По оценкам экспертов, в 2025 году российский рынок КЭДО вырастет в два раза. Компании переводят документооборот в электронный формат, чтобы снизить расходы на операционную деятельность и создать комфортные условия для сотрудников. Разберем, с какими документами можно работать в КЭДО без дублирования на бумаге.

Что такое КЭДО

КЭДО — это способ работы с документами, при котором их создание, обмен, подписание и хранение происходят в электронном виде.

Сотрудники устраиваются на работу, ходят в отпуска, переводятся в другие отделы или увольняются. Каждое действие имеет регламент и сопровождается подготовкой документов. КЭДО делает этот процесс простым и прозрачным.

Для ведения электронного документооборота работодателю нужна информационная система. Он может использовать единую цифровую платформу «Работа России» или собственную систему, например, HRlink. Также допускается параллельная работа в двух системах одновременно.

Какие проблемы решает КЭДО:
Ошибки при составлении и подписании документов. При бумажном документообороте в заявлениях могут встречаться опечатки и другие неточности. Иногда сотрудники ошибаются в процессе подписания. Приходится повторно распечатывать документы и многократно все перепроверять.

В КЭДО есть готовые шаблоны — данные работников подставляются автоматически, поэтому ошибиться невозможно. Сотрудники не могут поставить подпись не там или пропустить ее.

Штрафы из-за несвоевременного подписания. У каждого документа есть правила по порядку и времени ознакомления. В компаниях с территориально-распределенной структурой или удаленными сотрудниками сроки подписания часто растягиваются, а какие-то документы и вовсе теряются в процессе.

В КЭДО подписание документа занимает не более 2 минут. Сотруднику не нужно ехать в офис или отправлять бумажные оригиналы почтой. Время не выпадает из рабочего дня и не сказывается на продуктивности специалиста.

Сложности с хранением. Кадровую документацию необходимо хранить от года до 75 лет. За это время в бумажном архиве накапливаются сотни папок — найти что-то быстро не получится.

В КЭДО все документы хранятся в электронном архиве. Они всегда под рукой и кадровый специалист легко может найти нужный приказ благодаря поиску и фильтрам.

Как перевести документы в КЭДО

Чтобы переход на КЭДО принес пользу, важно провести подготовительную работу.

Шаг 1. Выберите бизнес-процессы, которые хотите автоматизировать. Вы можете перевести в электронный формат почти все кадровые процессы — от приема кандидатов до оформления командировок и отпусков. Для начала лучше выбрать 2-3 наиболее трудозатратных с потоком однотипных задач, а затем постепенно углублять цифровизацию.

В компании работает 1000 человек. Согласование приказов об отпуске отнимает много времени и ресурсов. Кадровый специалист автоматизирует оформление отпусков.

Шаг 2. Рассчитайте, сколько времени тратите на выбранные процессы при бумажном документообороте. По подсчетам Минэкономразвития, обработка одного цифрового документа отнимает в 4,8 раза меньше времени, чем бумажного. А переход на «цифру» ускоряет бизнес-процессы в среднем в 5 раз.

Оформление отпуска при бумажном документообороте занимает от 1 до 10 дней. В КЭДО — от 2 минут.

Шаг 3. Проведите аудит процессов. Составьте список всех кадровых документов по каждому бизнес-процессу. Определите обязательные и необязательные документы.

Проанализируйте все кадровые документы в компании и выберите, какие перенести в КЭДО, а от каких отказаться

Определите, по каким маршрутам перемещаются документы для согласования и подписания. В дальнейшем это поможет настроить автоматизированные маршруты в КЭДО.

В HRlink вы можете самостоятельно создавать и редактировать маршруты для многоэтапного подписания документов с несколькими согласующими

Узнать подробнее

Какие документы можно подписывать в КЭДО

Вы можете перевести в цифровой вид почти все кадровые документы, например:

трудовые договоры;
допсоглашения к договорам;
приказы или распоряжения руководителя;
ЛНА;
заявления на любой вид отпуска;
заявления на увольнение по собственному желанию.

Какие документы нельзя подписывать в КЭДО и почему

Согласно трудовому законодательству есть три документа, которые нельзя перевести в цифровой формат:

акт о несчастном случае на производстве;
приказ об увольнении;
инструктаж по охране труда.

Вы можете вести их электронно, но придется дублировать на бумаге.

Коротко о главном

КЭДО — это создание, согласование и хранение кадровых документов в электронном виде. Электронные документы обладают той же юридической силой, что и бумажные.
Чтобы переход на КЭДО прошел гладко, нужно провести аудит текущих кадровых процессов в компании.
На платформе КЭДО можно работать с любыми заявлениями, уведомлениями, графиками и приказами, кроме приказов об увольнении, актов о НС и журналов инструктажей по охране труда.

Разбираем, что переводить в электронный формат

Какие документы можно, а какие нельзя подписывать в КЭДО

Как перевести документы в КЭДО

Какие документы можно подписывать в КЭДО

Какие документы нельзя подписывать в КЭДО и почему

Коротко о главном

Рекомендуем по теме: