Как сделать электронную подпись. Все виды электронных подписей в 2023 году и как их получить
Опубликован: 15 апреля 2023
Чтение: 8 минут
Подписаться на рассылку
Полезные материалы про цифровую HR-трансформацию и КЭДО
1 письмо в 2 недели
Полезный дайджест про кадровый ЭДО, законы, HR-цифровизацию и многое другое
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c Политикой конфиденциальности
Автор статьи
София Гаитбаева
Редактор в HRlink
Электронная подпись позволяет подписывать все документы онлайн без бумаги и личных встреч. Как сделать электронную подпись и какие ее разновидности существуют?
Что такое электронная подпись
Для начала давайте поймем, что такое ЭП и как она работает. Это аналог обычной подписи, который запечатлен в электронном виде с помощью технологии криптографического преобразования информации. ЭП имеет ту же юридическую силу, что и обычная подпись.
Для ЭП действует асимметричный принцип шифрования. Это значит, что зашифровывает документ закрытый ключ, а расшифровывает — открытый. К закрытому ключу доступ есть только у владельца подписи. Открытый ключ включает в себя полную информацию и о владельце, и об ЭП. Так можно точно определить, кто заверил документ.
Подписание с помощью ЭП включает в себя три этапа:
Для ЭП действует асимметричный принцип шифрования. Это значит, что зашифровывает документ закрытый ключ, а расшифровывает — открытый. К закрытому ключу доступ есть только у владельца подписи. Открытый ключ включает в себя полную информацию и о владельце, и об ЭП. Так можно точно определить, кто заверил документ.
Подписание с помощью ЭП включает в себя три этапа:
- данные шифруются при помощи закрытого ключа;
- подпись добавляется к документу;
- к документу прикрепляется сертификат проверки.
Какие документы можно подписывать ЭП
Так как сделать электронную подпись требуется, чтобы заверять документы, разберемся, для чего подходит ЭП а что пока остается на бумаге.
Почти все электронные кадровые документы — полная замена бумажным, их не нужно дублировать на реальных носителях. Исключения:
Почти все электронные кадровые документы — полная замена бумажным, их не нужно дублировать на реальных носителях. Исключения:
- Для удаленных сотрудников — приказ об увольнении.
- Для остальных сотрудников — приказ об увольнении, акт о несчастном случае и инструктаж по охране труда.
Запись на онлайн-демо
Мы свяжемся с вами в течение 2х часов, чтобы назначить встречу
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c Политикой конфиденциальности
Какими бывают электронные подписи
Перед тем, как перейти к вопросу, как сделать электронную подпись, выясним, какими они бывают. Для этого рассмотрим подробнее первый из перечисленных законов — 63-ФЗ «Об электронной подписи». Согласно нему можно использовать следующие виды ЭП.
УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись)
Самая надежная, но дорогая. Чтобы ее получить, нужно обращаться в удостоверяющий центр и проходить идентификацию. Удаленная идентификация невозможна. Сложнее в использовании, чем остальные типы подписей. Позволяет проводить все операции с документами без ограничений.
Самая надежная, но дорогая. Чтобы ее получить, нужно обращаться в удостоверяющий центр и проходить идентификацию. Удаленная идентификация невозможна. Сложнее в использовании, чем остальные типы подписей. Позволяет проводить все операции с документами без ограничений.
УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись)
Она действует в рамках той системы, в которой она была выпущена. Оставляет цифровой след, который затем можно распознать с помощью техник шифрования. То есть, можно отследить все изменения, внесенные в документ с помощью подписи. Подобрать ключ к такой подписи не получится, так как это не просто логин и пароль из СМС, а сложный код. Это позволяет в случае судебных споров доказать, что документ действительно был подписан конкретным человеком, и это действие было осознанным, а не случайным.
УНЭП можно использовать для внутреннего электронного документооборота и работы с партнерами и клиентами. Однако она имеет ограничения, и сложные действия вроде покупки квартиры выполнить с ее помощью нельзя.
Она действует в рамках той системы, в которой она была выпущена. Оставляет цифровой след, который затем можно распознать с помощью техник шифрования. То есть, можно отследить все изменения, внесенные в документ с помощью подписи. Подобрать ключ к такой подписи не получится, так как это не просто логин и пароль из СМС, а сложный код. Это позволяет в случае судебных споров доказать, что документ действительно был подписан конкретным человеком, и это действие было осознанным, а не случайным.
УНЭП можно использовать для внутреннего электронного документооборота и работы с партнерами и клиентами. Однако она имеет ограничения, и сложные действия вроде покупки квартиры выполнить с ее помощью нельзя.
УНЭП Госключ
Эта подпись аналогична предыдущей, но выдается через одноименное приложение.
Эта подпись аналогична предыдущей, но выдается через одноименное приложение.
ПЭП (простая электронная подпись)
Бесплатная, легко получить и использовать, но она менее надежна, чем две предыдущие. Она не оставляет после себя цифровой след, поэтому в случае судебного спора есть вероятность, что факт подписания признают, но не смогут установить, какой именно документ был подписан.
Бесплатная, легко получить и использовать, но она менее надежна, чем две предыдущие. Она не оставляет после себя цифровой след, поэтому в случае судебного спора есть вероятность, что факт подписания признают, но не смогут установить, какой именно документ был подписан.
