Что такое электронная подпись и как ее получить

Электронная подпись — это аналог собственноручной подписи в цифровом виде. Она подтверждает, что документ действительно подписал тот, кто указан в нем, и что после подписания документ не изменялся.

Какие функции выполняет электронная подпись:

• определяет, кто подписал документ;
• гарантирует его подлинность;
• наделяет юридической силой.

Для кадровых специалистов это значит, что можно подписывать документы дистанционно и хранить их в электронном виде. Например, сотрудник может подписать заявление о приеме на работу или отпуск через личный кабинет, а компания — заверить приказ электронной подписью ответственного лица.

Электронная подпись регулируется Федеральным законом 63-ФЗ «Об электронной подписи». Этот закон определяет, какие бывают виды подписей и какие юридические последствия имеет использование каждой из них.

63-ФЗ выделяет три вида электронных подписей: простую, усиленную неквалифицированная и усиленную квалифицированную. Они различаются по уровню защиты и способу подтверждения личности.

Простая электронная подпись (ПЭП) — базовый вид. Она подтверждает, что документ подписал конкретный человек, но не защищает от изменения данных после подписания.
Пример — вход в личный кабинет через СМС-код или подтверждение действия по e-mail.

Когда подходит:

• ознакомление с внутренними локальными актами и регламентами;
• подтверждение прочтения уведомлений или служебных писем;
• внутренние согласования.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) — более защищенный тип подписи. Она создается с помощью криптографических средств и специального сертификата, который подтверждает принадлежность ключа конкретному пользователю. УНЭП позволяет проверить, что документ не изменялся после подписания.

Письменное соглашение между сторонами. Участники КЭДО должны закрепить в договоре или отдельном положении, что они признают УНЭП аналогом собственноручной подписи. Это можно сделать:

• в трудовом договоре или дополнительном соглашении;
• в положении об электронном документообороте внутри компании;
• в отдельном соглашении об использовании электронной подписи между работником и работодателем.

Возможность проверить подлинность подписи. Система, в которой выпускается УНЭП, должна обеспечивать идентификацию пользователя, защиту от подделки и контроль целостности документа, а также фиксацию даты и времени подписания.

Правила хранения и доступа. Компания должна закрепить, кто имеет право использовать УНЭП, где хранятся ключи подписи и как обеспечивается безопасность данных. Это важно при проверке трудовой инспекции или суде — нужно показать, что доступ к подписи не мог получить посторонний человек.

Когда подходит:

• подписание локальных нормативных актов, должностных инструкций, актов о приеме-передаче документов;
• оформление дополнительных соглашений и приказов внутри компании;
• электронное согласование документов с сотрудниками.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — самый надежный вид подписи. Создается с использованием сертифицированных средств криптографической защиты, а ее сертификат выдается аккредитованным удостоверяющим центром.

Когда подходит:

• Подписание трудовых договоров и дополнительных соглашений — руководители и кадровые специалисты подписывают документы УКЭП.
• Оформление кадровых приказов — о приеме, переводе, увольнении, на отпуск и другие.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) — удобный инструмент для сотрудников, который позволяет подписывать внутренние заявления, акты и другие кадровые документы в электронном виде. Кадровый специалист может легко выпустить ее, а сотрудник сразу начать использовать. Подтверждение аккредитованного удостоверяющего центра не требуется.

Выберите инструмент для создания подписи. Можно использовать корпоративную систему КЭДО, например, HRlink. Или внутреннее IT-решение.

Направьте сотруднику заявление на выпуск УНЭП. Для создания УНЭП работник регистрируется в системе или сервисе, где будет использовать подпись. Подтверждает ее выпуск — через код, отправленный через СМС или e-mail. И получает возможность подписывать документы онлайн.

В HRlink можно выпустить УНЭП с очной и удаленной идентификацией. Очная применяется,  если идентификация проводится при личном присутствии сотрудника. Удаленная — если идентификация проводится дистанционно с помощью ЕСИА (Госуслуг) сотрудника.

Войдите в карточку сотрудника, которому выпускаете УНЭП.

В разделе «Сертификаты» выберите очную или удаленную идентификацию — и нажмите «Выпустить подпись».

Проверьте информацию о сотруднике, если необходимо, дополните ее.
Нажмите «Выпустить» — система сгенерирует ключ и сертификат и интегрирует их в HRlink.

Сотрудник может сразу подписывать кадровые документы и заявления через интерфейс системы, используя кнопку «Подписать».

Удостоверяющий центры обычно выдают сертификат ЭП сроком на 12 месяцев.
Если сотрудник оформил УНЭП в «Госключе», ему придет напоминание об окончании срока действия: 

• за месяц — в виде пуш-уведомления, если они включены;
• за 14 календарных дней — на Госуслуги;
• за 7 дней — в «Госключ».

Вопрос безопасности — главный из всех, что волнуют работодателей, когда они выбирают, использовать электронную подпись или нет. Важно знать, что удостоверяющий центр выдает сертификаты проверки владельцу ЭП и подменить их невозможно. Это делает электронную подпись не менее (и даже более) надежной, чем обычная, «от руки».