Хранение данных в КЭДО: что такое электронный архив

Всё чаще компании и организации переходят на электронный документооборот. Это позволяет быстро и удобно работать с документами, оптимизировать бюджеты и работу КДП. Важная часть работы с документацией онлайн — ее хранение. Для этого используют электронные архивы. Что это, какие есть правила хранения документов в цифровых хранилищах и в чем их преимущества перед бумажными архивами — рассмотрим в статье.

Электронный архив — это система хранения документов в цифровом формате. Они появились одновременно с набирающими популярность ЭДО и КЭДО. Системы электронного документооборота позволяют организовывать хранение больших объемов данных в онлайн-архивах. Это удобный формат, который экономит для бизнеса затраты на бумагу, оборудование и место хранения документов.

Нет одного официально утвержденного вида электронного архива, потому компании используют варианты, удобные для себя. Технически их можно разделить на три типа:

• локальные архивы — для хранения данных используются материальные носители, например, флешки, жесткие диски и пр. Работать с информацией на таких носителях можно также используя технические средства: компьютеры, ноутбуки, мобильные устройства;
  
• облачные архивы — база данных, которая располагается на удаленном сервере, в виртуальном облачном хранилище. Просмотр этих документов также невозможен без ПК, ноутбука, мобильного устройства и — главное — необходим доступ в интернет;
  
• электронный архив ЭДО или КЭДО. В этом случае всю работу и ответственность по хранению документов берет на себя оператор платформы электронного документооборота. Это удобное и безопасное решение, оно позволяет быстро находить нужные данные, автоматизировать процессы КДП, а также интегрируется с другими сервисами при необходимости.
  

Также нет единых регламентированных требований к формату файлов, хранящихся в архиве, за исключением ГОСТа Р 54989-2012.

Главное правило — документ должен быть хорошо читаемым. Потому компании и организации разрабатывают собственные внутренние регламенты по типам файлов и архивов.

Например, Банк России указанием от 25.11.2009 № 2346-У, постановил, что кредитные организации имеют право хранить часть документов в электронном виде «на съемных носителях однократной записи».
ФНС, ПФР, Минздрав и ещё ряд государственных ведомств также выпустили свои регламенты по работе с электронными архивами.

По сравнению с бумажным архивом, где есть риск потери документа или проблема с единовременным доступом к нему нескольких человек, у электронного архива есть ряд очевидных преимуществ:

• высокий уровень безопасности данных — надежная защита документов системой КЭДО, а также автоматическое резервное копирование в «облако»;
  
• простота и удобство в работе с документами, можно быстро найти нужный, настроить фильтры для сортировки;
  
• доступ к документам есть только у автоматизированных систем, пользователи работают в режиме «чтение», риск несанкционированного доступа и уничтожения важных документов сведен к минимуму;
  
• возможность масштабирования архива в зависимости от потребностей бизнеса;
  
• возможность задать документу срок хранения, по истечению которого он будет автоматически удален;
  
• организация электронного архива упрощает получение права на льготное налогообложение, в том числе на НДС 0%.
  

Работа с электронными архивами повышает эффективность бизнеса, позволяет экономить и перераспределять бюджет для решения более актуальных задач. Главное при работе с цифровым хранилищем — разработать внутренние правила, которые будут едины для всех типов документов.