ПЭП ЕСИА
Отличается от предыдущей тем, что выдается при личной явке, когда вы обращаетесь за государственными или муниципальными услугами.
Отличается от предыдущей тем, что выдается при личной явке, когда вы обращаетесь за государственными или муниципальными услугами.
Как сделать электронную подпись
Способ получения ЭП зависит от ее типа.
Как сделать электронную подпись УКЭП
УКЭП можно получить только через очную идентификацию в удостоверяющем центре (УЦ). Необходимо явиться в УЦ лично и подтвердить свои данные.
Как сделать электронную подпись УНЭП
Для получения УНЭП тоже понадобится идентификация. Но ее не обязательно проходить очно. Это можно сделать удаленно через подтвержденную учетную запись на Госуслугах.
Как сделать электронную подпись ПЭП
Для ПЭП проходить идентификацию не нужно, она сразу доступна для использования.
Как сделать электронную подпись УКЭП
УКЭП можно получить только через очную идентификацию в удостоверяющем центре (УЦ). Необходимо явиться в УЦ лично и подтвердить свои данные.
Как сделать электронную подпись УНЭП
Для получения УНЭП тоже понадобится идентификация. Но ее не обязательно проходить очно. Это можно сделать удаленно через подтвержденную учетную запись на Госуслугах.
Как сделать электронную подпись ПЭП
Для ПЭП проходить идентификацию не нужно, она сразу доступна для использования.
Как сделать электронную подпись в зависимости от роли в компании
Выбирать ЭП нужно, опираясь на роль человека в компании, для работодателя одну, для линейных сотрудников — другую. А именно:
- Для гендиректора нужно оформить УКЭП. Именно эта подпись позволяет заверять без ограничений даже те документы, с которыми нельзя работать УКЭПом или ПЭПом из-за недостаточной защищенности.
- УКЭП также потребуется руководителю отдела кадров.
- Остальные работники могут пользоваться любыми типами ЭП. Чаще всего это УНЭП, так как сделать электронную подпись УКЭП для всей компании очень дорого и сложно.
Безопасно ли использовать ЭП
Когда работодатель решает, как сделать электронную подпись, один из важнейших вопросов, которые его волнуют — безопасность.
Чтобы максимально защитить данные, необходимо правильно выбрать УЦ и получать ЭП только в аккредитованном учреждении. Аккредитованный удостоверяющий центр выдает сертификаты проверки владельцу электронной и подменить их невозможно. Это делает электронную подпись не менее и даже более надежной, чем обычная.
ЭП исключает вероятность случайного подписания. Чтобы заверить документы, необходимо совершить несколько особенных действий, поэтому поставить подпись, просто случайно кликнув не в том месте, не получится.
Кроме того, электронную подпись нельзя отменить, если она уже поставлена. Подписанный ЭП документ является аналогом бумажного, убрать подпись в пару кликов нельзя. Это исключает вероятность судебных разбирательств на случай, если сотрудник или работодатель будут отрицать, что подписывали те или иные документы.
Чтобы максимально защитить данные, необходимо правильно выбрать УЦ и получать ЭП только в аккредитованном учреждении. Аккредитованный удостоверяющий центр выдает сертификаты проверки владельцу электронной и подменить их невозможно. Это делает электронную подпись не менее и даже более надежной, чем обычная.
ЭП исключает вероятность случайного подписания. Чтобы заверить документы, необходимо совершить несколько особенных действий, поэтому поставить подпись, просто случайно кликнув не в том месте, не получится.
Кроме того, электронную подпись нельзя отменить, если она уже поставлена. Подписанный ЭП документ является аналогом бумажного, убрать подпись в пару кликов нельзя. Это исключает вероятность судебных разбирательств на случай, если сотрудник или работодатель будут отрицать, что подписывали те или иные документы.
Резюме
Мы разобрались, как сделать электронную подпись, какими они бывают и что можно ими подписывать. Пройдемся еще раз по основным пунктам.
- Электронная подпись — это аналог обычной подписи, который запечатлен в электронном виде с помощью технологии криптографического преобразования информации.
- С помощью ЭП можно заверять почти все кадровые документы, исключения — приказ об увольнении, акт о несчастном случае и инструктаж по охране труда.
- Выделяют три основных типа подписи: УКЭП, УНЭП, ПЭП.
- Для получения УКЭП нужно прийти в удостоверяющий центр, так как получить электронную подпись этого типа можно только через очную идентификацию. Для УНЭП тоже нужна идентификация, но ее можно пройти удаленно, а для ПЭП подтверждать личность не требуется.
- Гендиректору и руководителю нужно оформлять УКЭП, остальные сотрудники могут пользоваться любой подписью, чаще всего — УНЭП. Остальные работники могут пользоваться любыми типами ЭП. Чаще всего это УНЭП, так как сделать электронную подпись УКЭП для всей компании очень дорого и сложно.
- Электронная подпись является полным аналогом реальной. Ее нельзя отменить или поставить случайно, кликнув не туда. А учитывая степень защиты, которую обеспечивает аккредитованный УЦ, электронная подпись может быть еще более безопасной, чем обычная.
Запись на бесплатную консультацию
Мы свяжемся с вами в рабочее время, чтобы назначить встречу
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c Политикой конфиденциальности
Ещё в нашем блоге
Читайте также: