отдел продаж:
тех. поддержка:
Опубликован:
10 марта 2023
10 марта 2023
Чтение: 8 минут
Как перевести на КЭДО 23 000 сотрудников: опыт Fix Price
Подписаться на рассылку
Полезные материалы про цифровую HR-трансформацию и КЭДО
Автор статьи
София Гаитбаева
Редактор в HRlink
В кадровой службе Fix Price задумались о переходе на КЭДО еще до изменений в Трудовом кодексе. В компании много магазинов по всей территории России, большое количество сотрудников, которые часто находятся в командировках и разъездах. Централизовать бумажный документооборот с таким количеством работников непросто.
О клиенте
открытых магазинов
5756
16 лет
на рынке
- Fix Price — международная сеть магазинов для всей семьи c фиксированными ценами.
- Работает с 2007 года.
- 5756 открытых магазинов
Как выбирали подрядчика
Компания Fix Price приняла участие в эксперименте Минтруда по переходу на КЭДО. Тогда в компании еще не пользовались КЭДО-платформами, представленными на рынке, а реализовали собственное решение на базе УКЭП. Им пользовались сотрудники, находящиеся на удаленных рабочих местах, и те, у кого работа имела разъездной характер.
В компании начали присматриваться к КЭДО-платформам, изучать рынок и после анализа ряда предложений выбор был сделан в пользу HRlink, который выделялся наличием более широкого открытого API.
В компании начали присматриваться к КЭДО-платформам, изучать рынок и после анализа ряда предложений выбор был сделан в пользу HRlink, который выделялся наличием более широкого открытого API.
«Для нас это стало основным критерием выбора, поскольку важно было реализовать интеграцию с системой «БОСС-Кадровик». В HRlink такая возможность была, к тому же HRLink имел опыт успешного внедрения своего сервиса с системой «БОСС-Кадровик», — прокомментировал руководитель проекта в Fix Price Алексей Черепецкой.
Дополнительными критериями были:
- Степень готовности продукта.
- Возможность внедрения существующих в компании бизнес-процессов без дополнительных разработок.
- Опыт внедрения.
- Гибкость и готовность подстроить решение под клиента.
Процесс перехода на КЭДО
Техническая настройка заняла около полугода:
После того, как процессы протестировали на пилотной группе, начали подключать остальных сотрудников. Сейчас около 80% работников Fix Price пользуются HRlink — это более 20 тыс. человек.
- Три месяца на то, чтобы настроить интеграции с нужными сервисами.
- Еще три месяца на остальные опции.
После того, как процессы протестировали на пилотной группе, начали подключать остальных сотрудников. Сейчас около 80% работников Fix Price пользуются HRlink — это более 20 тыс. человек.
Реакция сотрудников
Чтобы переход на КЭДО был максимально удобным, в Fix Price проводили обучение для сотрудников, работали с возражениями, выпустили видеоинструкцию. Основные опасения сотрудников были связаны с безопасностью.
«Небольшой процент сотрудников испытывает страх, что кто-то другой может воспользоваться электронной подписью в мошеннических целях, они не уверены, , что персональные данные не попадут к злоумышленникам, есть непонимание того, как будут храниться документы и как получить к ним доступ и т. д. Были и те, кто просто избегает цифровое пространство, не знает, как использовать телефон или ноутбук для подписи документов. Также многие связывают переход на КЭДО с электронной трудовой книжкой. Однако для КЭДО можно продолжить вести трудовую книжку и на бумаге, переводить ее в цифру необязательно», — рассказал Алексей.
Сложности при переходе на КЭДО
В процессе работы с HRlink у Fix Price возникли сложности с сервером: из-за большой нагрузки он иногда переставал функционировать, однако проблему удалось решить
Также в Fix Price ждут реализации новых инструментов:
Также в Fix Price ждут реализации новых инструментов:
- Гибкие маршруты.
- Модуль для работы с ЛНА.
Каких результатов удалось добиться благодаря HRlink
К результатам перехода на КЭДО можно отнести следующее:
- На 50% уменьшилось количество бумаги.
- Снизились расходы: стали меньше тратить на бумагу, расходники и отправку почты.
- Повысилось качество работы благодаря тому, что рутина теперь автоматизирована и можно направить ресурсы сотрудников на более важные задачи.
- Упростились процессы КДП: не нужно ходить в офис, искать конкретных сотрудников, передавать им документы.
Мы бы рекомендовали переходить на КЭДО средним и крупным компаниям с большим количеством сотрудников, особенно если есть офисы в разных регионах. Это позволит централизовать кадровый документооборот, упростить и ускорить кадровые процессы.
Запись на бесплатную консультацию
Мы свяжемся с вами в рабочее время, чтобы назначить встречу
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c Политикой конфиденциальности
1 письмо в 2 недели
Полезный дайджест про кадровый ЭДО, законы, HR-цифровизацию и многое другое
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c Политикой конфиденциальности
Ещё в нашем блоге
Читайте также: