Как выпустить электронную подпись
для сотрудника
за границей

В 2024 году одной из главных тенденций на рынке труда будет оставаться дефицит кадров. К такой ситуации привели как демографические причины, так и продолжающийся отток квалифицированных специалистов за границу. Сегодня бизнесу стало сложнее нанимать новых сотрудников. Поэтому компании всё чаще расширяют круг поиска и размещают вакансии для несовершеннолетних или для тех, кто живёт за рубежом.

Сотрудничать с исполнителями из других стран удобнее всего через систему кадрового ЭДО. В ней можно обмениваться документами без личного присутствия. Чтобы такие бумаги были юридически значимыми, работодателю и сотруднику понадобятся электронные подписи (ЭП).

В материале остановимся подробнее на видах ЭП. А также объясним, как сделать электронную подпись для сотрудника, который живёт за границей.

Электронная подпись — аналог рукописной подписи, который позволяет подтвердить авторство документа в цифровом виде. Она имеет ту же юридическую силу, что и реальный «автограф» человека.

№ 63-ФЗ «Об электронной подписи» содержит информацию о трёх видах электронной подписи, каждым из которых можно заверить документы. Основное отличие между ними — в уровне безопасности данных.

Простая электронная подпись (ПЭП). Для неё не нужна идентификация. Документ подписывается при помощи простого кода, который приходит на смартфон. ПЭП легко получить и применять, но она менее надёжна, чем остальные типы, так как не оставляет цифрового следа. То есть по ней невозможно определить, кто и когда подписал документ.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП). Она действительна в рамках той системы, в которой была выпущена. Ключом к такой подписи служит не просто логин и пароль из СМС, а уникальный код. УНЭП оставляет цифровой след, поэтому возможно отследить все изменения, внесённые в документ с помощью конкретной подписи. Для её получения нужно пройти идентификацию, но № 63-ФЗ допускает возможность удалённой процедуры. Это можно сделать онлайн через активный аккаунт на Госуслугах.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Даёт возможность работать со всеми типами документов. Самый надежный тип ЭП, но при этом и самый дорогой. Получить её тоже непросто. Для этого необходимо лично обратиться в удостоверяющий центр и пройти идентификацию. Квалифицированная подпись необходима для деятельности ИП и юридических лиц, например, для обмена электронными документами с работниками и партнёрами.

Подробнее обо всём, что связано с электронным подписями, читайте здесь.

№ 63-ФЗ разрешает использовать любой вид ЭП для обмена электронными кадровыми документами. И даже с теми сотрудниками, которые живут за рубежом.

УНЭП

Рядовому сотруднику для безопасной работы в системе кадрового ЭДО достаточно получить УНЭП, которую используют для документооборота внутри организации. Да, чтобы получить такую ЭП, необходимо пройти идентификацию. Но это можно сделать и удалённо, через подтвержденный аккаунт на Госуслугах.

При дистанционной работе в HRlink ответственность за идентификацию для получения УНЭП может взять сам сотрудник. Для этого ему необходимо авторизоваться через Госуслуги и подтвердить данные через учётную запись ЕСИА.

Важно! Чтобы документы, подписанные УНЭП сотрудника имела юридическую значимость, важно заключить специальное соглашение. Оно должно содержать случаи признания электронных документов и предусматривать порядок проверки ЭП.

Подробнее о том, как идентифицировать сотрудника удалённо в HRlink, мы рассказывали здесь.

УКЭП

Получение УКЭП сотрудником за границей тоже возможно. УКЭП можно получить на Госуслугах или в удостоверяющем центре, у которого есть соответствующая аккредитация. В том и другом случае для этого нужно выполнить несколько условий.

• УКЭП могут получать только физлица с российским паспортом.
  
• Обязательно наличие действующего загранпаспорта на 10 лет с биометрией.
  
• Понадобится компьютер с ОС от Windows 7 и выше, macOS или Linux, а также смартфон с технологией NFC от iOS 11 и выше или от Android 7 и выше.
  
• Обязательно наличие подтверждённой учётной записи на Госуслугах.

Руководителям организаций для получения ЭП пока что необходимо лично посещать УЦ ФНС.