и организационной структуре участвовали в митапах и вебинарах о КЭДО и анализировали разные решения.

Шаг 2. По итогам изучения платформ команда HR составила ключевые требования к системе электронного кадрового документооборота, которые легли в основу технического задания для проведения тендера по выбору подрядчика.

Шаг 3. Провели тендер среди 5 подрядчиков.

Почему отдали предпочтение HRlink

Реализация проекта ‎‎под ключ: наличие обучающих материалов и вебинаров, поддержка команд внедрения и сопровождения, ответы на технические вопросы сотрудников об HRlink силами команды клиентского сервиса.
Возможности, которые предоставляет система: удаленное подтверждение личности, подписание документов с помощью СМС или пароля.
Интуитивно понятный пользовательский интерфейс.

Как внедряли HRlink в СК «Ренессанс Жизнь»

К задаче по переходу на КЭДО подключились сотрудники из HR-подразделения, ИТ-команды, специалисты проектного офиса и представители бухгалтерии.

Предварительная подготовка

На этом этапе сформировали локальные нормативные акты, необходимые для перехода на кадровый электронный документооборот. Также разработали презентацию для сотрудников, где описали преимущества КЭДО. Настройка HRlink и интеграция с системами страховой компании заняли пару часов.

Пилотный запуск на небольшой фокус-группе с января 2023 года по июнь 2023 года

“

— Так как для нас это был первый опыт внедрения, мы выбрали способ последовательного переноса кадровых документов в систему HRlink и тестирования каждого вида документов отдельно. Этот процесс занял достаточно много времени.
После пилотного этапа совместно с ИТ-подразделением отработали все ошибки и подключили остальных сотрудников к системе КЭДО.

— Ольга Букановская, начальник управления кадрового администрирования, статистики и автоматизации кадрового учета

Работники, которые подключались с HRlink после пилота, могли задавать вопросы коллегам и обмениваться опытом использования КЭДО.

Как команда отреагировала на автоматизацию кадровых процессов

Решение о внедрении КЭДО позитивно повлияло в первую очередь на специалистов кадрового блока. Компания поддерживает сотрудников, поэтому выделяет бюджет на первичное обучение и на регулярной основе поощряет посещение курсов, семинаров для повышения квалификации по направлению КЭДО. К моменту внедрения HRlink специалисты отдела кадрового администрирования были главными амбассадорами КЭДО: рассказывали коллегам о преимуществах автоматизации и удобстве платформы.

“

— Конечно, были и те, кто настороженно отнесся к внедрению HRlink, сотрудников волновал вопрос сохранения бумажной трудовой книжки, а также возможность иметь на руках физические копии документов.

Мы запустили опрос, выявили все тревожащие моменты, подготовили презентации. Затем провели ряд встреч с сотрудниками, где подробно рассказали о КЭДО, ответили на волнующие вопросы. Отдельно поговорили об информационной безопасности и том, как HRlink защищает персональные данные.

— Ольга Букановская, начальник управления кадрового администрирования, статистики и автоматизации кадрового учета

Как внедряли HRlink в НПФ «Ренессанс Накопления»

НПФ «Ренессанс Накопления» — дочерняя компания СК «Ренессанс Жизнь», поэтому все процессы строятся аналогично.

“

— Поскольку мы уже успешно внедрили HRlink для СК «Ренессанс Жизнь», рискнули зайти в проект в декабре 2025-го, самом горячем месяце, когда активно идут продажи и завершаются многие бизнес-процессы года.

Драйвером перехода на КЭДО стало личное выступление генерального директора фонда перед сотрудниками, где он призвал внедрять передовые технологии и эффективно использовать имеющиеся ресурсы.

— Ольга Букановская, начальник управления кадрового администрирования, статистики и автоматизации кадрового учета

При внедрении HRlink в НПФ «Ренессанс Накопления» учли предыдущий опыт: загрузили в систему все кадровые документы сразу и перевели на КЭДО полный штат без пилотного запуска. Это позволило перевести сотрудников на HRlink буквально за две недели в январе 2026 года.

“

— Решающую роль в успешном внедрении HRlink за столь короткий срок сыграл высокий профессионализм и слаженная работа нашей ИТ-команды, а также понятные коммуникации для сотрудников фонда.

Тем, кто только думает о переходе на КЭДО, я бы порекомендовала не бояться вести диалог с командой. Советую быть готовыми к открытому общению с каждым сотрудником и оперативно реагировать на настроение коллектива. Если замечаете растущий уровень тревожности или негативное восприятие нового процесса, важно показывать личный пример использования технологий.

