О компании
«Лучи» (ex-BestDoctor) — страховая нового поколения. Компания превращает страхование из сложного и скучного продукта в простую и честную защиту, которой доверяют люди, семьи и бизнес.

Масштаб бизнеса
・10+ лет на рынке страхования;
・входит в экосистему «Интерроса»;
・более 1,5 млн выданных полисов с 2022 года;
・4 юридических лица: АО «Лучи Страхование», ООО «Лучи Здоровье», ООО «РБ Страхование Жизни», ООО «РБ Страхование»;
・более 1 000 сотрудников;
・2 кадровых специалиста и 1 руководитель направления;
・значительная часть команды работает дистанционно из разных регионов страны;
・кадровое администрирование ведется централизованно в Москве.

Задачи
・перевести все юридические лица на электронный кадровый документооборот;
・обеспечить защиту персональных данных работников;
・ускорить оформление приема, в том числе дистанционных работников;
・снизить операционную нагрузку на кадровых специалистов;
・выстроить единый цифровой контур для кадровых, юридических и комплаенс-процессов.

Решение
・перевести на платформу КЭДО 4 юридических лица компании и 1 000+ сотрудников;
・автоматизировать кадровые процессы.

Фишка
Перевели на КЭДО 4 юридических лица, всех сотрудников и все кадровые процессы за 1 месяц. Это стало возможно благодаря опыту руководителя направления КДП, слаженной работе кросс-функциональной команды и техническим возможностям платформы HRlink.

Результат
→ на 80% уменьшили расходы на бумагу, печать, пересылку документов;
→ исключили риски несвоевременного подписания кадровых документов, повысили прозрачность процессов;
→ обеспечили безопасность при работе с персональными данными соискателей и команды;
→ выстроили единый цифровой контур для 4 юридических лиц — с разграничением процессов и доступов по каждому юрлицу, но общей прозрачной картиной для руководства;
→ снизили рутинную нагрузку на отдел кадров;
→ на четверть сократили время на оформление новичков.

Хатуна Берия

руководитель управления кадрового администрирования

Как были выстроены процессы до перехода на КЭДО

В страховую входят четыре юридических лица, и значительная часть команды работает дистанционно из разных регионов страны. Кадровое администрирование полностью централизовано — отдел КДП находится в Москве. Коммуникация с сотрудниками была выстроена через внутренние каналы — мессенджер, почту.

Среди наиболее ресурсоемких кадровых процессов — прием, увольнение, кадровые переводы работников, а также ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами. До внедрения КЭДО кадровый документооборот в страховой «Лучи» вели на бумаге, что снижало прозрачность процессов.

Дополнительно отмечали следующие сложности:

высокие расходы на бумагу, печать и курьерскую доставку документов;
длительные сроки оформления новых сотрудников, необходимость найти безопасный способ работы с персональными данными (ПДн);
юридические риски, связанные с приемом дистанционных работников и сроками обмена документами.

“

— У нас много сотрудников, работающих удаленно, и отследить статус подписания кадровых документов было практически невозможно. Приходилось тратить время на операционный контроль и напоминания, учитывать разницу в часовых поясах.

Хатуна Берия, руководитель управления кадрового администрирования

Одно из четырех юридических лиц компании уже частично работало с системой электронного документооборота, но большинство кадровых процессов оставались бумажными.

Почему решили перейти на HRlink

Руководитель направления кадрового администрирования пришла в компанию в феврале 2025 года и сразу предложила оптимизировать рутину, рассказав руководству о перспективах автоматизации. До этого руководитель уже участвовала во внедрении электронного кадрового документооборота в других компаниях — в числе первых на рынке.

“

— Когда я только пришла в компанию, в первую очередь подняла вопрос о переходе на КЭДО. Руководство поддержало это решение.

Хатуна Берия, руководитель управления кадрового администрирования

Ранее руководитель направления кадрового администрирования уже работала с HRlink и оценила преимущества платформы — этот опыт стал решающим при выборе провайдера КЭДО. Система также соответствовала требованиям к безопасности.

“

— Наша служба безопасности встречалась с технической командой HRlink, они напрямую вели диалог, мы туда даже не вмешивались. Дополнительных вопросов у них к платформе не возникало.

Хатуна Берия, руководитель управления кадрового администрирования

Как проходило внедрение КЭДО

Поскольку у руководителя кадрового администрирования уже был опыт внедрения КЭДО, проект перехода занял не более месяца.

Как команда перешла на HRlink

Сформировали кросс-функциональную команду: подключили службу безопасности (СБ), кадровых специалистов, HR, команду внутренних коммуникаций.
Провели обучение для кадровых специалистов — к этому этапу подключался менеджер HRlink. А также подготовили необходимые документы для перевода на КЭДО.
Настроили интеграцию с «1С:ЗУП».
Продумали информационную кампанию заранее — рассказывали коллективу о КЭДО и его преимуществах на встречах и с помощью корпоративных рассылок.
Стимулировали сотрудников переходить на HRlink: руководители, HRBP и кадровые специалисты отвечали на вопросы, а также организовали встречу со службой безопасности.

Отдельно стоит сказать про сопровождение со стороны HRlink. Менеджер проекта был на связи не только на плановых еженедельных встречах — контакт поддерживали и в мессенджерах, и на личных встречах. Вопросы команды «Лучи» решали оперативно.

“

— Мы перевели на КЭДО всех сотрудников и все кадровые процессы единовременно. Нам удалось реализовать проект в сжатые сроки благодаря четкому плану и поддержке коллег из смежных подразделений.

Также у нас был прекрасный менеджер HRlink, который постоянно был на связи и помогал отвечать на вопросы — это были не просто еженедельные встречи по шаблону.

Хатуна Берия, руководитель управления кадрового администрирования

Как встроить КЭДО в существующую ИТ-инфраструктуру — все интеграции HRlink

Читать

Как сотрудники отреагировали на изменения

Некоторые работники опасались переходить на КЭДО — их тревожила сохранность персональных данных и необходимость выпуска электронной подписи.

Чтобы закрыть эти вопросы и снять напряженность, к проекту подключили профильных специалистов и заранее распределили зоны ответственности:

о ПДн рассказал специалист по защите персональных данных;
об электронной подписи и безопасности — специалисты СБ;
о технических нюансах — команда поддержки;
на все другие вопросы отвечали HR-бизнес-партнеры.

“

— Мы провели предварительную подготовку перед запуском КЭДО, а также маршрутизировали вопросы по зонам ответственности. Поэтому все прошло достаточно бесшовно и гладко, сильно убеждать никого не пришлось.

Хатуна Берия, руководитель управления кадрового администрирования

Примеры ответов на вопросы о КЭДО HRlink

1. Стоит ли переживать, что мошенники получат доступ к моей электронной подписи (ЭП) и оформят кредит?
ЭП, выпущенной в системе КЭДО, можно подписать только кадровые документы в HRlink.
2. Точно ли мои персональные данные не похитят?
HRlink тщательно следит за безопасностью:

платформа HRlink соответствует требованиям законодательства: 377-ФЗ, 407-ФЗ, 63-ФЗ, 152-ФЗ, а также имеет аттестат безопасности ФСТЭК;
данные хранятся на серверах сертифицированного дата-центра «Селектел» в соответствии с 152-ФЗ;
компания HRlink обладает необходимыми сертификатами соответствия ISO и полным пакетом документов по информационной безопасности и производит регулярное сканирование продукта на уязвимости.

3. А вдруг я не смогу разобраться в системе КЭДО?
Интерфейс платформы HRlink простой и понятный. А если появятся вопросы, вы не останетесь один на один с системой — сможете получить ответы в базе знаний или у специалиста технической поддержки.

Все рутинные кадровые процессы оцифровали, включая составление графика отпусков

Сейчас в страховой «Лучи» график отпусков составляют, согласовывают и администрируют полностью в HRlink. Благодаря интеграции с «1С:ЗУП», любые изменения, например, перенос даты отпуска, оперативно отражаются в системе КЭДО.

“

— Сейчас график отпусков доработали, и мы им пользуемся. В целом наши потребности инструмент закрывает.

Хатуна Берия, руководитель управления кадрового администрирования

Преимущества HRlink для страховой компании — комплаенс и юристы тоже работают с платформой

Сотрудники отдела комплаенс и финансового мониторинга, используют HRlink на постоянной основе для подписания документов, необходимых для соблюдения требований законодательства в сфере противодействию легализации доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма (ПОД/ФТ), в том числе: подписание документов по операциям, подлежащим обязательному контролю, необычным (подозрительным) операциям, акты сверки наличия среди клиентов лиц из блокирующих справочников, а также сведения о прохождении сотрудниками обязательных обучающих курсов по ПОД/ФТ.

Аналогичным образом систему используют и юристы. Например, когда сотрудник увольняется и должен вернуть доверенность, юридическая служба может выстроить в HRlink отдельный маршрут: ответственный сотрудник видит, что происходит с документом на каждом этапе, а в конце документ финально поступает подписанту.

Как устроена работа с 4 юридическими лицами

Сложная структура компании не создает дополнительных сложностей в работе с платформой HRlink. Кадровые специалисты могут гибко настраивать маршруты согласования с учетом реальной управленческой структуры.

“

— Сложностей при работе с несколькими юридическими лицами в КЭДО нет. Можно посмотреть и общую картину по всей группе компаний, и по каждому юрлицу — по отдельности.

При выборе согласующего неважно, чтобы его юридическое лицо совпадало с юрлицом инициатора заявления. Например, для согласования какого-либо кадрового мероприятия проектному руководителю необязательно быть трудоустроенным в то же юридическое лицо, что и коллега по проекту.

Хатуна Берия, руководитель управления кадрового администрирования

Результаты внедрения КЭДО

→ на 80% уменьшили расходы на бумагу, печать, пересылку документов;
→ упрощение работы с архивом — файлы легко найти и выгрузить, включая документы уволенных сотрудников, которые раньше приходилось искать в бумажном архиве;
→ увеличение продуктивности команды кадровых специалистов благодаря сокращению рутины;
→ повышение лояльности кадровых специалистов, которые довольны системой КЭДО.

“

— Обратная связь об HRlink только положительная. Кадровые специалисты не понимают, как раньше могли работать с этими бумагами — с отправками, со сбором подписей и так далее. К хорошему очень быстро привыкаешь — даже не верится, что когда-то было по-другому.

Сотрудникам тоже удобно, что их документы всегда под рукой, и не нужно их запрашивать у отдела кадров и ждать — это большая экономия времени.

Хорошо, что маршруты согласования можно выстроить так, как нам нужно, можно добавить свои дополнительные документы и тоже отправлять их через HRlink.

Хатуна Берия, руководитель управления кадрового администрирования

Автоматизация оформления соискателей

Страховая компания использует сервис онлайн-приема Start Link. Инструмент помогает оформлять соискателей из любой точки России и мира без бумаги и лишних визитов в отдел кадров. Сервис упрощает не только работу рекрутеров и кадровых специалистов, но и службы безопасности. В страховой компании проверка соискателя — стандартная процедура, которая ранее занимала много времени.

Как выглядел процесс приема до Start Link

Рекрутеру нужно было запрашивать данные кандидата, убеждаться в их полноте и при необходимости напоминать дослать недостающие данные.
Соискателю приходилось подписывать документы в отделе кадров или пересылать их почтой, при этом объем был значительным.
Служба безопасности тратила время на стандартные проверки линейных сотрудников.
Кадровые специалисты вручную вбивали данные из документов в «1С:ЗУП», разбирали нечеткие сканы, переживали о безопасности персональных данных соискателей.

Как изменился процесс оформления

Кадровый специалист формирует шаблон с перечнем типовых документов для выбранной должности.
Рекрутер направляет кандидату ссылку на регистрацию в Start Link.
Соискатель подписывает согласие на обработку персональных данных и прикрепляет необходимые для оформления документы в едином окне. Система автоматически подсветит недостающие документы.
Рекрутер после получения комплекта документов передает задачу на прием кадровым специалистам — в календаре появляется соответствующая задача.
Служба безопасности сокращает время на базовую оценку благонадежности соискателя — Start Link автоматически проверяет линейный персонал по 20+ базам. А если у команды СБ возникают дополнительные вопросы, то по таким кандидатам проводится углубленная детальная проверка.
Кадровые специалисты получают необходимые сведения, а благодаря распознаванию основных типов документов и интеграции с «1С:ЗУП» сокращают время на ручной ввод данных и возможные ошибки.

“

— Весь процесс приема раньше занимал 80 минут — включая оформление в «1С», согласование у руководителя, подготовку и отправку документов, взаимодействие с сотрудником, контроль подписания и формирование личного дела. Сейчас тот же процесс занимает максимум 30 минут.

Хатуна Берия, руководитель управления кадрового администрирования

Результаты внедрения Start Link

→ в среднем на четверть сократили время на оформление новичков;
→ исключили юридические риски — обеспечили безопасность при работе с персональными данными соискателей и хранении сведений;
→ уменьшили нагрузку на рекрутеров, кадровых специалистов, службы безопасности благодаря автоматизации рутинных задач.

Хотите как в кейсе?

Запишитесь на консультацию. Обсудим вашу задачу и подберем решение под ваши кадровые процессы.

Записаться на консультацию