Как перевести на КЭДО 23 000 сотрудников: опыт Fix Price

Компания Fix Price приняла участие в эксперименте Минтруда по переходу на КЭДО. Тогда в компании еще не пользовались КЭДО-платформами, представленными на рынке, а реализовали собственное решение на базе УКЭП. Им пользовались сотрудники, находящиеся на удаленных рабочих местах, и те, у кого работа имела разъездной характер.

В компании начали присматриваться к КЭДО-платформам, изучать рынок и после анализа ряда предложений выбор был сделан в пользу HRlink, который выделялся наличием более широкого открытого API.

Дополнительными критериями были:

• Степень готовности продукта.
  
• Возможность внедрения существующих в компании бизнес-процессов без дополнительных разработок.
  
• Опыт внедрения.
  
• Гибкость и готовность подстроить решение под клиента.

Команда HRlink провела для Fix Price встречи с демонстрацией продукта, рассказала о функциях, возможностях, опыте внедрения.

Техническая настройка заняла около полугода:

• Три месяца на то, чтобы настроить интеграции с нужными сервисами.
• Еще три месяца на остальные опции.

Сначала к сервису HRlink подключили пилотную группу из 300 человек. Эти сотрудники уже ранее работали с электронными подписями, поэтому процесс прошел гладко. В Fix Price анонсировали переход на КЭДО во внутренних каналах коммуникации, подготовили нормативные акты, сотрудники оперативно подписали согласие на переход и начали пользоваться HRlink. В первую очередь в КЭДО перевели наиболее часто встречающиеся документы, затем — оформление сотрудников на работу, а далее остальные документы.

После того, как процессы протестировали на пилотной группе, начали подключать остальных сотрудников. Сейчас около 80% работников Fix Price пользуются HRlink — это более 20 тыс. человек.

Чтобы переход на КЭДО был максимально удобным, в Fix Price проводили обучение для сотрудников, работали с возражениями, выпустили видеоинструкцию. Основные опасения сотрудников были связаны с безопасностью.

В процессе работы с HRlink у Fix Price возникли сложности с сервером: из-за большой нагрузки он иногда переставал функционировать, однако проблему удалось решить

Также в Fix Price ждут реализации новых инструментов:

К результатам перехода на КЭДО можно отнести следующее:

• На 50% уменьшилось количество бумаги.
  
• Снизились расходы: стали меньше тратить на бумагу, расходники и отправку почты.
  
• Повысилось качество работы благодаря тому, что рутина теперь автоматизирована и можно направить ресурсы сотрудников на более важные задачи.
  
• Упростились процессы КДП: не нужно ходить в офис, искать конкретных сотрудников, передавать им документы.