Как сделать электронную подпись. Все виды электронных подписей в 2023 году и как их получить

Электронная подпись позволяет подписывать все документы онлайн без бумаги и личных встреч. Как сделать электронную подпись и какие ее разновидности существуют?

Для начала давайте поймем, что такое ЭП и как она работает. Это аналог обычной подписи, который запечатлен в электронном виде с помощью технологии криптографического преобразования информации. ЭП имеет ту же юридическую силу, что и обычная подпись.

Для ЭП действует асимметричный принцип шифрования. Это значит, что зашифровывает документ закрытый ключ, а расшифровывает — открытый. К закрытому ключу доступ есть только у владельца подписи. Открытый ключ включает в себя полную информацию и о владельце, и об ЭП. Так можно точно определить, кто заверил документ.

Подписание с помощью ЭП включает в себя три этапа:

• данные шифруются при помощи закрытого ключа;
  
  
• подпись добавляется к документу;
  
  
• к документу прикрепляется сертификат проверки.

Так как сделать электронную подпись требуется, чтобы заверять документы, разберемся, для чего подходит ЭП а что пока остается на бумаге.

Почти все электронные кадровые документы — полная замена бумажным, их не нужно дублировать на реальных носителях. Исключения:

• Для удаленных сотрудников — приказ об увольнении.
  
  
• Для остальных сотрудников — приказ об увольнении, акт о несчастном случае и инструктаж по охране труда.
  
  

Их по законодательству все еще нужно оформлять на бумаге, но в ближайшее время ограничение могут снять. Так, уже сейчас в Госдуме рассматривается законопроект, который предлагает разрешить сотрудникам подписывать электронно документы о прохождении инструктажа по охране труда.

Перед тем, как перейти к вопросу, как сделать электронную подпись, выясним, какими они бывают. Для этого рассмотрим подробнее первый из перечисленных законов — 63-ФЗ «Об электронной подписи». Согласно нему можно использовать следующие виды ЭП.

Способ получения ЭП зависит от ее типа.

Как сделать электронную подпись УКЭП

УКЭП можно получить только через очную идентификацию в удостоверяющем центре (УЦ). Необходимо явиться в УЦ лично и подтвердить свои данные.

Как сделать электронную подпись УНЭП

Для получения УНЭП тоже понадобится идентификация. Но ее не обязательно проходить очно. Это можно сделать удаленно через подтвержденную учетную запись на Госуслугах.

Как сделать электронную подпись ПЭП

Для ПЭП проходить идентификацию не нужно, она сразу доступна для использования.

Выбирать ЭП нужно, опираясь на роль человека в компании, для работодателя одну, для линейных сотрудников — другую. А именно:

• Для гендиректора нужно оформить УКЭП. Именно эта подпись позволяет заверять без ограничений даже те документы, с которыми нельзя работать УКЭПом или ПЭПом из-за недостаточной защищенности.
  
• УКЭП также потребуется руководителю отдела кадров.
  
• Остальные работники могут пользоваться любыми типами ЭП. Чаще всего это УНЭП, так как сделать электронную подпись УКЭП для всей компании очень дорого и сложно.
  
  

Когда работодатель решает, как сделать электронную подпись, один из важнейших вопросов, которые его волнуют — безопасность.

Чтобы максимально защитить данные, необходимо правильно выбрать УЦ и получать ЭП только в аккредитованном учреждении. Аккредитованный удостоверяющий центр выдает сертификаты проверки владельцу электронной и подменить их невозможно. Это делает электронную подпись не менее и даже более надежной, чем обычная.

ЭП исключает вероятность случайного подписания. Чтобы заверить документы, необходимо совершить несколько особенных действий, поэтому поставить подпись, просто случайно кликнув не в том месте, не получится.

Кроме того, электронную подпись нельзя отменить, если она уже поставлена. Подписанный ЭП документ является аналогом бумажного, убрать подпись в пару кликов нельзя. Это исключает вероятность судебных разбирательств на случай, если сотрудник или работодатель будут отрицать, что подписывали те или иные документы.

Мы разобрались, как сделать электронную подпись, какими они бывают и что можно ими подписывать. Пройдемся еще раз по основным пунктам.

• Электронная подпись — это аналог обычной подписи, который запечатлен в электронном виде с помощью технологии криптографического преобразования информации.
• С помощью ЭП можно заверять почти все кадровые документы, исключения — приказ об увольнении, акт о несчастном случае и инструктаж по охране труда.
• Выделяют три основных типа подписи: УКЭП, УНЭП, ПЭП.
• Для получения УКЭП нужно прийти в удостоверяющий центр, так как получить электронную подпись этого типа можно только через очную идентификацию. Для УНЭП тоже нужна идентификация, но ее можно пройти удаленно, а для ПЭП подтверждать личность не требуется.
• Гендиректору и руководителю нужно оформлять УКЭП, остальные сотрудники могут пользоваться любой подписью, чаще всего — УНЭП. Остальные работники могут пользоваться любыми типами ЭП. Чаще всего это УНЭП, так как сделать электронную подпись УКЭП для всей компании очень дорого и сложно.
• Электронная подпись является полным аналогом реальной. Ее нельзя отменить или поставить случайно, кликнув не туда. А учитывая степень защиты, которую обеспечивает аккредитованный УЦ, электронная подпись может быть еще более безопасной, чем обычная.