— Ольга Букановская, начальник управления кадрового администрирования, статистики и автоматизации кадрового учета

Протестируйте КЭДО HRlink на онлайн-встрече

Проверьте работу платформы на реальных данных и убедитесь в качестве продукта за 45 минут.

Протестировать

Роль ИТ-команды СК «Ренессанс Жизнь» и НПФ «Ренессанс Накопления» при внедрении КЭДО

Задачи команды разработки отличались на двух внедрениях.

В СК «Ренессанс Жизнь» ИТ-специалисты ориентировались на лучшие внутренние практики и экспертизу, что позволило построить гибкую архитектуру и настроить отказоустойчивую логику модуля, обслуживающего интеграцию с HRlink в «1С:ЗУП». ИТ-команде удалось создать систему, которая адаптируется к меняющимся требованиям, технологиям и нормативным актам, при этом минимизирует влияние сбоев на работу с кадровыми документами.

В НПФ «Ренессанс Накопления», опираясь на успешный проект, реализованный для СК «Ренессанс Жизнь», ИТ-специалисты настроили новые формы документов, а также внесли небольшие изменения в логику и параметры интеграционного модуля. Гибкость архитектуры HRlink позволила в максимально сжатые сроки выполнить настройку для НПФ.

“

— Интеграция с системами «1С» проходила в соответствии с утвержденными регламентами и процессами разработки, без значительных отклонений от плана работ.

Общее количество трудочасов команды разработки на внедрение в обеих компаниях — около 400. 360 часов потребовалось при подключении HRlink для СК «Ренессанс Жизнь», и 40 часов — в НПФ «Ренессанс Накопления», поскольку около 90% всех технических и методологических решений было перенято из предшествующего проекта.

— Ольга Букановская, начальник управления кадрового администрирования, статистики и автоматизации кадрового учета

Результаты перехода на КЭДО

100% кадровых процессов — от приема до увольнения — оцифрованы с помощью HRlink;
с 1,5 часов до 30 минут сократился срок подписания кадровых документов офисными сотрудниками с учетом формирования документа в «1С:ЗУП»;
2 часа вместо 4 дней занимает подписание кадровых документов дистанционными сотрудниками;
на 60% уменьшили загрузку курьеров в части почтовых отправлений и сократили затраты больше чем на 1 350 000 рублей;
при росте штата на 40% (с 970 человек на момент внедрения HRlink до 1 370 сотрудников в 2026 году) не потребовалось увеличивать численность кадровых специалистов — почти 1 800 000 рублей в год составляет экономия на ФОТ;
220 000 листов бумаги удалось сберечь благодаря КЭДО за весь период использования системы, что эквивалентно 26 деревьям и 250 000 рублей;
уменьшили площадь помещения для хранения бумажного архива.

“

— Цифровизация кадровых процессов привлекает молодых специалистов, показывая прогрессивный подход компании, дает возможность расширить географию поиска новых сотрудников, ускоряя процесс подбора и повышая вариативность выбора лучших кандидатов. Со времени внедрения КЭДО доля удаленных сотрудников выросла с 30% до 52%, а средний срок подбора сократился с 30 до 19 дней.

С помощью КЭДО мы также автоматизировали и процесс получения карт нашего банка-партнера, включая подписание заявок на их выпуск, а также заявлений на переход на зарплатный проект с автоматическим поступлением номера зарплатного счета сотрудника в бухгалтерию для начисления выплат.

— Ольга Букановская, начальник управления кадрового администрирования, статистики и автоматизации кадрового учета

Благодаря КЭДО у кадровых специалистов снизился объем операционной работы — они видят в единой системе все поступающие заявления на прием, перевод, увольнение, запросы справок, документы на социальную (материальную) помощь, подписанные электронной подписью сотрудника, и подхватывают задачи. При этом команда КДП может все выполнять удаленно.

Руководители также отмечают удобство системы — они не только видят поступающие документы, но и могут оставить комментарий, согласовать или подписать документ в пару кликов.

“

— Спустя 2 года после полного перехода на КЭДО могу уверенно сказать, что мы ни разу не пожалели о принятом решении. Большим плюсом стал выход мобильного приложения HRlink. Подписание документов в онлайн-формате стало удобным инструментом для линейных сотрудников и менеджеров, гармонично вписалось во все рабочие процессы.

Технологии развиваются с молниеносной скоростью, компания стремится развиваться вместе с ними, чтобы рабочая среда стала еще эффективнее и удобнее для команды.

— Ольга Букановская, начальник управления кадрового администрирования, статистики и автоматизации кадрового учета

Хотите как в кейсе?

Запишитесь на консультацию. Обсудим вашу задачу и подберем решение под ваши кадровые процессы.

Записаться на консультацию