Как перевести на КЭДО 23 000 сотрудников: опыт Fix Price

Опубликован:
10 марта 2023

Чтение: 8 минут

Подписаться на рассылку

Полезные материалы про цифровую HR-трансформацию и КЭДО

Автор статьи

София Гаитбаева

Редактор в HRlink

В кадровой службе Fix Price задумались о переходе на КЭДО еще до изменений в Трудовом кодексе. В компании много магазинов по всей территории России, большое количество сотрудников, которые часто находятся в командировках и разъездах. Централизовать бумажный документооборот с таким количеством работников непросто.

О клиенте

открытых магазинов

5756

16 лет

на рынке

Fix Price — международная сеть магазинов для всей семьи c фиксированными ценами.
Работает с 2007 года.
5756 открытых магазинов

Как выбирали подрядчика

Компания Fix Price приняла участие в эксперименте Минтруда по переходу на КЭДО. Тогда в компании еще не пользовались КЭДО-платформами, представленными на рынке, а реализовали собственное решение на базе УКЭП. Им пользовались сотрудники, находящиеся на удаленных рабочих местах, и те, у кого работа имела разъездной характер.

В компании начали присматриваться к КЭДО-платформам, изучать рынок и после анализа ряда предложений выбор был сделан в пользу HRlink, который выделялся наличием более широкого открытого API.

«Для нас это стало основным критерием выбора, поскольку важно было реализовать интеграцию с системой «БОСС-Кадровик». В HRlink такая возможность была, к тому же HRLink имел опыт успешного внедрения своего сервиса с системой «БОСС-Кадровик», — прокомментировал руководитель проекта в Fix Price Алексей Черепецкой.

Дополнительными критериями были:

Степень готовности продукта.
Возможность внедрения существующих в компании бизнес-процессов без дополнительных разработок.
Опыт внедрения.
Гибкость и готовность подстроить решение под клиента.

Команда HRlink провела для Fix Price встречи с демонстрацией продукта, рассказала о функциях, возможностях, опыте внедрения.

Процесс перехода на КЭДО

Техническая настройка заняла около полугода:

Три месяца на то, чтобы настроить интеграции с нужными сервисами.
Еще три месяца на остальные опции.

Сначала к сервису HRlink подключили пилотную группу из 300 человек. Эти сотрудники уже ранее работали с электронными подписями, поэтому процесс прошел гладко. В Fix Price анонсировали переход на КЭДО во внутренних каналах коммуникации, подготовили нормативные акты, сотрудники оперативно подписали согласие на переход и начали пользоваться HRlink. В первую очередь в КЭДО перевели наиболее часто встречающиеся документы, затем — оформление сотрудников на работу, а далее остальные документы.

После того, как процессы протестировали на пилотной группе, начали подключать остальных сотрудников. Сейчас около 80% работников Fix Price пользуются HRlink — это более 20 тыс. человек.

Полезные материалы про HR и КЭДО

Рассылка

Реакция сотрудников

Чтобы переход на КЭДО был максимально удобным, в Fix Price проводили обучение для сотрудников, работали с возражениями, выпустили видеоинструкцию. Основные опасения сотрудников были связаны с безопасностью.

«Небольшой процент сотрудников испытывает страх, что кто-то другой может воспользоваться электронной подписью в мошеннических целях, они не уверены, , что персональные данные не попадут к злоумышленникам, есть непонимание того, как будут храниться документы и как получить к ним доступ и т. д. Были и те, кто просто избегает цифровое пространство, не знает, как использовать телефон или ноутбук для подписи документов. Также многие связывают переход на КЭДО с электронной трудовой книжкой. Однако для КЭДО можно продолжить вести трудовую книжку и на бумаге, переводить ее в цифру необязательно», — рассказал Алексей.

Сложности при переходе на КЭДО

В процессе работы с HRlink у Fix Price возникли сложности с сервером: из-за большой нагрузки он иногда переставал функционировать, однако проблему удалось решить

Также в Fix Price ждут реализации новых инструментов:

Гибкие маршруты.
Модуль для работы с ЛНА.

Каких результатов удалось добиться благодаря HRlink

К результатам перехода на КЭДО можно отнести следующее:

На 50% уменьшилось количество бумаги.
Снизились расходы: стали меньше тратить на бумагу, расходники и отправку почты.
Повысилось качество работы благодаря тому, что рутина теперь автоматизирована и можно направить ресурсы сотрудников на более важные задачи.
Упростились процессы КДП: не нужно ходить в офис, искать конкретных сотрудников, передавать им документы.

Мы бы рекомендовали переходить на КЭДО средним и крупным компаниям с большим количеством сотрудников, особенно если есть офисы в разных регионах. Это позволит централизовать кадровый документооборот, упростить и ускорить кадровые процессы.

Запись на бесплатную консультацию

Мы свяжемся с вами в рабочее время, чтобы назначить встречу

Ещё в нашем блоге