Какие документы можно, а какие нельзя подписывать в КЭДО

КЭДО — эффективный инструмент оптимизации внутренних процессов, он помогает разгрузить КДП и сэкономить бюджет. Многие компании уже оценили преимущества автоматизированного документооборота.
Мы в HRlink уверены, что тенденция будет только набирать обороты и достигнет пика в 2025 году. Сформулируем конкретные преимущества КЭДО и определим, какие документы сегодня можно подписывать в электронном виде, а какие еще требуют бумажного оригинала.

КЭДО — удобное решение для бизнеса, которое помогает оптимизировать сразу несколько процессов и существенно ускоряет работу с сотрудниками.

• снижаются курьерские затраты;
  
• экономия средств на КДП;
  
• возможность за один день оформить любого, даже удаленного сотрудника;
  
• ошибки при оформлении не влияют на затраты компании (не нужно снова распечатывать исправленную версию и пересылать сотруднику на подпись);
  
• сокращается время, потраченное на найм и оформление сотрудника;
  
• высокий уровень безопасности персональных данных — нет риска, что бумажный носитель попадет не в те руки.
  

Каждая компания, в которой есть наемные работники, должна вести кадровые документы. Единого регламента по тому, какие именно — нет. Но есть обязательный список документов, вести который обязан каждый работодатель. Их могут проверить, при необходимости, контролирующие органы: ФНС, Социальный фонд России, Роскомнадзор, трудовая инспекция.

В него входят:

• трудовые договоры;
  
• личные карточки сотрудников
  
• трудовые книжки работников;
  
• правила внутреннего трудового распорядка;
  
• положение об оплате труда;
  
• расчетный лист и документ, утверждающий его формы;
  
• штатное расписание;
  
• графики отпусков;
  
• положение о персональных данных;
  
• согласия сотрудников на обработку персональных данных;
  
• табель учета рабочего времени;
  
• различные приказы.
  

Большинство документов из списка выше можно подписывать при помощи электронной подписи в системе HRlink. Каждый из этих документов можно подписывать ЭП разного уровня, более того, работник и работодатель могут, каждый со своей стороны, использовать разные типы ЭП.

Разберем подробнее:

Перечень документов на сегодня, которые нельзя подписывать короткий:

• приказ об увольнении;
  
• журналы регистрации прохождения инструктажей по охране труда;
  
• акт о несчастном случае на производстве;
  

Список документов, которые нельзя подписывать в КЭДО ,в скором времени может сократиться. В декабре 2022 года в Госдуму был внесен законопроект, который предлагает разрешить заверять электронной подписью. журналы регистрации прохождения инструктажей по охране труда.

Из ч. 3 ст 22 ТК РФ планируется убрать ограничение на работу через КЭДО с документами, подтверждающими, что сотрудник прошел инструктаж, однако общий порядок оформления документов о проведении инструктажа по охране труда не изменится.

Нельзя с уверенностью сказать, что в скором времени абсолютно все документы можно будет вести в цифровом формате, полностью исключив бумажные оригиналы. Однако рынок уверенно движется в этом направлении.